複合機/スキャナ連携でドキュメントを安全・便利に活用

作成者: Box Japan｜2019.01.30

「Box Connect ver.3」でドキュメント・マネジメントを便利に

複合機の操作パネルから直接Boxにログイン可能
PCを使わず、複合機操作のみでスキャンデータを直接Box上の指定フォルダへ保存可能。
また、保存形式もPDFをはじめ。JPEGやTIFFにも対応
Box上のデータを複合機から直接印刷可能（対応形式：PDF/XPS/JPEG/TIFF）。
サムネイルを操作パネルで確認してから印刷可能

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営業業務プロセスを効率化

煩雑だったペーパーレス化業務をスピーディーに処理

株式会社サーバーワークスではシステムのクラウド化を進める中でファイル共有基盤としてBoxを選択。
ペーパーレス化を進める中、営業活動やセミナーなどにより社外から受け取ってくる書類が日々大量に発生しており、これらのペーパーレス化を迅速に進めるために既存の複合機から京セラドキュメントソリューションズの複合機へのリプレースを選択しました。

Before

複合機側の機能制限によりスキャンしたファイルをメールで一旦個人アドレス宛に送付後、ローカルへダウンロードしBoxへファイルアップロードしていた
５MBまでしかメールできなかったため分割して処理するなど煩雑
作業の時間がかかるため後回しにしがちで情報共有が遅れていた

After

スキャンしたデータはローカルにダウンロードすることなくBoxへ自動でアップロード
ファイルはOCR化されるためBox内検索で、容易にファイル活用できる
FELICAでログインできるのでセキュアかつストレス無く作業可能

クラウド対応複合機「bizhub」で業務効率向上

コニカミノルタが提供するクラウドサービス「INFO-Palette Cloud bizhub essentials」を
利用して、Box内のドキュメントの直接印刷や、Boxへの受信FAXやスキャン文書の直接保存が可能

「ScanSnap Cloud」で大量の文書をワンプッシュで整理

ScanSnap Cloudでスマートフォンやタブレット、PCを使わずにBoxへスキャンデータを直接保存
ドキュメントをScanSnapにセットして、ワンプッシュでスキャンするだけで「文書」「名刺」「レシート・領収書」「写真」ごとに自動で仕分けて、Box上の指定したフォルダに保存
文書ファイルは、文書の中からタイトル文字を抜き出し、日付と組み合わせて自動でファイル名を生成。ファイル名をつける手間を省略できる

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Boxとの連携でビジネスをセキュアに効率化

複合機で受信したFAXデータをBoxへ転送/保存。
スマートフォンなどのモバイル端末から外出先でも受信したFAXの内容を確認可能
複合機やドキュメントスキャナでスキャンした書類をBoxにアップロードすることで同僚とスムーズに情報を共有
モバイルプリンタとの連携により外出先でも手元でBox内の書類をプリントアウト

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複合機スキャン画像/電子黒板画像を蓄積

複合機からScan to Boxを実現。スキャン画像はBoxに保存し、URLリンクをメールで配信
電子ホワイトボードのキャプチャ画像もBoxに保存可能（「カンタン入出力」アプリで連携）

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「Smart Work Gateway」で生産性向上

セブンイレブンをはじめホテルや空港でもすぐにBox内のプリントアウトできるので直行直帰やテレワークなど、場所にとらわれない働き方を支援、請求書決済にも対応
オフィス複合機パネルから「Scan to Box」「Box to Print」も可能に

キヤノンドキュメントスキャナーで簡単・セキュアなスキャニング

Box上にスキャンボタンを配置し、ブラウザ操作だけで直接スキャン・アップロードが可能
スキャンと同時に指定のフォルダに直接画像をアップロードできるので、ファイルの選択や保存先指定のミスをなくすことが可能
ボタンを配置するための開発ツール「imageFORMULA Web Scan SDK」は無償で提供

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「Sharp OSA」アプリケーションソフトでBoxと連携

Sharp OSAアプリ「Boxコネクター」でBoxと接続、PCを使わずにシャープ製のデジタル複合機の操作パネルから、スキャンデータのアップロードやBox上のデータの印刷が可能
サーチャブルPDF、Office形式のスキャンや、Office形式ファイルの印刷に対応（対象機種のみ）
シングルサインオン機能により、毎回のユーザー認証操作を削減

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紙書類の電子化と仕分け・格納をワンステップで実施

既存複合機の操作パネルをメーカーを問わず統一化し、どのメーカーでも同じ操作画面、
同じ設定でのスキャンを実現（業務効率化）
複合機の操作パネルからBoxを参照し、Box上の指定したフォルダへの直接保存が可能（セキュアに保存）
OCR機能（オプション）により、紙文書を編集可能な電子データに変換可能（データ利活用）

[SMART_CONTENT]

「Datacap」でキャプチャしたコンテンツをBoxに格納

モバイル含めた複数のソースからキャプチャした文書をBoxに格納
Boxの文書からインデックス情報を取り込み業務活用

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「Datacap + Rosetta Stone」でキヤノン製日本語OCRと連携

OCR処理のほか、バーコードによる分類、フィンガープリントやキーワード検索、
テキスト分析で複数種類のフォームの自動分類を実現
キヤノン製日本語OCRエンジン（RSC）により日本語手書きの認識が可能
Boxの文書や情報を取り込み利用、さまざまなソースの情報をBoxに格納

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