Box Platform による課題解決と社内利用環境提供までの軌跡[BIPROGY様 発表事例]

Box Platformによる課題解決と社内利用環境提供までの軌跡

2019年にBoxを導入し、社内での利活用が進むなかで、新たにBox APIの利用希望が出てくるようになりました。そこで情報システム部門として、社員がBox APIを利用できる環境を整備。利用を希望する部署が簡単に開発・導入できるように、申請や運用のルール作成に取り組みました。その中から出てきた5つの課題と、その解決策について、またBox APIによって、新たにどのようなことができるようになったのか。具体的な活用事例を紹介します。

BIPROGY株式会社　情報システムサービス部 企画室 企画課　早川 良太さん　東海 薫さん

カスタムアプリを介してBoxを利用するためにBox Platformを活用

当社では、2020年4月にBoxを本格利用しはじめ、当初は51％だったアクティブユーザー数の割合は、現在、90％以上になりました。ほぼ全社員がBoxを利用している状況になっています。また、2020年10月にはBox APIを使用して、カスタムアプリがBoxへアクセスするための仕組みである「Box Platform」の活用を開始しました。これは、Boxの利活用が進み、「契約書などの証跡文書をBoxに自動格納したい」「システムからBoxのコンテンツを操作したい」という社内の要望に応えるために実施したものでした。

Box Platform とは：カスタムアプリやシステムから API を利用して直接 Box を利用・操作するための仕組み

Box Platformの利用希望の増加とともに生じた5つの課題を社内ルール策定で解決！

Box Platform提供開始当初、Box APIを利用したいという部署に個別対応を行っていました。そのため、Box APIの利用希望が増えてくると、提供情報にバラツキが出たり、利用説明に時間がかかるといった課題が生じました。そこで、Box Platformの利用ルールを策定し、これを社内に周知することにしたのです。

ルール策定にあたっては、5つの課題の解消に配慮しました。その課題とは「1.情報システム部門がすべてのアプリの開発／導入／管理をすることが困難なこと」「2.正しい利用方法がわからず誤った権限を設定する可能性があること」「3.情報システム部門では部門ごとの費用対効果を算出できないこと」「4.リソース量で費用が変動するため、費用概算を把握できないこと」「5.Box Platformの利用開始までに認識・対応してもらうことが多数あること」です。

各課題については次のような対策を講じることで、解決を図りました。その方法とは、「1.利用希望部署が開発・導入することのルール化」「2.Boxカスタムアプリの作成手順のルール化」「3.利用希望部署が費用対効果を算出し費用申請することのルール化」「4.リソース量ごとの社内単価の設定」「5.Box Platform利用ルールを社内のBoxポータルに公開」です。

Box Platformの利用事例「A2BOX」

Box Platformの利用事例のひとつが「A2BOX」です。これは、社内の公式文書をBoxに自動で格納し、適切な権限をもつ利用者が参照・検索できるシステム です。これまでは、社内の承認を受けた契約関連の保管場所が定まっていなかったり、年度が変わると過去の契約書ファイルが見られないという課題がありました。そこで、過年度のファイルを含めたすべての契約書をBoxに保管し、自動で適切な権限設定をする仕組みを構築。Box APIでワークフロー承認された契約ファイルが日次でBoxに保存されるようになりました。また、月次で更新される担当者情報をもとに、適切な社員が契約関連ファイルを参照できるようにしています。それによって、散在していた文書をBoxに統一し、適切なフォルダで管理できるようになりました。作業を自動化したことで、フォルダ体系の変更や権限変更にかかる手間を大幅に削減することができました。

Boxは使えば使うほど、色々な機能があることがわかります。その機能を最大限活用するにはWebブラウザ版のBoxを使うことが求められますが、そうなると人の手を介さないわけにはいきません。だからこそRPAやAPIの活用が重要なポイントになると考えています。APIを駆使することは簡単ではないですが、まずは小さなところから自動化を検討していただきたいと思います。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。