Box Platformを利用したワークフローシステムや
現場社員が主導する業務効率化[日立金属様の発表事例]

Box Customer Award Japan 2021にて、日立金属株式会社様に発表いただいた活用事例をお届けします。
日立金属グループでは昨年のCustomer Award 特別賞「Best Team」受賞を受けて、さらなるBox利活用を進めてきました。
今年は社内公募を実施して、ユーザ部門からも事例を募集。システム部門に頼らなくてもユーザ自ら考え実践し効果を上げている事例と、全社活動として取り組んでいるBox Platformを使ったワークフローシステムの山あり谷ありの展開と実績、FAX受信の集約化についてご紹介いたします。

日立金属株式会社　情報システム本部企画部 主任　大越 久仁江さん

Box Platformを使ったワークフローシステムを自社開発

Box Relayを使ったハンコリレーが進みましたが、フォルダに編集権限がないと捺印できない、承認中ファイルを第三者が書き換えできてしまうなどの課題がありました。そこで、Box Platformを利用したワークフローシステムを開発。申請者・承認者がワークフローアプリにアクセスして承認フローを回す仕組みで、承認中ファイルは承認者のみアクセス可能とし、また申請者が指定した場合のみ、申請者が持つ権限の範囲内へ承認完了結果を自動コピーする機能を付加。これによりファイルのアクセス権を意識する必要がなくなりました。また、システム定着化のための活動も実施。ボトムアップで推進しようとしましたが承認する管理層の反対にあったため、経営会議での審議の上、社長からの推進指示のもと管理職向けの説明会を開催し、利用実績はぐっと増えることになりました。

受信FAXを自動振り分け

メールアップロードを利用して受信FAXを自動的にBoxに保存する仕組みをさらに進化させました。受信機能をセンタ化し、Power Automateを利用して発着信番号でフォルダ振り分けとファイル名変換を組み込むことで複合機を大幅に削減することができました。

社員発信の事例：工数やメール誤送信の減少を実現

社内公募事例の1つ目は「チームHP作成による情報共有とBox連携」です。従来は大量の紙申請、紙回覧で管理していましたが、Boxに格納するなど電子化し、SharePointからアクセスさせることでチーム共有を推進。在宅でも必要な情報へのタイムリーなアクセスを実現しました。2つ目は「製品含有化学物質データのBox共有化による情報公開」です。従来は該当データの調査依頼と回答をメールベースで行っていましたが、Boxに公開用データを準備し、社員や販社の人が最新版をダウンロードできるように運用を変更。その結果問い合わせ応答が減り、工数やメールの誤送信リスクが削減できました。

データは「配る」から「共有」へ

Box導入後はテレワークが浸透し、紙情報の電子化で自身が受益者となることが理解されるようになりました。また、BoxとMicrosoft 365の組み合わせにより、自ら考えて業務改善できるという意識も浸透していると感じています。今後は、より機能の多いWeb UI利用の浸透を進め、Boxを使い倒し、製造職場でのDX支援や、ペーパーレス・ハンコレス化による事業のスピードアップなどを実現できればと思います。

発表の動画、発表資料全編はこちら

記載されている数字や登壇者の肩書きは2021年10月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。