Box Enterprise Advancedとは

Boxなら、セキュアでインテリジェントな単一のプラットフォーム上で、ワークフローをシームレスに連携できます。単純なタスクから高度なプロセスまで、業務プロセスをエンドツーエンドで自動化することで、日常業務から手作業をなくし、業務を効率化できます。
インテリジェントコンテンツワークフローで、セキュリティリスクを最小限に抑えながら、ビジネス価値を最大化することができます。

ユースケース – 業務委託管理

業務委託管理の担当者の1日は、「業務委託管理」アプリにアクセスすることから始まります。
「業務委託管理」アプリでは、メタデータに基づいて NDA および SOW のステータスを確認したり、リストでメタデータを一括更新したり、業務委託を新規契約するための NDA の締結処理を開始することができます。

Box Forms - オンラインフォームで業務プロセスを効率化

Box Forms なら、テキスト入力やラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウンなどのさまざまなフォームフィールドをドラッグアンドドロップで配置して、Web フォーム、モバイルフォームを簡単に作成できます。
企業ブランドに合わせてカスタマイズしたり、条件付きロジックでユーザー回答に応じて入力項目を動的に変更することもできます。
データタイプや必須フィールドをフォーム送信前にチェックするので、無効または不完全なデータの送信エラーを防げます。

フォームから送信されたデータをタイムリーかつ正確に処理することが、業務プロセスを効率化する上で重要です。一般的なフォームツールは、フォームに入力されたデータをExcelなどのスプレッドシードにエクスポートできるだけです。スタンドアローンのフォームツールからビジネスアプリケーションにデータを引き渡すには、別の連携ツールやカスタムコーディングが必要です。
Box Forms なら、フォームデータをシームレスに処理できます。フォーム送信からビジネスプロセスを開始することで、手作業を減らし、正確なデータをタイムリーに処理できます。

Box Doc Gen なら、正確なドキュメントを数秒で生成できるので、手入力が不要となり、文書作成時間が短縮され、誤記によるリスクを低減できます。
Box Forms や Salesforce、カスタムアプリなどのさまざまなデータソースからのデータを利用し、条件付き書式や表、画像、計算式などを動的に処理できるテンプレートに基づいて、ドキュメントを即座に生成できます。

また、Box Relay を使用すれば、自社のフォーマットに合わせたドキュメントを Box Doc Gen で即座に生成できます。複数のソースからデータをマージする必要がある処理をノーコードで自動化できます。
データソースには、次のようなデータが含まれます。

• ・Box Forms の入力データ
• ・Box Relay ワークフロー変数（ワークフローを開始したユーザーの名前、トリガーのファイル名、ワークフローの実行日など）
• ・Box に保存されたドキュメントに付与されているメタデータ

Box Appsは、ノーコードアプリツールです。たえば、「契約書」アプリでは、メタデータに基づき、文書の種類や有効期限などで対象の契約書を一覧表示できます。複数の文書に対して、メタデータを一括で付与することもできます。
Box AppsからBox Formsの入力フォームを表示して、文書生成や電子署名などの業務処理を開始することもできます。

Box AI Studio を利用すれば、企業独自のニーズに合わせてカスタマイズしたBox AIエージェントを作成できます。
事前にプロンプトをカスタマイズし、AI モデルを選択しておくことで、RAG テクノロジーを利用して、ユースケースによりマッチした回答を得ることができます。

Box Archive は、保管対象のコンテンツをアーカイブ領域に移動し、変更できなくすることで、最終更新状態のまま保管できる機能です。アーカイブされたコンテンツはエンドユーザーからはアクセスできなくなり、ファイル検索結果からも除外されます。
管理者は、コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できます。

保管したコンテンツは、簡単に戻す（リストア）ことも可能です。