アステリア株式会社の遠藤秀幸と申します。自社で開発しているデータ連携ツール「ASTERIA Warp」の営業に従事しております。
令和3年度の改正により大幅に要件が見直された電子帳簿保存法が、ついに今年1月1日に施行されました。2年間の猶予期間が設けられたものの、急な対応を迫られ勝手が分からない、いまだ着手できていないという声も多く、混乱が続いています。本ブログでは、コンテンツクラウド「Box」とデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を組み合わせて、「コンテンツ管理」の延長線上で実現する電帳法対応のベストプラクティスをご紹介させていただきます。
コンテンツ管理の現状と課題
コロナ禍を経て、自宅やコワーキングスペースの活用など勤務場所が多様化し、ハイブリッドワークが加速する中、システムにはもちろん業務で利用するさまざまなコンテンツにもスムーズにアクセスできることが求められています。また、今回の法改正により、国税関係帳簿書類の保存方法が細かく規定され、コンテンツ管理の重要性がより一層高まっています。
コンテンツの管理方法は、大きく「分散型」と「集約型」の2種類に分けられます。「分散型」のコンテンツ管理は、システムごとにコンテンツを管理する方法です。社内に多数存在するシステムごとにコンテンツ保管領域を設け、それぞれ個別にコンテンツを保管します。各種クラウドサービスや社内ファイルサーバー、基幹システムなど、コンテンツの保管、保存場所や管理方法がバラバラで、必要な文書をすぐに探すことができない、ファイル取得に工数がかかる、などの課題があります。また、社内システムに社外からアクセスできない場合は、外出時や自宅作業時に必要なファイルを参照できず、業務に支障をきたすこともあります。
「集約型」のコンテンツ管理とは、多種多様なコンテンツを一箇所に集約して一つのシステムで一元的に管理する方法です。適切な検索項目を付与することで検索性が向上し、電帳法の検索要件への対応もスムーズに進めることができます。この点はコンテンツクラウド「Box」が得意とする分野であり、7段階のアクセス権限設定によりセキュリティを担保しつつ、社外からPCやモバイルでアクセスすることが可能となります。一方で、各種システムからコンテンツを集約するための効率的な仕組みが必要です。
2種類のコンテンツ管理方法をご紹介しましたが、改正電帳法への対応を考慮すると、「分散型」の場合、システムごとにコンテンツ管理の仕様や機能にばらつきがあるため、真実性の確保や可視性の確保の要件を満たす際に躓きやすい傾向があります。将来的な新しい法改正も見据えると、まず「集約型」コンテンツ管理の検討がおすすめです。
BoxとASTERIA Warpを組み合わせた「集約型」コンテンツ管理の実現方法
「集約型」のコンテンツ管理プラットフォームとして、コンテンツ単位でのアクセス権限設定や共有設定、操作ログ管理、バージョン管理などのきめ細やかなセキュリティ機能と、ファイルの属性や付加情報などを管理するメタデータ機能を備えるBoxは有効なソリューションです。
次に、コンテンツをコンテンツクラウドに集約する仕組みが求められますが、手作業では作業負荷が大きく人的ミスも起こりがちです。各システムからのファイルの受け渡し処理を個別に開発すると、コスト/工数ともに増大することが懸念されます。
そこで、データ連携ツール「ASTERIA Warp」の出番です。ASTERIA WarpとBoxと組み合わせて活用することで、各システムからBoxへコンテンツを集約させるための処理を自動化することが可能です。ASTERIA Warpを活用するメリットを3つご紹介します。
- 100種類を超えるシステムと連携が可能
ASTERIA Warpは、Boxはもちろん、データベース、グループウェア、会計/人事/労務システム、ExcelやCSVなど100以上の豊富なシステム・サービスに対応しており、連携先のシステムの追加や変更にも柔軟に対応可能です。 - Boxとのファイル連携、メタデータ付与を自動化
専用のBoxアダプターにより、フォルダの作成やファイルの取得などのファイル操作はもちろん、「可視性の確保」要件を満たすために重要なメタデータ情報の連携まで自動化することが可能です。Boxにファイルを保存すると同時に検索キーを加工し、メタデータとして付与するプロセスはASTERIA Warpが代行するため、従来の業務プロセスを変えずに電帳法対応することができます。 - ノーコード開発でスモールスタートが可能
Boxをはじめ、さまざまなシステム・サービスとの連携処理を機能ごとに一つ一つの“アイコン”として用意しており、高度なプログラミング知識がなくてもGUI上でアイコンを並べるだけで簡単に連携設定ができます。ノーコードでスピーディーに開発ができ、月額3万円～のスモールスタートでご利用いただけます。
シーン別活用例 - Box + ASTERIA Warpで電帳法対応
ここからは具体的な活用例をご紹介します。基幹システム、メール、電子サインとの連携など、特に悩まれがちなシーンでの電帳法への対応策をご紹介します。
基幹システムと連携した電帳法対応
基幹システムで管理しているコンテンツをBoxで管理したいという要望は多く聞かれます。さらに、基幹システムで保持しているデータベースのレコード情報をBoxのメタデータに付与して、コンテンツとデータを紐づけて管理したいといった要望を耳にすることもあります。
ASTERIA Warpを活用すると、基幹システムからコンテンツとデータを取得してBoxの任意のフォルダに保存し、同時にデータベース内のレコードデータを取得してBoxのメタデータとして付与するプロセスを自動化することができます。ファイル名の変更やBoxのフォルダの作成もフレキシブルに対応可能です。
メールサーバーと連携した電帳法対応
改正電帳法で、メールなど電子取引における電子ファイルの保存が義務化されました。電子メールで授受している請求書や領収書の電子保存が義務化されたということになります。メールは各々の担当者で管理し利用しているツールであるため、電帳法要件に沿った対応を徹底することが困難なため、対応漏れが多くなることが懸念されます。
ASTERIA Warpでは、メールサーバーと連携することで、受信したメールの添付データやメールアドレス、件名、本文などの情報を取得することができます。差出人アドレスや件名など、予め指定した条件に合致した場合に受信メールの添付ファイルをBoxに保存することはもちろん、取得したデータをもとに別のデータベースを参照して必要な情報をメタデータとして付与するといったことも容易に実現できます。
電子サインシステムと連携した電帳法対応
契約業務の電子化は、コロナ禍でデジタル化が大きく進んだ分野の一つです。さまざまな企業で電子サインが導入され、契約書は紙から電子ファイルへの移行が加速しています。電子化された契約書も電帳法に則った管理が必要となりますが、電子サインシステム単体では保存期間の要件や検索性の要件を満たすことが困難な場合があります。また、契約書類を複数のシステムで管理することは、情報ガバナンスの観点でも望ましいとはいえません。
ASTERIA Warpは電子サインを含む多様なクラウドとのAPI連携が可能です。手続きが完了した契約書ファイルを電子サインシステムから取得してBoxへ保存、取引先名や契約日を取得してBoxのメタデータとして付与、さらに契約手続きに関わった担当者に保管したファイルの共有リンクを自動で通知することも可能です。
まとめ
電帳法対応を効率的に進めるためには、まず、コンテンツの管理を見直すことが重要です。「集約型」のコンテンツ管理を選択することで、運用効率の面だけでなくガバナンス面でもスムーズに電帳法対応を進めることが可能です。そして、コンテンツを効率的に集約するために、多様な連携先を誇るデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を活用することで、あらゆるシチュエーションに柔軟かつ迅速に対応することができます。 「電帳法対応」に関わるコンテンツの保存、検索性の向上といった処理を自動化できるため、業務プロセスを変更する必要もありません。
デジタル化が加速する中、今後どのような要件で、どのくらいの量のコンテンツを管理する必要があるのかを推測することは不可能です。そのため、容量無制限で検索要件を満たすメタデータを効率良く付与できるコンテンツクラウド「Box」と、ノーコードでさまざまなシステムと連携できる「ASTERIA Warp」を組み合わせることが、電帳法対応のベストプラクティスといえるでしょう。
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