リモートワーク時代に知っておきたい労務管理のポイント

テレワークの導入にあたり、労務管理に悩む企業は多いでしょう。長らくオフィスで働くことを当たり前としてきた日本企業にとっては革新的な試みになるため、戸惑うことも多いはずです。これに対し、厚生労働省が『テレワーク導入のための労務管理等Q＆A』という形で実践企業の悩みに答えています。ここでは、同資料を参考にしながらテレワークにおける労務管理のポイントを解説します。なお、リモートワークとテレワークはほぼ同義であり、今回はテレワークと表記を統一しています。

テレワークにおける労務管理の基本

労務管理でまず押さえるべきことは「テレワークでは労働基準法がどのように適用されるのか？」を理解することです。普段、オフィスに出勤して仕事をしている場合でも、実は私たちは労働基準法という法律で守られています。そして、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスのいずれのテレワーク環境においても労働基準法が適用されるものの、特に次の事項へ留意する必要があります。

留意1. 労働条件の明示

企業は労働契約締結に際し、就業の場所を明示する必要があります（労働基準法施行規則5条2項）。在宅勤務の場合、就業場所として従業員の自宅を明示します。

留意2. 労働時間の把握

企業は労働時間を適正に管理するために、従業員の労働日ごとの始業・就業時刻を確認し、これを記録する必要があります（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第339号）。また、働き方改革関連法案の施行により、労働時間について客観的情報となる記録の取得・保持が必要です。

留意3. 業績評価・人事管理等の取り扱い

業績評価や人事管理について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いるのであれば、その取り扱い内容を丁寧に説明する必要があります。また、就業規則の変更手続きが必要です（労働基準法89条2号）。

留意4. 通信費・情報通信機器等の必要負担

費用負担についてはあらかじめ決めておく必要があります。また、在宅勤務等を行う従業員に通信費や情報通信機器等の費用負担をさせる場合、就業規則に規定する必要があります。

留意5. 社内教育の取り扱い

在宅勤務等を行う従業員について、社内教育や研修制度に関する定めをする場合にも当該事項について就業規則に規定する必要があります。

ポイントはテレワークに応じた就業規則が必要になる点です。特に労働条件については曖昧にするのではなく、明瞭に規定することが大切です。

テレワーク時の労働時間を管理する方法

テレワークではこれまでと全く違った環境で就業することになるため、労働時間の管理方法について調整し、ルールを決めておく必要があります。既存の管理方法やITツールをそのまま活用できる場合はよりスムーズに労働時間を管理できます。管理の際のポイントは「始業・就業時刻の管理」と「在席・離席確認」です。

始業・就業時刻の管理

始業・就業時刻の管理の方法としては、Eメールによる始業・就業時刻の報告、勤怠管理システムを通じた打刻、就業中に常時通信可能な状態を維持する（ビジネスチャットやウェブ会議を起動しておく）などがあります。Eメールは追加コストが発生しませんが、労働時間の集計などに手間がかかります。勤怠管理システムなら全従業員の労働時間を一元管理し、レポート出力や給与計算との連携も可能です。ただし、追加コストがかかります。ウェブ会議による常時通信は勤怠管理も兼ねられ、昨今増えている方法の一つです。

また、始業・就業時刻の管理だけでなく始業・就業時刻の変更を認める場合においてその運用ルールを決めておく必要があります。育児や介護を行っている従業員は、やむを得ない事情によって業務を中断する必要が生じる可能性があるため、これに関しても労働時間管理や情報共有に関するルール化が必要です。

在席・離席確認

在席・離席確認が徹底されていることにより、「勤怠管理が難しい」といった管理者の不安、「テレワーク時に仕事をさぼっていると思われるのではないか」「それによって評価が下がるのでは」といった従業員の不安を軽減できます。ただし、目標管理制度が適正に運用されており、リモートワーク時における仕事の進捗管理が不要な場合や専門職などに関しては、必ずしも在席・離席管理が適合しない場合もあります。

在席・離席確認に関してはウェブ会議ツールやビジネスチャットがよく利用されています。この他、スケジュール管理ツール（ビジネスカレンダー）による従業員同士のスケジュール共有、従業員の在席確認や業務状況を把握するためのプレゼンス（在席）管理ツール、従業員間で情報のやり取りをするための情報共有ツール、さらに近年では単なるプロジェクト管理だけではなく、こういった広義での労務管理を含めたタスク/プロジェクト管理ツールなどもあり、活用できます。

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テレワークに「事業場外労働のみなし労働時間制」は適用できるか否か

「事業場外労働のみなし労働時間制」とは、会社以外の場所で仕事をする場合に所定の時間労働をしたとみなす制度です。テレワークにおいては従業員が事業場外で業務に従事し、かつ労働時間の計算が困難な場合には、みなし時間により労働時間を計算できる場合があります。制度の対象となるのは所定労働時間が原則であり、所定時間を超えて労働することが通常必要となる場合には、通常必要となる時間がみなし時間となります。また、以下の要件を全て満たす必要があります（在宅勤務の場合）。

要件1. テレワークが起居寝食等私生活を営む自宅で行われること

要件2. テレワークで使用しているパソコンが使用者の指示により常時通信可能な状態をとっていないこと

• 「パソコンが使用者の指示」とは、従業員が自分の意思で通信可能な状態を切断しうることについて、使用者から認められていない状態を指す。
• 「通信可能な状態」とは、使用者が従業員に対してパソコンなどの情報通信機器を用いて、Eメールや電子掲示板などにより、随時具体的な指示を行うことが可能であり、かつ使用者から具体的指示があった場合に労働者がそれに即応しなければならない状態、つまり従業員が具体的な指示に備えて待機している手持ち状態で待機しているか、または待機しつつ実作業を行なっている状態。

要件3. テレワークが、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

• 「随時使用者の具体的な指示に基づいて行われる」には、例えば、テレワークの目的、目標、期限などの基本的事項を指示することや、これらの基本的事項について変更を指示することは含まれない。

以上の要件を満たすことで「事業場外労働のみなし労働時間制」の適用が可能です。

テレワークを運用しながら労務管理を進めることも

多くの企業では労務管理体制を十分に整えてからテレワーク導入を考えますが、整備した管理体制が実態に即したものとは限りません。そして、現在のコロナ渦のように即応しないとならないこともあります。そのため、テレワークを運用しながら労務管理体制を整備していく方法も検討すべきです。また、適切なツールを選択・導入することで労務管理をずっと楽にできます。クラウドサービスを選ぶことで即応性を上げることもできますので、テレワーク時代に労務管理のためのツール導入の検討は非常に重要なこととなります。