慶應義塾:Boxのすゝめ〜オンプレからクラウドへセキュリティの明治維新

江戸末期から明治維新にかけ、福澤諭吉は海外に出向き、積極的に文化を取り入れた。国内の国際語の主流が蘭語であった当時に、英語の可能性をいち早く予測し、自らが創始してわずか5年の蘭学塾を思い切って英学塾に転向するなど、際立った先見性と行動力を持っていた。その福澤諭吉が立ち上げた慶應義塾には、いまでもその精神を継承し、新しいことを積極的に取り入れる文化が根付いている。その動きの1つがクラウドベースのコンテンツ・マネジメント・プラットフォーム、Boxの導入である。

セキュアな共有設定と優れたプレビューが採用の決め手

2016年の春、慶應義塾は、全教員約3000人、全職員約3000人、そして大学、大学院の学生約33,500名を対象にBoxを全塾導入した。「Boxのような新しいサービスは、教職員よりもむしろ学生の方が早く使いこなしますよね」と語るのは、Box導入で音頭をとる慶應義塾インフォメーションテクノロジーセンター(ITC)本部で最年少の坂東佑一氏。福澤諭吉がそうであったように、慶應義塾の学生は新しいものに対して全く物怖じせず、むしろ積極的に取り入れるようだ。

「慶應義塾でBoxの検討を始めたのは2015年の冬でした。そのころ慶應義塾ではすでにGoogle Apps(現G Suite)の Googleドライブを導入しており、”どうしてさらにBox?”という声が塾内からあがりましたが、そこにはBoxでしか解決できない問題がありました」と、坂東氏は3つの理由を語る。

まず1つめに共有設定の柔軟さ。Boxではフォルダにコラボレーターとして人を招待するやり方と、ファイルやフォルダの共有リンクを送る、という2つの方法でファイルやフォルダを共有する。「これがとても使いやすい。UIが優れていることと、そしてアクセスが7段階で設定できるので、とても便利です」。

「そして2つめに動画の扱いがあります。ご想像できると思いますが、学校では様々な場面で動画を使うことが多いです。その動画をアップロードしてストリーミングのように再生できるBoxのプレビュー機能は極めて重宝しています。他の動画共有サイトだと登録が面倒だったり、広告が出てきたりと、教育機関としては好ましくないのです」。

そして3つ目にプレビュー機能。100を超えるファイルタイプをサポートするプレビュー機能により、ファイルをダウンロードする必要がないことは、特に学生にはウケが良い。「今の学生はパソコンはあまり使わず、スマホで全てを済ます傾向が強くなってきました。Boxのスマホ用アプリは抜群に使いやすく、学生も積極的に使用してくれると考えています。そこも選んだ理由の一つですね。Boxのプレビューがあれば、スマホで大体のことは事足ります」と坂東氏は語る。

オンプレサーバーからBoxへ、大学セキュリティの明治維新

一見順調に進んでいるBoxの導入であるが、また塾内ではクラウドそのものに対するある種アレルギー的な声もあがったという。坂東氏は語る。

「いわゆる塾内サーバーの安全神話ですね。クラウドよりオンプレの方が安全だと思い込んでいる人が多い。でも、塾内に勝手に建てられたサーバーの中には、管理者が誰かわからない、なんてものもあります。こうしたサーバーをクラウドに移行できれば、セキュリティを管理するコストや工数も削減できます。もちろん学生の個人情報など、どうしてもクラウドに移せないものもありますが、そうしたデータ以外はクラウドに移す方がむしろ安全です」。

特に大学といった高等研究機関は研究データがその資産になるので、流出事故などはあってはならない。「そういった意味では、ファイルやフォルダのアクセスに対するログが取れたり、トラッキッングができたりするのはBoxの利点の一つですね」。

「さらに、学外で共同研究を行う場合、未だにUSBメモリやフロッピーディスクでデータのやり取りをしているケースもありますが、これもセキュアとは言い難いです。しかし、Box導入後に各フォルダのコラボレーター数や共有リンクの発行数を調べてみると、非常に多くの利用があることがわかり、Boxの浸透度が高まってきたのかと思います。直近のチャレンジとしては、現在セキュリティガイドラインを策定していることですね」と語る。

そして、この動きは慶應義塾だけでなく、日本の大学全体に広がっている。「Boxユーザーの大学で構成されている『Box大学ユーザー会』というものがあり、そこから各大学がどのようにBoxを使っているのかノウハウを吸収できるのもいいですね。横のつながりは我々ユーザーにとって非常に貴重です。大学でのBox採用は広がっているので、他者から知識を共有できます」。

目標はファイル添付とオンプレサーバーの削減

「ITCの直近の目標としては、ファイルのメール添付文化があるのでそれを無くしたいですね。最近は標的型攻撃メールが多く、ウイルスか添付ファイルかの区別がつきにくくなっています。文部科学省のなりすましメールなど、本物と偽物の区別がほとんどつかないくらい精巧に作られていたケースもあります。メール添付文化が無くなれば、こうしたウイルスを開いてしまうという事故も削減できると思います」。

「Boxにお願いしたいことは、まずExcelのプレビューを改善してほしい。そしてChromeだけでなく、IEのサポートにももう少し力を入れて欲しいですね。また、速度面に関して、大きいサイズのファイルをアップロードする場合はもう少し速いと嬉しいです」。

そして最後に坂東氏が強調したのが、アフターサービスの素晴らしさだ。「Boxは導入後、カスタマーサクセスという部署の担当者をアサインしてくれます。カスタマーサクセスの方々は、文字通り我々がBoxを使用して成功することにフォーカスして、サポート含め様々なサービスを提供してくれます。これもBoxの魅力の一つですね」。

 

■ Profile


慶應義塾
 https://www.keio.ac.jp

1858年に開塾。世界の学界をリードし、「国内外から優秀な学生、研究者が集まる学塾へ」をビジョンに、創立者福澤諭吉の「実学」の精神に基づき、学際的・国際的な教育・研究を行い、広く世界に貢献することを目標とする。平成26年度「スーパーグローバル大学創成支援」事業に、世界レベルの教育研究を行うトップ大学(タイプA)として採択される。これを受け、これまで以上に社会に貢献し国際評価を高め、世界に冠たる研究大学としての地位を確立することを目指している。

最終更新日:2016年11月30日

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