Boxを活用し、みんなで取り組む日立金属のDX
[日立金属様 発表事例]
Boxを活用し、みんなで取り組む日立金属のDX
当社は、Box導入から５年目を迎え、１万ユーザーの利用率は9割となり、Boxはもはや共通インフラとなりつつあります。今回は、「Boxを活用し、みんなで取り組むDX」として、「Box Platform、APIを活用した自動化、処理の厳密化」、「本社、移転に伴うペーパーレス化の取組」「利用ユーザーが主体的に動いたBox利用推進」の活動や事例を紹介させて頂きます。
日立金属株式会社 情報システム本部企画部 主任 大越 久仁江さん 主任部員 佐藤 康之さん
業務改善・標準化の推進にBoxを活用
当社では、働き方改革のプラットフォームとして、2018年度より全社的にBoxを導入しました。間接業務にまつわる労働時間の短縮などを目指した「間接業務改善プロジェクト」の土台として活用をしてきた結果、いまではBoxは我々にとってなくてはならない存在になりました。
Boxの利用が広がると、管理レベルを向上させるため、Boxのフォルダやコラボレーターの情報をデータで取得したいという声が、社内から寄せられるようになりました。そこで、Box Platformを活用し、運用管理ツールを開発しました。これは指定のフォルダ情報やコラボ情報をExcelファイルで出力することや、出力結果を書き換えてアップロードすれば更新することができるものです。利用者はタイムリーに情報を得ることができ、管理負担の削減に貢献しています。なお、データの取得は利用者権限ごとに細かく設定されているため、安全性が担保されていることもポイントの1つです。
Boxの得意分野！ ペーパーレス化で“小さな本社”を実現
小さな本社を実現するために既存文書の電子化に取り組みましたが、ここでもBoxが活躍しています。電子化の要件として、社内外の業務当事者、事務局、社内の電子化担当がそれぞれ安全かつスムーズに電子化した情報を受け渡しできる場が必要となりました。そこで、前述した運用管理ツールを使ってフォルダの一括作成を行うなど、Boxの機能を最大限に活用し、それぞれに最適な環境を提供することができました。
ペーパーレス化を実現した結果、2022年5月の本社移転の際には、座席数を6割削減し、フリーアドレス化することに成功。さらに文書保管のキャビネットは8割減、FAXや文書印刷が不要になったことで、複合機も8割を削減することができています。
フリーアドレスになり、社内からは「快適に働けるようになった」「社内コミュニケーションが活発になった」という喜びの声を数多く聞きましたが、ペーパーレス化は全員参加でやり遂げた成果にほかなりません。そんなDXの成功体験を社内で共有できたのは、非常に価値のあることだと考えています。
Boxの活用をファイルサーバで終わらせないために「勝手に推進活動」を実施
社内応募で寄せられた、利用部門が主体的に活用推進を行った事例です。
この部門では、Boxの便利さを広く実感してもらうために「勝手にBox推進活動」という取り組みをスタートさせました。これは、自らの業務でBoxの便利機能を活用し、知って、体験してもらおうというものです。例えば、文書をリンクで共有したり、ファイルリクエストで各部署からのファイルの収集を効率化したりといった具合です。説明会などでアナウンスするのではなく、業務内で利用することで、他の社員がその便利さに気づいて真似することで、自然にBoxの適正な利用方法を理解してもらうことが狙いでした。この取り組みは功を奏し、ユーザーの利便性の向上はもちろん、むやみに共有フォルダや権限付与を増やすことがなくなり、情報セキュリティにおけるリスク管理の向上にも役立っています。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
