稟議書の電子化で得られるメリットと管理について

稟議書と承認プロセスを電子化することで、承認作業が効率化されるだけでなく、それに付随するあらゆる業務の効率化が見込めます。近年増加しているテレワークの普及にあわせて、導入を検討する企業も増えてきています。そこで、稟議書を電子化するメリットや注意点について詳しく解説します。

稟議書の電子化とは

企業活動を円滑に進めるためには、各従業員が自律的に作業を進められる環境が必要です。しかし作業内容によっては独立した判断のみで業務を遂行することが難しく、他の従業員や上長等の判断が必要になるケースも多々あります。プロジェクトなどをスタートする際に必要となる「稟議書」がよい例でしょう。

稟議を通すには、基本的には意思決定権を持つ者の承認を得るプロセスが必要です。しかしその承認プロセスに時間がかかってしまい、迅速に動くことができないという現場の声も多く聞きます。また、稟議書は紙に手書きで作成したり、ExcelやWordに入力したものを紙で出力し回したり、基本的に紙がベースになっていることが多く、作成したものを上長等に手渡しをしなければならないという物理的な手間もかかります。

そこで注目されているのが稟議書の電子化です。これまで紙で行っていた稟議業務を電子化することでさまざまな問題が解決できることはもちろん、起案、承認に関わらず働く場所を問わなくできたり、承認ログを残したり、改ざんを防止したりといった多くの効果も期待できます。

稟議書の電子化のメリット

それでは、稟議書を電子化して進めることでこれまでの問題がどのように解決するのか、またどのような利益をもたらすのかについて、具体的に解説していきます。

承認行為の効率化

まず、電子化すればわざわざ紙を印刷して上長に手渡す作業が発生しないため、その時間を削減できます。また、複数の承認者がいるケースにおいても、順次手渡しし、回覧・承認するといった必要もなくなります。

電子化すれば画面上のボタンを押すだけで、ファイルを複数人へ一度に送信できるため非常に便利です。たとえば、上長が出張やテレワーク等で離れた場所にいたとしても、スムーズに回覧・承認が行え、場所を問わない働き方が求められるニューノーマルにおいても、非常にマッチしていると言えるでしょう。また、回覧者がテレワーク中であっても、紙を印刷するためだけに出社する、といった必要もなくなります。

稟議書に記入ミスがあった場合の差戻し作業もスムーズに行えます。紙のときよりも承認ステータスが今どの時点にあるのかが明確で、結果的に稟議が下りるまでの所要時間はかなり短縮され、業務の効率化につながります。

紙の使用を削減するペーパーレス化により、稟議書の保管を含めその分のコストがかからなくなるといったメリットも生まれます。

データ保管と追跡の簡易化

稟議は紙1枚で済むといったケースは少なく、たくさんの添付書類が付随します。これらの添付書類も稟議書と一緒に保管しなくてはならないため、それらを管理する膨大なスペースが必要になります。また、都度稟議書をファイリングするにも時間がかかります。

電子化すれば、まず文書の保存に困ることはなく、紙よりも保存できるデータの量も増えることでしょう。

検索ができない紙で保管していると過去の稟議書を探したい場合、かなりの時間と手間がかかってしまいます。その点、電子化すれば検索もシステム上でどこからでも簡単に行え、監査時でさえも効率化できます。

監査対応の効率化

前述しましたが、大量の稟議書が紙で保管されていた場合、内部監査や外部監査に際して、書類を準備するためにかなりの時間を要します。しかし、電子化していれば、データが大量であっても容易に探し出すことが可能です。承認ログも残せるようにできるため、特に膨大な文書がある企業にとっては、電子化することで監査対応にかける時間が大幅に削減できるでしょう。また、テレワーク実施時の監査も従来のような会議室を数日、数週間押さえ、紙文書を持ち込み監査業務を行うといった方法ではなく、リモートによる監査も可能となります。稟議の電子化は、社内基盤や内部統制の手段を見直す良いきっかけでもあり、業務効率化をもたらすといえるのです。

稟議書の電子化の注意点

これまで説明してきたように、電子化することで数々のメリットがもたらされますが、導入の際にはいくつか注意が必要です。

まず考えたいのがランニングコストです。紙を廃止することで一定のコストは削減できますが、代わりに電子化するためのツール等に費用がかかります。多くの場合、メリットがデメリットを上回るため大きな問題にはならない可能性が高いですが、部分最適で選択すると必要以上にコストが掛かるため、全体を俯瞰し、ツールを選択した方が良いでしょう。

次に懸念されるのが、オペレーションの定着に時間がかかることです。電子化による恩恵を最大限に受けるためには、システムが適切に管理・運用されなければ意味がありません。これまでの紙をベースにしたオペレーションから電子に変わることで、社員それぞれがツールの操作を覚える必要があり、慣れるまでには時間を要します。また、システムを管理・運用する人材が内部に不可欠であり、システム管理者のみならず、実際に稟議書を作成したり承認を行ったりする側が、慣れてスムーズに回覧・承認業務をこなすことが求められます。導入後いきなり円滑に業務が進むことは難しいかもしれませんが、オペレーションに慣れていけば確実に業務は効率化されていきます。その理解を得る施策も必要です。

クラウドストレージ「Box」なら安全なドキュメント保管を実現可能

稟議書の電子化を支援するツールは数多くありますが、その中でもおすすめしたいのが「Box」です。クラウドストレージの機能も併せ持つコンテンツ管理のサービスの1つで、機能を豊富に備えており、例えば「Box Relay」を活用すれば稟議書の承認フローの効率化も容易に実現できます。稟議書を電子化するには、その稟議書という文書の管理と承認フローが必要となりますが、それらを別々のシステムで行うとシステムもオペレーションも煩雑になるため、これらを併せ持ったサービスが有用です。

また、企業向けに特化しておりセキュリティ面で定評のあるBoxを活用すれば、利便性を損なうことなく安全かつ堅牢な管理を行うことが可能になります。また、いつでも、どのデバイスからでも共同作業が可能になるため、導入すれば稟議書を電子化することのよさを最大限活かすことができるでしょう。

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まとめ

稟議書およびそのプロセスを電子化すれば、書類の作成から回覧・承認、保存といったステップがスムーズになり、進捗の把握も明確で、業務効率の改善が期待できます。

また膨大な紙が不要になることで、ペーパーレス化によるコストカットや働き方改革にもつながります。

電子化のために導入するツールのランニングコストや適切な管理・運用など、注意しなければならない点もありますが、従来の紙を使ったやり方に比べれば総合的に見て優れているといえるでしょう。

電子化やオンライン化を検討する際は、この記事を参考にして、従来の稟議書のフローを一度見直してみてはいかがでしょうか。