最近よく聞く電子帳簿保存法って何？
そのポイントや改正などについて解説

紙の書類から電子帳簿保存への移行は、業務効率化などさまざまなメリットをもたらします。電子帳簿保存法は経理部門だけでなく企業全体のお金やガバナンスに関わる制度だからこそ、理解を深める必要があるでしょう。本記事では、電子帳簿保存法の概要や2022年1月に施行された改正法に触れ、電子化するメリットについても解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税庁が1998年7月から施行された「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」を指します。その名のとおり、企業の決算書類や帳簿などの電子データの取り扱い方について定めた法律です。

会計帳簿や請求書、領収書などの書類は、決算後も一定期間保存することが義務付けられています。これまでは紙の書類をファイリングして何年も残さなければならなかったため、文書管理や保管スペースの確保などの整備が必要でした。ところが、電子帳簿保存法が制定され、パソコンで処理した会計関連書類は紙に印刷せず、電子ファイルのまま保存できるようになりました。また条件はありますが、取引先からの請求書や経費精算で必要な領収書などもスキャナ保存が可能となりました。

電子帳簿保存法は時代に合わせて法改正を行っており、2022年1月施行の改正法では電子取引データの保存方法などの内容が新たに盛り込まれています。

電子帳簿保存法について知る必要性

電子帳簿保存法は、企業へさまざまなメリットをもたらします。ただ、従来の業務を根本から見直して新しい方法を採用するに当たり種々の障壁があるかもしれません。しかし、政府が推進するDXの1つとして電子帳簿保存に切り替えることは、経理部門だけでなく、ほかの部署の社員にとっても有益です。デジタル技術を取り入れることにより、従来の業務の効率化や生産性向上が期待できるため、積極的に電子帳簿保存法について理解を深めていく必要性があるでしょう。

業務の効率化

例えば、経費精算について疑問が生じた時は、領収書をさかのぼって照合する作業が必要です。領収書は取引先によって書式や大きさが異なり、紙質などもまちまちです。それらをまとめて日付順に通し番号を振り、証憑書綴に貼り付けて保管するケースが多いものの、もし日付を間違えて貼っていたら、探す時間と手間がかかります。

領収書に限らず、他の書類も大量にある紙の書類の中から、該当の書類を探し出すためにはマンパワーに頼らざるを得ません。また、テレワークで探すということもできません。しかし、紙の書類をスキャンして電子データ化しておけば、日付や取引先、品名、金額などの情報を指定して探せ、検索性が格段に上がり業務の効率化や働き方の多様化につながります。

コスト削減

書類を紙ベースで保存するのには、保管スペースや保管期限の過ぎた文書の安全な破棄など、書類管理にコストがかかります。請求書をペーパーレスにしてデジタルデータで送信すれば、印刷や郵送に係るコストも不要です。多岐にわたる会計帳簿も電子化を進めることで用紙や印刷インク、ファイルやキャビネット、保管のための倉庫などが必要最低限で済みます。

紙書類を保存するリスクの回避

実は紙文書は多くの人が想像しているほど安全なものではありません。紙の書類は、誰かが持ち出したり改ざんしたりする可能性があります。また、災害等で消失するリスクも存在します。電子データ化してアクセス権を設定しておけば、紛失や消失、悪意を持ったデータの書き換えなどを防止できます。

テレワークの推進

出張旅費や消耗品購入などの経費精算において、紙の申請書に記入して原本を経理担当者に提出しなくても、ファイル添付や共有などで簡単に送受信できます。オフィスでなくても簡単に経費精算などが処理できるため、経理担当者のテレワークを推し進めることも可能となります。

電子帳簿保存法のポイント

電子帳簿保存を採用するに当たっては、事前準備が不可欠です。いきなり導入するのではなく、法律で定められたルールに則った運用が求められます。条件を満たしていないと電子帳簿保存法が適用されないため、要件をしっかりと理解する必要があります。また、要件が変更となることもあるため、アップデート情報にも配慮してください。

対象となる書類例

電子帳簿保存法の対象となる書類は国税関係帳簿だと「総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・仕入帳」など、決算に関係する国税関係書類だと「貸借対照表・損益計算書」などがあります。また取引関係書類と呼ばれるものに「請求書、納品書、見積書、領収書（の控え）」があります。手書きの総勘定元帳や領収書などは対象外であるため、注意が必要です。

対象の保存方法と要件

対象の保存方法は、2つに大別されます。1つは、「電磁記録的（電子データ）保存」で主に経理・会計システムなど印刷せずサーバーや記録媒体に保存するものです。国税関係帳簿と国税関係書類、自社が発行した分の取引関係書類が該当します。もう一方は「スキャナ保存」で、取引先から受け取った納品書や見積書、領収書などはスキャンして電子化し保存します。

スキャナ保存には、真実性と可視性の確保の観点からいくつか要件が定められています。一例を挙げると、入力期間は領収書・受領書の受け取りから7営業日以内や入力者及びその監督者の情報が確認できるようにしておくこと、さらに国税関係書類の帳簿と相互に関連性が確認できるようにしておくことなどがあります。

適用を受けるための手続き

電子帳簿保存を実施するには、開始予定の3ヶ月前までに専用の申請書を提出し、所轄の税務署長の承認を受けなければなりません。この際、審査の要件となるのが真実性、視認性、検索性の確保です。電子データ保存あるいはスキャナ保存なのか、また帳簿や書類の種類など適用する書類について明らかにしておく必要があります。

電子帳簿保存法の改正について

電子帳簿保存法は、これまで時代やデジタル技術の変化に合わせて法改正が行われてきました。そして、2022年1月から改正法が施行されます。大きな変更点として、前述した所轄の税務署長からの事前承認が不要となります。これにより、事前の手続きなしに電子帳簿の保存ができ、ペーパーレス化を促進させるねらいがあります。

また、スキャナ保存のデータは受け取って3営業日以内に自署とタイムスタンプの処理が必要でしたが、この要件が緩和され、訂正や削除の履歴が確認できればタイムスタンプが不要となります。つまり、企業で偽造や不正を防止するための策が講じられ、操作履歴が客観的に検証できることを重視する流れになります。さらに、検索項目が「日付、取引先、金額」へと簡素化されるため、事務処理の負担軽減が期待できます。

事前承認を廃止した代わりに、電子保存すべきものを紙のまま保管したり、隠蔽や偽装などの不正が認められたりした際は、重加算税が課されるなど罰則規定が強化されています。

まとめ

電子帳簿保存法はペーパーレス化やテレワークなどさまざまな時代の変化に合わせて改正されています。企業にとって、コストダウンや業務効率向上など多くのメリットが享受できます。また、取引相手から電子データでの請求書発行を求められることも増えるため、いつまでも未対応というわけにもいかないでしょう。さまざまな要件は、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば解決が目指せます。その際のポイントは、文書管理やコンテンツ管理がベースに必要となることです。電子ファイルが基本となるため、真実性の担保や検索性の担保、法定保存義務等の要件はまさにコンテンツ管理の要件でもあります。2022年1月の法改正で税務署長の事前承認が不要になればさらに電帳法対応のメリットが大きくなるため、これを機にコンテンツ管理の導入も進めてみてはいかがでしょうか。