お客様事例｜学校法人梅光学院

山口県下関市にあり、幼稚園、中学校・高等学校、そして大学まで、1500人以上の生徒等が通う総合教育機関である梅光学院は、各部門ごとの情報共有、データのセキュリティに課題を抱えていた。これらの課題を解決するためにBoxを導入、教職員のワークスタイルの改善、学校の情報管理におけるセキュリティの向上、そしてタブレットを使用したプログラムの提供に利用しようとしている。

個人や部門に情報が滞留し、引継ぎや共有に課題を抱えていた

壇ノ浦、巌流島など日本の歴史を作ってきた本州最西端の町、山口県下関。その中心地にある梅光学院は、幼稚園、中・高、そして大学、大学院まで、1,500人以上の生徒等を抱える総合的な教育機関だ。アジア圏の語学教育や国際的に通用するビジネスパーソンの育成を掲げ、専攻を持つ中国や韓国、そして英語圏を含めた留学率はほぼ100%と国際人の育成に力を入れている。またここ数年大学の入学生の人数が増え、山口県から40％、福岡県から40％、その他から20％と学区域も広がっている。また西日本初の文系で博士課程を設けている西日本注目の大学だ。

そのように拡大を続ける梅光学院では、部署や個人ごとの仕事の進め方が大きな問題になっていた。「教職員の仕事の進め方は極めて後進的でした。各部署や各自が自分の仕事をかこってしまい、引き継ぎや共有が上手くできていませんでした。非常に悪い言い方をすれば、個人や組織がもつナレッジのタコツボ化が進んでしまった。これをなんとかしなければならないという思いから、Boxの導入に踏み切りました」と語るのは、学校法人梅光学院 理事（統轄本部長・文学部学部長兼任）の只木徹氏である。

大学をはじめとして学院全体を改革して、さらなる進歩を遂げなければならないときに組織的な情報管理ができていないというのは梅光学院にとって大きな問題であった。

そしてセキュリティ、これは物理的にも、ソフト的にも問題があった。物理的には学内にサーバーを置いていたため、例えば一日中冷房をつけていなければダウンする可能性があるとか、バックアップをどのようにすべきであるか、サーバーを置いてある部屋をどのように安全に保つか、といった問題があった。ソフト的には、情報漏洩やウィルスなど、通常のセキュリティの危険にもさらされていた。

教育機関で必要な機能を兼ね備えたBoxを選択した理由

梅光学院ではこれらの課題を解決するために世界中の教育機関で使われている、コンテンツ・マネジメント・プラットフォームのBoxの導入に踏み切った。

「Boxを導入した一番の理由は、フォルダやファイルごとの権限設定が細かくできることがあります。人の役割やファイル・フォルダの用途に分けて7段階で権限設定ができる。個人的な目的でDropboxを使っていたので、導入にあたって１つの選択肢として検討しましたが、この部分ではBoxに分がありました」と只木氏は語る。「また容量無制限というのも大きかった。今後動画でレクチャーを行ったり、様々なデータを保存する必要が出てくる可能性があるため、容量を気にした運用はしたくなかった」

もちろん、導入にあたって全てがスムーズに進んだ訳ではない。「Boxを導入して想像と違ったことは、ファイル管理の方法です。通常のファイルサーバーでは、フォルダーをカスケード方式、つまりピラミッド型で管理しますが、Boxはそのような思想に基づいていない。もちろんファイル構造をつくることは可能ですが、Boxもあまり勧めていない。基本検索を中心とした管理になり、他人から共有されたフォルダーは全てルートに入る。これはピラミッドの上位にあたるシステム管理者、もしくは下位のエンドユーザーにとっては問題ないが、中間管理職は若干の混乱がありますね」と只木氏は語る。

「教職員や学生は、従来まであった学内のサーバーの代替品の安全なデータの保管庫としてBoxの利用をはじめました。職員間では会議のペーパレス化、といったことにもチャレンジしています。中・高はタブレットを全校導入しているので、ここでBoxの出番は増えるはずですよ。将来的に生徒1人1人のアカウントをつくり、タブレットで教材などを共有するようなこともできるのではないかと考えています。また幼稚園では写真を市販のハードディスクに保存しています。そして保護者が購入できる写真はいまだに紙にプリントした写真です。そこで園内の様子を撮影したビデオを保護者に共有したりもできるのではと考えています。これはセキュリティがしっかりしていて、容量無制限のBoxならではですね」と語るのは、梅光学院の統轄本部次長である西村正和氏だ。

Boxを使うということは、単なるツールを使うということではない

西村氏は続ける、「Boxのようなクラウドサービスを使うということは、マインドチェンジを求められます。自分の手元にデータがない訳ですし、ユーザーインターフェースもウェブをベースとしたものです。データを探すのもフォルダを辿っていくのでなく、検索で探します。学校関係者が必ずしもPC操作に長けているわけではないので、苦労する人も多いかもしれません。さらに我々は学内のファイルサーバーとメールシステムを一度に「Box + Microsoft Office365」に切り替えましたが、コンピュータリテラシーが低い人は戸惑うことも多いでしょう。ただ、これは梅光学院がさらなる国際化に進むために、必ず通らなければならない道です。業務の効率化やセキュリティという観点だけでなく、梅光学院の教員や学生が、海外の研究者や学生とコミュニケーションする際、これら最新のソフトウェアやプラットフォームを全く知らないというわけにはいきません。多少の負荷があるとしても、マインドチェンジが求められているのだと思います」。

「クラウドサービスは、今後社会インフラになっていくと考えています。Boxには、このサービスを電気・ガス・水道同様、社会インフラとしてとらえ、今後も安定したサービスを提供いただきたいと考え、大きく期待しています」、と只木氏と西村氏は口を揃えた。