『クラウド・コンテンツ・マネジメント＝Box』は、それぞれの組織に最適な使い方を実践することで、従来の働き方を大きく変え、システム管理者と利用者のどちらにも多くのメリットをもたらします。
しかし、導入の目的や使い方が不明確であったり、使い方があっていなかったりすると、当初期待したほどの効果が得られない可能性もあります。そこで今回は、『Boxの導入と活用を成功させるうえで特に重要な5つのポイント』について解説したいと思います。
Boxの導入を検討されている方はもちろん、日々の業務の中で、生産性の向上、社内や社外とのセキュアなデータ共有、企業間のコラボレーションにお悩みがある方もぜひ参考にしてみてください。
明確な導入目的とユースケースを決める
これからBoxの導入を検討する、あるいは活用を始める段階では、導入目的とユースケースを明確にすることが大切です。これらが不明確なまま導入した場合、ユーザーがどう使えばよいのか戸惑ってしまう可能性があるからです。管理者がBoxの適切な設定を行うためにも、導入目的とユースケースを明確にすることがとても重要となります。
Boxの導入目的については、特に次のポイントを明確にすることが大切です。
- Boxを使うことで中期的に達成したいことは何か？
- 具体的な利用シーン（ユースケース）はどのようなものか？
- 何をもって成功とするか？
例えば、プラント建設大手の日揮が導入目的として定めたのは、「グローバルで実施している各プロジェクトの中心となる“コンテンツ置き場”として利用する」ことでした。プロジェクトには社内外のスタッフが参加するため、それらのメンバーがBoxを見れば、「そこから全ての情報を得られる状態を作ること」が目的となります。
一方、ユースケースを決める理由は、ユーザーが業務の中でBoxをどう使うのかを具体的にイメージできるようにするためです。例えば人事部門であれば、入社前の採用者とのコラボレーションにBoxを使うという用途が考えられます。この場合「入社前の採用者に必要なドキュメントを渡す」「採用者から書類を提出してもらう」といった、具体的な使い方を考えることがBoxをより活用する上で大切になります。
導入目的／ユースケースを決めるためのお役立ち資料
導入目的とユースケース、導入の成否を測る指標を決める際には「目的ごとにユースケース、指標を明確化する」と良いでしょう。その際、次のようなマトリクスを使って整理すると便利です。
目的とユースケースを決める中で重要な点の1つは、「既存のツールとBoxの棲み分けをどうするか」ということです。例えば、すでに社内でクラウドベースの表計算ソフトやファイルサーバを使っている場合、業務の都合でそれらをBoxに完全移行するのが難しいこともあるかもしれません。そういった場合に、ユーザーがBoxをどういったシーンで使うのか迷うことのないよう、次のようなマトリクスで使い分け方を整理しておきましょう。
「導入目的、ユースケースを明確にするのが重要なことはわかった。でも自社でどう使えば効果的なのか何かヒントが欲しい」という担当者もいらっしゃるかもしれません。Box Japanでは、Box導入を検討する企業および活用を進める企業に向けて、営業や人事、マーケティングなど企業の各組織でBoxをどのように活用できるのか、また既存のユーザーがどう活用しているのかを紹介する「Box ユースケース一覧」*を公開しています。導入目的やユースケースを明確化する際のヒントが豊富に掲載されているので、ぜひ参考にしてください。
*Boxの現場の活用事例はこちらから閲覧いただけます。
Boxの導入体制、運用体制を作る
Boxを導入する際には、通常の業務プロジェクトと同様に「Box導入プロジェクト・チーム」を作り、チームで推進に当たると効果的です。このチームには、下図に示すような関係者にメンバーとして参加してもらうと良いでしょう。
この図を見て、経営層がメンバーに入っていることを不思議に思う方がいるかもしれませんね。実は会社全体で情報基盤としてBoxの活用を推進する際には、経営層からのスポンサーシップ、つまり後押し（予算承認）が得られるかは重要なポイントとなります。
赤枠で囲った「パワーユーザー」とは、Boxの活用に長け、他の社員のBox利用をサポートしてくれるユーザーのことを指します。例えば、あるECサイト運営会社は約1万名の社員にBoxを導入しましたが、その際に各部門から約200名を選んでパワーユーザーになってもらったことで、社内でBox活用が一気に進み非常にうまくいったそうです。
目的に合ったBoxの設定を行う
Boxにはいくつかのエディションがあり、それぞれにさまざまな設定項目があります。それらの設定を行う際には、ユーザーの利便性とセキュリティのバランスに配慮しなければなりません。主な検討ポイントとしては次の5つがあります。
個人フォルダの作成を制限するか？
ユーザーによるコンテンツ作成を制限すると、管理者だけがフォルダを作れるようになり、管理者が望むフォルダ構成でBoxを使ってもらえます。これにより、例えばフォルダ名の重複などを防げるといったメリットがありますが、一方で「自分が招待した人だけがアクセスできるフォルダを作りたい」といった要望がユーザーにある場合、そのニーズには応えられなくなってしまいます。こうした現場のニーズも踏まえて設定を行う必要があります。
フォルダ構成はどうするか？
既存のファイルサーバからBoxへの移行をする際、フォルダ構成を見直す良い機会としてはどうでしょうか。これまで部門ごとに顧客情報を管理するフォルダを作っていた場合、顧客の案件ごとにフォルダを作って各部門に開放するという構成に変更することで、同じ顧客のフォルダが各部門で重複して作られるのを防ぐことができます。
データの移行方法は？
Boxでは、Webブラウザ上でドラッグ＆ドロップによりデータをアップロードする方法、Box Syncでクライアントと同期する方法のほかに、大容量のデータ移行を支援するサードパーティのツールも使うことができます。移行するデータ量に応じて最適なツールを選択してください。
アカウントの作成／管理方法は？
ユーザーの作成については、管理者が手作業で一人ひとり登録する方法のほかに、SSO連携によって他の既存システムからユーザー情報を取り込んで登録する方法が使える場合もあります。
連携するシステム／アプリケーションは？
国内で98にのぼるBox連携ソリューションが提供されています。
最新情報は「Boxエコシステムソリューション集」にてご覧いただけます。
ユーザートレーニングを実施する
Boxを使い慣れたユーザーの中には、「Boxは簡単に使えるのに、どうしてトレーニングが必要なのか？」という疑問を持たれる方が少なくありません。しかし、Boxユーザーの間に浸透している言葉に「Box is Easy. Change is Hard.（Boxは簡単だが、変化することは難しい）」というものがあります。確かに操作は簡単ですが、これを導入することによって従来の業務のやり方が変わります。そこで「変化に感じる抵抗感をなるべく抑える工夫（チェンジマネジメント）」が必要になるのです。Boxを活用する際のチェンジマネジメントには、主に次の3つがあります。
Boxのポジショニングを明確にする
これは前述した導入目的とユースケースを明確にすることを意味します。経営層のスポンサーシップがあることも重要で、これがある場合とない場合とでは成功率が60％程度も変わると言われています。
チェンジネットワークの構築
チェンジネットワークとは、組織内でBoxの活用を推進するキーマンを持つことです。このキーマンに当たるのが前述のパワーユーザーです。パワーユーザーに協力してもらい、ユーザーの所属や習熟レベルに応じたグループを作り、それぞれに対してBoxの具体的な活用法を伝えていくと良いでしょう。
ユーザーへの告知とトレーニング
ユーザーへの告知も重要です。告知のやり方は、全社会議や経営会議、イベントを使うほか、社内媒体を利用したり、特別なキャンペーンを打ったりといった方法があります。例えば、ある企業では「キャンペーン期間中にBoxにログインすると抽選でプレゼントが当たる」といった試みを行いました。Box Japanでは導入告知用ポスターの雛型を用意しているので、それらを上手に利用しても良いでしょう。またパワーユーザーを対象にした特別なセッションを行うのも効果的です。
一方、Boxのトレーニングでは、単に操作方法を教えるだけではなく、次のような内容も盛り込みます。
- Boxの導入目的や目指している使い方
- 継続利用するシステムとの違いと使い分け方
- 主なユースケースとメリット
- ユースケースに基づく操作方法
Boxの導入に成功した企業では、必ずこれらの内容も盛り込んだトレーニングを実施しています。
Boxのリソースをフルに活用する
Boxでは、ユーザーのBox活用を支援するさまざまなリソースを提供しています。ここでは主な4つを紹介します。
Boxコミュニティ・サイト（Box Community）
さまざまな製品のリリース情報や、エンドユーザー及び管理者向けの動画コンテンツを日本語でご覧いただけます。操作法や設定などで困った際のヘルプ・サイトとしても非常に便利です。
無料オンライン・トレーニング（Box Japan主催）
1）管理者向けの導入ガイド 2）エンドユーザー向け基礎トレーニング 3）管理者向けトレーニング 4）フォルダ構成に関する解説、といった週替わりのテーマで、毎週金曜に開催しています。チャットでリアルタイムで講師に質問することも可能です。
スケジュールはこちらをご参照ください。
Box導入ガイド「Box Self Start ガイド」
本記事で取り上げた管理者向けの内容をさらに掘り下げた導入ガイドとして「Box Self Start ガイド」を用意しています。導入時のチェックリストやSSOの設定方法、マイグレーション方法などを説明しており、管理者の方の手元に置いてご活用ください。
CSニュースレター
Boxを導入した企業の管理者に対して毎月お届けしているニュースレターです。製品のリリース情報やBoxの活用法も紹介しています。
また、この他にも専門家による次のようなサポートも提供しています。
- Boxコンサルティング：導入サポート
- Boxカスタマーサクセス：Boxの活用法に関する継続的なアドバイス
- Boxユーザーサービス：機能面や技術面のサポート
ここまで、駆け足でBox導入の成功ポイントを紹介してきました。ぜひ参考にしていただき、Boxのスムーズな導入と活用促進にお役立ていただければと思います。また、導入事例や、ホワイトペーパー、製品紹介ビデオなど、50以上のBox関連資料も用意していますので、こちらからあわせてご覧ください。
※本記事の掲載内容は2017年6月9日現在の情報に基づきます
boxsquare編集部（瓜山）
