資生堂:グローバル共通の情報共有基盤として1万人規模でBoxを導入

Boxの導入でワークスタイル変革とコラボレーションを加速

資生堂グループは、企業使命である「美しい生活文化の創造」の実現に向けて、100年先も世界中のお客さま、社会から支持され、必要とされる企業となるために、中長期戦略「VISION2020」に取り組んでいる。その基盤づくりの一環としてデジタル・イノベーションを加速し、国内外の拠点を含めた「OneSHISEIDO」の実現に向けてグローバルで活用できる情報共有基盤としてBoxを導入した。ワークスタイル変革の推進と組織や地域を超えたコミュニケーション/コラボレーションの強化を図っている。

グローバル共通の情報共有基盤をファイルサーバから新たなプラットフォームへ移行

株式会社資生堂 グローバルICT部 中田香奈氏

中長期戦略「VISION2020」を打ち出し、経営変革を推し進める株式会社資生堂(以下、資生堂)は、2015年度から3年間を「事業基盤の再構築」の期間と位置づけ、グローバル経営を支えるICT基盤の整備に取り組んでいる。国内外のグループ会社を含めた「OneSHISEIDO」として組織の相互連携を強化するため、新たな情報共有基盤として導入されたのがBoxである。

2015年に営業とマーケティング、コーポレート機能の一部が統合し、日本地域本社として資生堂ジャパンが誕生。グローバル化や他社との協業、データの爆発的増加、セキュリティ強化、コスト削減が課題となっていた。「これまで、販売会社と本社はそれぞれ個別のサーバでファイルを管理していました。経営統合を機に共通の情報共有基盤の検討を開始しました」と、Boxの推進を担当する資生堂 グローバルICT部 中田香奈氏は経緯を語る。その際に、単にファイルサーバを置き換えるのではなく、働き方を変えていくプロジェクトとして進めたという。

複数のサービスを比較した中で、容量無制限であること、社内外と情報共有がしやすいこと、グローバルの共通基盤として使えることを重視してBoxを採用しました」と、中田氏はBoxを採用したポイントを明かした。もちろん、情報漏えい対策やセキュリティ基準への対応も理由のひとつだ。

ペーパーレスや業務効率化、組織を横断したコミュニケーションを促進

2ヶ月半という短期間で従来のファイルサーバからのBoxへの移行を完了し、まず国内1万人の社員に展開。様々な部門で業務の全域にわたって活用されている。今では単なるファイル管理のツールではなく、社内外のコミュニケーションやコラボレーションの活性化に繋がるものになっているという。

例えば、社員のクリエイティビティを高める多目的ワーキングスペース「SHISEIDO PIT」では、インスピレーションやアイデアを生み出すためのツールの一つにデジタルサイネージを活用。「社員が気になるワードやおすすめ動画をBoxに保存し、プレビュー機能で表示しています。また、ディスカッションで使ったホワイトボードをBox Captureで撮影し、データをBoxに保管、共有しています」と中田氏は話す。また、社長をはじめ役員が参加する経営会議ではiPadが使われているが、「これまでは資料を事前にPDF化してサーバに保存する必要がありました。

Boxを活用することで、そのままプレビューで表示、さらにBoxから直接ファイルを開いて編集もできるため、ペーパーレス化と生産性向上に役立っています」このように、Boxは会議スタイルを変革するツールにもなっている。中田氏の所属するグローバルICT部門は、トレーニングのガイドラインや動画をBoxに保管し、プレビューでユーザ教育を実施するなど、社内の様々な部門で動画の活用が進んでいる。

もちろんBoxの活用は社内だけではない。ECや宣伝デザイン部など、社外とデータのやり取りが多く発生する部門では、アセットの制作過程でコラボレーションフォルダが広く活用されている。さらに、試作品、店舗のディスプレイや陳列棚をBox Captureで撮影して報告/共有するなど、日々の業務効率化にも一役買っているという。

 

メール添付やシャドーITを撲滅しセキュリティ強化と利便性を両立

Boxの導入効果はコミュニケーションの活性化にとどまらない。「情報は個人/部門で管理するものではなく、全社で共有するもの」「情報は与えられるものではなく、自ら発信するもの」といった社員の意識改革も起きている。

また、中田氏は「メール添付の容量制限があり、個人が勝手に大容量転送サービスなどを使っていました。現在はあらゆるファイルをBoxに保管しており、Box上でコミュニケーションが完結します。シンプルな操作で社外とコラボレーションもできるため、メール添付やシャドーITによるセキュリティリスクも低減できました。」と話す。これまで各部門においていたファイルサーバの運用担当者も不要になり、メンテナンス負荷も低減された。

一方でユーザからは、「モバイルデバイスからファイルが参照できて便利」「容量を気にせず利用できる」「ローカルにデータを残す必要がなくなった」「海外や社外とのデータのやり取りがしやすくなった」「ファイルの自動バージョン管理が便利」といった声が続々と届いている。

”Work Life Beauty”へ。BoxやOffice 365などクラウドを活用し「新しい働き方」を実現

資生堂では、あらゆる社員がワーク・ライフ・バランスを実現し、働きがいのある職場の実現に向けてワークスタイル変革に取り組んでいる。そのためには、社員一人ひとりの生産性向上が不可欠だ。そこで、時間や場所に縛られないスピーディな働き方を支援するため、Boxの他にもMicrosoft Office 365などクラウドを 活 用している。

「在宅勤務の利用促進で課題となったのがPCの自宅への持ち出しでした。資料をすべてBoxに保管し、PCにデータがない状態でテレワークを行う運用にしています」と中田氏は語る。

2017年にはiPhoneを全社導入し、モバイルワークを推進する中で、MDM(モバイルデバイス管理)でMicrosoft Intuneを活用。モバイルアプリケーション管理機能によってBox上のOfficeファイルをより安全に利用することが可能になった。「PCを持ち歩かなくても、iPhoneでメールを処理したり、Box上の資料を見せたり、メールやSkypeで共有しています。」中田氏は、「Box導入前はモバイルワークの発想すらありませんでした。Boxがあったからこそできた働き方だと思います。」と語る。

現在、アジア・中国への展開を完了し、今後は資生堂グローバル全体の情報共有基盤として活用していく計画だ。「心身ともに健康な社員が自分磨きの時間を満喫し、イノベーションを巻き起こす会社」を目指して”Work Life Beauty”を実現するために、部門や階層、時空を超えて変革を加速するプラットフォームとしてBoxをさらに活用し、世界で最もコミュケーション、コラボレーションが進んだ企業を目指す。

 

 

■Profile

1872年に日本初の洋風調剤薬局として東京・銀座で創業。現在は世界88の国と地域で事業を展開し、化粧品メーカーとして日本・アジアでNo.1、世界第5位の規模を誇る。美しさを通じて人々が幸せになるサステナブルな社会の実現に向けて、140年を超える歴史の中で、自然や季節を大切にするという考えや、細部にこだわり続ける姿勢などにより美に対する独自の感性を培い、「100年先もお客さまとともに輝き続ける」日本発のグローバルビューティーカンパニーを目指して変革の歩みを続けている。

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最終更新日:2018年02月23日

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