業務効率化に効く！Boxの使い方

ファイルサーバーやNASでファイルを管理する際のデメリットは、ストレージ容量に制限があることです。最近では、高解像度の動画や写真など大容量ファイルを扱う業務ケースも多く、この制限が業務上の課題となっています。

Microsoft 365やキントーン、セールスフォースなどのクラウドでも同様に、管理できるファイルの容量上限が設定されており、超過すると追加費用がかかることが一般的です。この制限によりユーザーは不便を感じることがあります。

提案書、製品カタログ、販促用ポスターなどのコンテンツを、社外関係者も含めた複数のメンバーで分担し制作するケースはよくあります。このとき、ドラフト版や修正版など、多くのファイルバージョンを共有して進める必要があります。

ファイルを共有する方法として、添付メールがありますが、複数のメンバーが高い頻度でファイルを送り合うと、最新版のファイルがどれかわからなくなり、先祖返りのようなミスが多発します。作業効率が落ち、生産性も下がります。

「アクセス権限を追加して」「誤削除したデータを復元して」「故障したので修理して」など、ファイルサーバーの運用に携わる情報システム担当者は、ユーザーから日々寄せられる依頼に追われて、その負担は無視できないものとなっています。

ファイルサーバーのストレージ容量を監視したり、バックアップ作業を定期的に行ったりするのも、情報システム担当者の仕事です。管理対象のストレージは増えていく一方で、そのコストも大きな負担となっています。

営業担当者は、商談先から重要な資料や顧客情報などにアクセスしなければならないことがありますが、社内にいる誰かにファイルを添付メールで送ってもらったり、パソコンを開いてVPN接続をしたりという手順では、生産性が低下します。

忙しい営業担当者にとって「時間」は重要なリソース。場所を問わずストレスなく最新情報にアクセスできるIT環境を整え、会社に戻らなければできない仕事を減らすこと。これが、商談の成功率を高めるカギと言っても過言ではないでしょう。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が毎年公表している「情報セキュリティ10大脅威」において、「ランサムウェアによる被害」は、2021年以降、4年連続で1位となっており、今や誰が標的になってもおかしくはない状況となっています。

ランサムウェアを誤ってパソコン上で実行してしまうと、パソコン内のファイルだけでなく、Windowsシステム経由でつながっているサーバー内のファイルも暗号化されてしまいます。復号化と引換えに身代金を要求されるのが典型的な被害です。

オフィスが狭く感じる理由。それは、長年に渡り紙文書による業務を継続してきたことが原因かもしれません。キャビネットは書類でいっぱい。棚にもファイルが隙間なく並び、机も資料が山積み。スペースが無駄に使われてしまっています。

オフィススペースをもっと有効活用するには、ペーパーレス化が有効です。紙の書類を電子化すれば、保管場所が空くだけでなく、業務の効率化、印刷代や郵送費などのコスト削減、情報検索性の向上といったさまざまなメリットを享受できます。