変わりゆく働き方― 働く場所・時間、働き方をもっと自由に

Boxのブログシリーズ「Work Unleashed〜枠にとらわれない働き方」へようこそ。このシリーズは、Boxの経営陣やお客様との会話をきっかけとして執筆された、働き方の「ニューノーマル」に関するブログ記事を集めたものです。チームメンバーが時間や場所に縛られずに最高の仕事ができる環境を作るためのヒントをご紹介しています。新しい働き方を検討されている、あらゆる企業・組織の皆様にお役立ていただければと思います。

たった数週間の間に、働き方は大きく変化しました。世界中でリモートワークが進み、業務の分散が起こっています。あらゆる組織が少なくとも何らかの変化を経験しているはずです。私たちBoxのサービスは、世界中の10万近くのお客様、数百万のユーザーの皆様にご利用いただいています。私たちは、新しい働き方が「ニューノーマル」になる世界とは実際にどのようなものか、その世界において私たちはどのような行動を取るべきかを明らかにしたいと考えました。

そこで、Box のデータサイエンス部門では、Boxの利用パターンに関する大量のデータの分析を行いました。データは完全に匿名化されたものです。これまでの分析結果から、業界や国・地域の違いによる差異はあるものの、明確な現象が形成されつつあることがわかってきました。

1. 就業時間の変化：かつての一般的な就業時間(例えば午前9時から午後5時)以外の時間に働くケースが増えている。自宅では育児その他の役割もあり、在宅勤務によって1日の時間を柔軟に使えるようになっている。
2. オンラインコラボレーションの活発化：オンラインでのドキュメント共有とコラボレーションは、離れた場所にいるチームメンバーが互いにつながり、プロジェクトを進めるための新しい手段として、利用される機会が増えている。
3. 複数のアプリを組み合わせて利用：ビデオ会議、チャット、メッセージングのアプリを介したリアルタイムなコラボレーション、クラウドによるファイル共有は、これまでも利用されていた。リモートワークが常態化するにつれ、複数のツールを使うケースがこれまで以上に増えることがわかった。

それでは、データを詳しく見ていきましょう。

就業時間の変化

休校中の子供と過ごす時間が増えたり、家族の世話をしたり、通勤の必要がなくなったりした結果、就業時間の「フラット化」が進んでいます。いつでも仕事ができるようになったことで「仕事の時間」と「家庭の時間」の境界が曖昧になってきています。

下記のグラフは、Boxのユーザーがコンテンツにアクセスした回数に基づき、就業時間が昨年と比較してどのように変化したかを示したものです(タイムゾーンを考慮し、測定は米国太平洋時間のユーザーに限定しています)。アクセスは、グラフの両端(早朝と夜間)で増加しており、昼食まで、および昼食後のコアタイムでは減少していることがわかります。このことは、従来の就業時間外、すなわち、多くの家庭では子供の就寝時間に働くケースが増えたことを意味します。また、興味深いことに、昼食の時間帯でも仕事が途切れずに行われていることもわかります。

今のところは多くの業界で同じような現象が見られますが、中には劇的な変化が起きている業界もあります。Box上のファイル閲覧数を比較すると、全体では、午後5時から午前9時までの時間帯(一般的な就業時間外の時間帯)の閲覧数が、前年比20%増となっています。業界別で見ると、上記の時間帯の伸び率が最も大きかったのは、運輸・物流、工業製品・自動車、プロフェッショナルサービス、公共機関、消費財・小売でした。

米国における在宅勤務の開始時期は州によって異なり、州ごとの政策の施行と大きく関係していることがうかがえます。ユーザーがどこからBoxにログインしたかを分析することで、仕事をする場所の変化が明らかになります。

米国で新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の罹患者が最初に見つかったワシントン州では、まず、通常勤務するオフィスからログインするユーザー数が減少しました。3月の第1週には、ユーザーの20%が通常勤務するオフィス以外の場所からログインしており、在宅勤務を開始したことが推測できます。3月の第3週には、ワシントン州のユーザーの50%以上が、通常勤務するオフィス以外の場所からBoxにアクセスするようになりました。下記に示すように、他の州でもワシントン州を追うように同様の変化が見られます。

世界に目を向けてみると、最初にCOVID-19の影響を強く受けたイタリアは、当然のことながら、在宅勤務に一斉に移行した最初の国であることがわかります。

オンラインコラボレーションの活発化

チームの分散化が進む中、企業においては、デジタル業務およびオンラインでのつながりを維持することが、業務を遂行するうえでますます重要になっています。リモートワークが推奨されたことでオンラインコラボレーションが促され、2020年2月の後半2週間と3月後半の2週間を比較すると、コラボレーションが19%増加しました。コラボレーションのこのような活発化は、企業内だけでなく企業間においても増えており、この傾向は多くの業界に当てはまります。

コラボレーションの増加が最も顕著だったのは、COVID-19および公衆衛生への対応の中心となっている業界です。州政府や地方自治体における増加率が最も高く、2020年3月に送信されたコラボレーションの招待数は、前月比142%増となりました。同期間で他に大幅な増加が見られたのはヘルスケアおよびライフサイエンス業界で、それぞれ30%増、 27%増という結果でした。

Boxを利用する目的が必ずしもCOVID-19対応でない業界であっても、2月から3月にかけてのコラボレーションは増加しています。例えば、マーケティング・広告19%増、メディア・エンターテインメント15%増などがこれに該当します。

次に、どのような種類のファイルが共有されているか、コラボレーションに利用されているかを見てみましょう。Box上に保存されているファイルの種類トップ10を業界別にまとめたものを以下に示します。PDFのように全業界で広く使用されているものもありますが、業界ごとに特有の種類のファイルがあることもわかります。例えば、X線画像などに使用されるDICOMは、遠隔医療を行う医療機関で共有される機会が増えています。また、AEC(建築・エンジニアリング・建設)業界では、大容量のCADファイルの保存先としてクラウドへの移行が進んでいます。

複数のアプリを組み合わせて利用

このような状況下で、Zoom、Slack、Microsoft Teams、Cisco WebExなどのデジタルコミュニケーションツールの利用が増えていることは言うまでもありません。ホワイトボードを使った議論やドキュメントへのマークアップといった物理的な手段の代わりに、オンライン会議などのデジタルな方法を駆使したコラボレーションが求められています。

コラボレーションの手段をデジタルに移行するために、メッセージング、ビデオ会議、編集などを目的としたこれらのツールを統合するBoxの利用率は、業界を問わず上昇しています。

Boxの統合機能のうち、利用率が特に大きく上昇したのがSlackやMicrosoft Teamなどのメッセージングツール、および、ZoomやCisco WebExなどのビデオ会議ツールです(下図参照)。上記と同様に2月と3月のデータを見ると、統合機能の利用率は、メッセージングツールで84%、ビデオ会議ツールで71%上昇しています。

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まとめ

今後数週間、数か月の間に、前述の傾向はどのように推移するでしょうか。興味深く見守りたいと思います。いずれソーシャルディスタンスがゆるやかになり、私たちは徐々に日常を取り戻していくでしょう。ただ長期的には、現在みられる新しい働き方の多くの部分はこのまま浸透していくであろうと考えています。

毎日オフィスに通って9時から5時まで仕事をするという従来の働き方が、ごく短期間で、いつでもどこからでも仕事ができる柔軟なものに変化したことは驚くべき現象です。地理的に分散したチームメンバーがオンラインで共同作業を行うことは、多くの業界・企業で現実となっており、そういった業務環境を支援するテクノロジーはすでに整っています。

働き方の未来が今まさに現実になろうとしています。Boxは、今後もこの流れを追い続け、新しい働き方のスタイルに関する洞察を発信していきます。

※このブログはBox, Inc公式ブログ（https://blog.box.com/）2020年4月16日付投稿の翻訳です。
著者：Box, Inc. データサイエンス部門