新しい管理者インサイトでコンテンツクラウド全体をより可視化する

Box管理コンソールの新しい管理者インサイトUIをご紹介します。この機能は、Box全体で、コンテンツがいつ、どこで、どのようにアクセスされ、利用されているかという貴重で実用的な情報を管理者に提供します。自社の営業エリア外で、突然異常なアクティビティが見られたとします。管理者インサイトで迅速に調査し、ロール、権限、共同作業などのユーザーアクティビティの詳細を可視化することで、十分な情報に基づいた判断を下すことができます。営業チームの社員が自分のコンテンツにアクセスして作業していることがすぐにわかり、問題なしと判断できます。

コンテンツに何が起きているかを把握し、問題を特定し、迅速に対処する

IDCの最近の調査結果によると、コンテンツを一元管理している企業の98%は、コンテンツ内にどのような情報があるかを把握しています¹。 一方、コンテンツがサイロ化している企業では、ビジネスコンテンツ内にどのような情報があるかを把握しているのはわずか4%にすぎません¹。

コンテンツはミッションクリティカルなビジネスプロセスの中核であるため、一元管理し、コンテンツの中身を把握し、コンテンツ管理全体を通じてコンテンツがどのように活用されているかを理解することが重要です。

企業全体で作成されるすべてのコンテンツについて、少し考えてみましょう。さまざまな従業員により常に作成されています。今年だけでも、120ゼタバイトものコンテンツが作成、キャプチャ、コピーされ、消費されると予想されています²。これには、取引を成立させるための営業資料、収益を上げるための新しいマーケティングキャンペーン、重要な法的契約など、企業全体のさまざまな種類のコンテンツが含まれます。

この膨大な量のデータを監視することは、問題を迅速に特定し、必要な措置を講じるために極めて重要です。昨年、企業の83％が1件以上のデータ侵害を経験³しています。 ビジネスのコンテンツを可視化することは、セキュリティを維持するために最も重要です。

「管理者インサイトは、コンテンツを監視し、セキュリティとコンテンツの外部公開についてユーザーを指導するのに非常に役立っています。」
- Hendrick Automotive Groupドミニク・ゴーウェンズ氏

管理者インサイトでデータに基づいた意思決定を迅速に行う

今回の新機能は、管理者に分析、視覚化、行動喚起を提供します。これらのツールは、組織の活動に対する透明性を提供し、単一のプラットフォームから管理者が異常な活動を効率的に調査できるようにします。これらの機能強化により、管理者は次のような質問に簡単に答えることができます:

• 私のドメインに所属する外部の管理対象外ユーザーの何人が、企業のファイルやフォルダにアクセスしていますか？
• 保存されているコンテンツの量と種類は？
• 共有リンクは、有効期限なしに社外の個人にも公開されますか？
• ライセンスを持っているユーザーは何人ですか？超過はしていないですか？
• 自社の営業エリア外でのアクティビティはありますか？

このような疑問に迅速に対処し、ユーザーのアクティビティやコンテンツに関して即座に行動を起こせるかどうかは、組織が脅威に対応する方法に大きな影響を与える可能性があります。効果的にリスクを管理し社内のオペレーションを最適化すれば、ビジネスに損害を与えかねないインシデントや侵害を公表しなければならない事態を避けることができます。

Platformインサイトでさらに可視化する

カスタムアプリケーションの活用方法をより深く理解するための新機能「Platformインサイト」の提供も開始しました。ユーザーフレンドリーなダッシュボードは、管理者インサイトから簡単にアクセスでき、APIコール数、アプリ課金、月間アクティブユーザー、申請中の承認などを視覚化します。これらのインサイトをすぐに利用できるようにすることで、企業のカスタムアプリケーション利用に関連する重要なデータポイント、トレンド、異常をプロアクティブに特定できます。

インサイトで組織を強化する

コンテンツの内容を把握し、アクティビティを監視して問題を迅速に特定し、データに基づいたアクションを実行できることは、データ侵害が頻発する時代においてセキュリティを維持するために非常に重要です。新しい管理者インサイトが組織を次のレベルに引き上げます。コンテンツ管理全体で可視性とインサイトが向上し、情報に基づいた意思決定、業務時間の削減、潜在的な脅威に対するプロアクティブな対処ができるようになります。

¹ 出典: IDCホワイトペーパー（Box協賛）「未開拓の価値：非構造化データについてあらゆる経営幹部が理解すべきこと」 Doc.US51128223（2023年8月）
² 出典: Statista「Amount of data created, consumed, and stored 2010-2020, with forecasts to 2025」（2023年8月22日）
³ 出典: IBM「What is a data breach?」

※このブログはBox, Inc公式ブログ（https://blog.box.com/）2023年9月23日（日本時間9月24日）付投稿の翻訳です。
著者：DAWN LAUTER, SR. TEAM LEAD, PRODUCT MARKETING AND KATIA KRASKO, PRODUCT MANAGER
原文リンク：https://blog.box.com/get-more-visibility-across-content-cloud-new-admin-insights