オンライン・バックオフィスの作り方教えます。Boxを活用して郵送物・押印・紙の処理を極限まで削減！[ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ様発表事例]

Box Customer Award Japan 2021にて、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社様に発表いただいた活用事例をお届けします。
バックオフィス業務をリモートワークに移行するには、オフィスに届く郵送物の処理を電子化する必要がありました。ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズでは「ファイルリクエスト」「Box Relay」を使い郵送物の電子化＆ワークフロー化を実現。
また、パートナー企業との取引量増加による事務負荷の増加も課題でしたが、Box、Excel、電子署名サービスを上手く組み合わせることで低コストで解決。
具体的な機能と使いこなし方をご紹介します。

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社　経営管理部 経営管理部長　池田 稔さん

リモートワークを妨げるのは主に「紙」　BoxとCloudSign活用で電子化へ

2020年4月、緊急事態宣言の発令に伴い、全社員が原則リモートワークとするように号令がかかりました。しかし、バックオフィスのメンバーはオフィスに郵送で届く請求書等の対応や紙の文書への押印依頼対応のため、毎日オフィスに出社して業務を行っていたのです。
現在はバックオフィス業務はBoxと電子契約サービスのCloudSignの組み合わせでほぼリモートワーク化が実現しており、総務担当の出社は週2回、経理担当は月に1回程度になりました。具体的には、まずオフィスに届く請求書等の対応は、取引先に電子化を交渉。すでに電子化している請求書もメール添付ではなく、Boxのファイルリクエスト機能で直接Boxにファイルを納められるよう交渉しました。請求書の電子化に対応してもらえないケースでは、出社した社員が郵送で届いた請求書をPDF化しBoxに保存すると、Box Relay機能で自動的に各部署に通知がいき、担当者が承認すると経理担当者に通知がいく、というように社内の処理が全てBox上で完結する仕組みになりました。出社担当者が請求書がどの部署のものかを把握するため、Excelで管理表を作り判断できるようにしています。
また、社内の決裁文書の回覧もBoxのタスク機能とCloudSignを使って電子化。そしてパートナー会社にコンサルティング業務を発注する取引では、見積の依頼から注文請書を受領するまでの手続きをBoxを使って一つのExcelファイルでやり取りし、最終的にCloudSignで署名することにより、取引全体の電子化を実現しました。これらの結果、会計処理の証憑類は原本が紙の場合も含めすべてBox上に電子ファイルで保管することができました。

ITツール導入のために業務フローの見直しを

来年から電子取引制度の強制適用が始まるので、証憑を電子化する際に「タイムスタンプの付与」「検索の要件」を今の業務プロセスに追加するように見直すことや、何らかのITの導入を行うことを考えています。これが対応できれば証憑を印刷、ファイリングする作業をなくすことができ、リモートワーク率が高まるので、社員の出社時間や交通費が削減できるうえ、社員の満足度の向上も見込めると思います。今回ご紹介した事例は、Boxの基本機能と電子署名サービス、Excelだけで実現可能な構成です。ただ、こうしたITツールを導入したことより、まずは請求書が届く流れを把握することや、パートナーにメリットのある仕組みを考え抜くこと、取引先と電子化について地道に交渉することなどが、バックオフィスのDX化の成功の肝だったのではないかと思っています。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2021年10月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。