なぜクラウドストレージでBoxを選ぶのか。代表的な特徴やメリットを解説

Boxは企業向けクラウドストレージの中でも圧倒的な世界シェアを誇っています。しかし、Boxが他のクラウドストレージや製品よりも本当に優れているのか疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。そこで、Boxの概要や特徴、また企業から選ばれる理由についての基本事項を説明します。

Boxのクラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネット上にあるディスクドライブのようなものです。パソコンのドライブのように、あらゆる形式のファイルをインターネットのサーバーに保存することができます。

インターネットを介して操作するため、どこからでもファイルを編集でき、また同時に何人かで作業することも可能です。働き方改革の推進によりワークスタイルが多様化する昨今において、クラウドストレージは必要不可欠と言っても過言ではありません。

Boxは、世界で約100,000社の企業や組織、そして日本では7,300社以上が採用しているクラウドストレージサービスです^※。新しく使う方でも特別なトレーニング無しで直ぐに、いつでもどこでもファイルの共有や編集が容易なユーザビリティに加え、セキュリティ面、コラボレーション面でも多くの企業から信頼を得ています。

※ 2020年9月現在

Boxのクラウドストレージの特徴

多くのクラウドストレージサービスが登場する中、Boxがなぜ世界中の多くの企業から支持されているのでしょうか。Boxの特徴について紹介します。

用途に合わせた4つのプラン

■Boxプラン一覧表

Boxには、組織の規模や共有したいファイルの容量、利用用途などに応じたさまざまなプランがあります。個人向けや中小企業向けのプランから高度なコンテンツ管理を可能とするエンタープライズ向け、およびBoxをPaaSのように使う特別なプランまで大きく4種あり、そのなかから、さらに用途や予算に合わせてライセンスを選べます。

文書ファイルだけでなく、容量の大きい動画ファイルや議事録、稟議書などのデータを一括して保存できる、さらにそれはBox直接ではなく、業務アプリケーション越しにも同じことができるため、必要な業務ファイルにすばやくアクセスでき、かつセキュリティも内部統制も管理できます。オフィスからでも自宅からでも出先からでも業務ファイルにセキュアにアクセスできるようになり、Boxを使うことでコンテンツの利用と管理が変わり、企業の効率化と必要な統制が自然と進むでしょう。

Box Driveで楽々操作、Box Syncでオフライン編集も可能

Boxは、クラウドストレージなので基本はオンラインで利用するものですが、インターネットにつながっていないオフラインでも「Box Sync」という専用のツールを使うことにより作業が可能です。Box SyncはBoxの専用アプリケーションで、パソコン本体のドライブにアプリをインストールして使います。

ローカル環境で編集した内容は、インターネットにつないでサーバーに保存されている同名ファイルと同期することにより、更新した内容が反映されるしくみです。Box Syncがあれば、移動中やインターネットの通信環境が悪いときでも、安心して作業が続けられます。

より多く使われているツールが、ブラウザ以外でもBoxに素早くアクセスできる「Box Drive」というアプリです。

Box Driveも、ブラウザを使わずに直接デスクトップから目的のファイルにアクセスして編集作業ができます。こちらは、インターネットのサーバーに保存されているファイルをデスクトップアプリから直接開いて作業することになるため、常時インターネットの接続が必要です。Box Driveはモバイルアプリも用意されているため、iPhoneやiPadといったPCではないデバイスでも同じことができます。

7段階のアクセス権限の設定機能

「セキュリティ」は大きなキーワードです。セキュリティ強化という点では、アクセス権限の設定がいかに柔軟にできるかが重要な意味を持ちます。Boxには7段階のアクセス権限設定機能があります。

ユーザー一人ひとりに対して細かく、閲覧、編集、ダウンロードなどの可否を設定できるため、不要な人には参照のみとして、ダウンロードや編集をさせないといった細かい設定を行うことで、情報漏洩事故を防ぐことが可能です。ビジネス要件に基づいたアクセス権限を設定できるので、包括的なセキュリティ強化につながり、従業員の過失によるトラブル回避にも有効です。

具体的には、ユーザーを「共同所有者」「編集者」「ビューアー・アップローダー」「プレビューアー・アップローダー」「ビューアー」「プレビューアー」「アップローダー」の7種類に振り分け、各レベルがどの作業を行えるか割り当てることができます。

たとえば、すべての作業が制限なく行えるチームのリーダー格の従業員には「共同所有者」の権限を付与するのがふさわしいでしょう。共同所有者のみ「所有」の権限を持つため、セキュリティの管理が可能です。

「編集者」には、フォルダの閲覧はもとより、編集や削除、共有などの作業すべての権限が付与されます。このように、職位や業務内容に合わせてアクセス権限を設定しておけば、無用なトラブルが防げるでしょう。

クラウドストレージは共有リンクでファイルやフォルダを関係者と共有しますが、Boxにはそのリンクにも設定があり、ユーザー設定とリンク設定を組み合わせ、柔軟かつ強固にコンテンツを保護します。

法人向けのアクセスログ機能

法人利用の場合、従業員台帳や給与データなどはアクセス制限を設けて社内の一部関係者のみが扱えるように管理しなければなりません。それ以外にも部外秘、社外秘などの機密事項が含まれるファイルはたくさんあるでしょう。

どこからでもアクセスが可能になると、不正アクセスや情報漏洩の防止にも留意しなければなりません。外部からの侵入を遮断することも当然ですが、セキュリティを重視するなら社内から外部への情報の流出にも監視の目を光らせる必要があります。

意図的ではない、不注意による操作ミスからの情報流出もあり得るため、アクセスログと操作ログが確認できれば問題の早期発見につながります。Boxは70種類以上のログが記録でき、管理者権限のあるユーザーは管理コンソールからログの確認ができます。

記録されるログは、ログインやファイル管理のほか、ユーザーとグループの管理、コラボレーション処理など、さまざまです。これらのログは一括してエクスポートしたり、ユーザーや日付などで絞り込んだり並べ替えたりして確認できます。

ログを解析すれば、ユーザーがいつどのファイルにアクセスして、どのような処理を行ったかわかります。これにより従業員の作業や稼働状況が可視化され、不正な処理や不正アクセスが浮き彫りになるため、不審な動きをする従業員が把握できます。法人で利用する以上、ログの監視は内部統制上、重要な機能となるでしょう。

メール通知機能

Boxには、自分が参加しているフォルダ内でファイルの編集や削除、コメントがあったときにメールで通知してくれる機能があります。たとえば、急ぎの作業で作業者から@メンションでコメントがあった場合にはすぐにメール通知で知らせてくれるため、コメントを見逃すことなく迅速な対応が可能です。

通知機能は、どの操作で通知がくるか自由に設定できる他、重要度や優先順に応じてフォルダごとの設定も可能です。複数の作業者が編集作業に関わっていて、管理者が常時見ていられない場合などに特に重宝するでしょう。

Boxが選ばれる理由とは

Boxが世界の有名大手企業に広く取り入れられるのには、どのような理由があるのでしょうか。以下に、Boxを導入すべき2つの魅力と実際のユーザーの口コミをご紹介します。

圧倒的にセキュリティが高い

Boxはそもそも法人向けに開発されたツールであり、徹底的にセキュリティにこだわったサービスです。どこからでもアクセスできるというクラウドストレージの利便性は多くの人が認めるものの、重要な機密事項を含むデータをクラウドストレージに保存することには抵抗を感じる人もいます。規模の大小にかかわらず、法人で利用する場合は情報漏洩の不安をどう解消するかがポイントです。

上記はセキュリティ関係のデフォルトの機能の一部ですが、その他にもオプションで使い勝手を犠牲にすることなく情報漏洩を防ぐ機能やAIを使った不正アクセス検知の機能といったものまであります。

Boxが多くの企業に支持される理由は、他社製品と異なり、全世界でセキュリティに関する大きなトラブルがこれまでに発生していないことも挙げられます。Boxは現在まで、大きなセキュリティ事故を起こすことなく、安定したサービスを提供し続けることで多くの人の信頼を得てきました。

Boxは全世界の約100,000社に利用されていて、世界企業番付（Fortune Global 500）にランクインする企業の7割が導入しています。日本でも日経225の半数がBoxを導入しています。セキュリティに関するさまざまな機能を付加することで強固な情報管理が可能になり、法人がBoxを導入する最たる理由となっています。

ファイル共有がしやすい

Boxでは、他社製品には見られない7つのファイル共有権限設定が可能です。会社にはさまざまな書類や資料が存在しますが、ペーパーレス化が進みつつある現代ではより多くの電子ファイルを管理しなければなりません。

その電子ファイルの中には、経営管理者だけに配布したい書類、就業規則のように従業員の誰もが見られるが改編はできない書類など、さまざまな制約がつくことも多いでしょう。また、営業部や経理部など部署によっても取り扱うファイルやデータの重要性は異なってきます。法定保存義務のあるドキュメントもあるでしょう。社内の関係者だけではなく、社外の関係者と共有する必要のあるコンテンツも多数存在するはずです。メール添付で共有はセキュリティ上の問題もあり、古い方法となっています。

それらのファイルにアクセス権限や、してはいけないことはできなくする設定をすることで、必要な人には共有はしながらも情報漏洩リスクの低下につなげられるとともに管理がしやすくなります。自分の権限に応じた必要なファイルのみにアクセスや共有ができるため、業員や関係者もセキュリティ事故を心配することなく従安心して作業を遂行できるでしょう。

その他

Boxでは、コンテンツを一元管理できるようにする仕組みを作りやすいと言ったことも選ばれる理由の一つと言えます。BoxではAPIも用意され、1,500を超えるアプリケーションとの連携をサポートしているため日々業務で活用しているアプリともシームレスに連携可能です。アプリ越しに活用するコンテンツも多く存在しますが、そういったものも含め一元管理できるのです。また、アプリケーションのワークフローではなく、文書を起点としたワークフローの設定もできます。さらに、様々な業務メモや議事録等にも利用できる共同編集可能なアプリであるBox Notesなど企業コンテンツのあらゆる環境を支援する仕組みが用意されています。

まとめ

クラウドストレージは、単に多くのファイルを保管できるだけではなく、他にも様々な機能が付いています。1つのファイルに複数人があらゆる場所からアクセスして編集することも、ファイルを閲覧しながら同時にコメントのやりとりをすることも可能です。Boxのクラウドストレージは、オフラインでの作業も可能で、インターネットに接続したときに同期できるのも便利です。また、アクセス権限を7段階設定できるなど、万全のセキュリティ対策により世界の企業から信頼を得ています。クラウドストレージの導入や既存サービスの変更に迷っているなら、Boxの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Boxの製品情報の詳細はこちらよりご確認ください。

https://www.box.com/ja-jp/home