建設工事における Box 環境整備の自動化
～工事現場での待ち時間と運用費用の大幅削減～
[鹿島建設様 発表事例]

建設工事におけるBox環境整備の自動化
～工事現場での待ち時間と運用費用の大幅削減～

工事現場の働き方改革は大きな課題でした。そこで、Boxを活用した働き方の改善を決意。モバイル端末で全ての情報にアクセスできるBoxの導入で、工事現場から事務所に戻ることなく業務を完結できるようになり、働き方の改善に繋がりました。しかし、便利であるが故に、Boxの利用申請数が増え、即日の利用開始が難しい状況に。さらなる改善として、申請から登録までを自動化。3日要していた作業時間を3時間へ短縮し、Boxの全社的な普及に取り組んでいます。

鹿島建設株式会社 土木管理本部 生産性推進部 ICT 基盤グループ 課長 阿子島 学さん

建設現場の働き方を一変させたBox導入のインパクト

当社では、発注者、設計者、ベンダーといった工事関係者との書類やデータのやりとりにBoxを活用しています。おかげでモバイル端末からすべての情報にアクセスできるようになりました。例えば工事担当者は、現場から事務所に戻らずに業務を完結できます。
　しかし、この仕組みを全国の工事現場に展開するには、課題をクリアする必要がありました。Boxの利用を開始するには、現場担当者が、フォルダ作成、ユーザー登録などの作業を本社に申請します。そして本社の担当者が内容確認後、登録作業を外部委託するという手順を踏んでいたため、申請が重なると利用開始までに3日かかっていたのです。

現場運用のスピードを担保するべく、業務フローの自動化を検討

そこで申請から登録までの業務フローの自動化に着手。業務フローを改めて整理し、2つの作業についてシステム化を検討しました。
　1つは、現場から申請を受付け、内容を本社担当者が確認承認する作業。そして、もう1つが、現場からの申請内容を読み取って、Boxの登録を自動で行う作業のシステム化です。しかし、前者の場合、申請／承認ワークフローシステムをゼロから開発すると、開発期間が長期化しかねません。かといって、市販のワークフローシステムだと、高機能であるが故、操作が複雑で、現場への定着は難しいという懸念がありました。また、後者の場合も、Boxへの登録自動化には、Box APIの活用が必要不可欠ですが、当社ではそのノウハウがありませんでした。
　そこで、検討を重ねた結果、申請・受付業務のシステム化については、Microsoft Power Platformを活用することにしました。それによって、現場からの申請と本社担当者による受付、確認、差戻しのみのシンプルなワークフローシステムを構築。一方、Boxへの登録作業の自動化は、Box APIの高度な知識不要で、APIの使用回数に応じた追加課金の心配もないBoxエコシステムソリューションであるASTERIA WarpとBoxアダプター（Boxとの連携機能を担う専用アダプター）で実現しました。 Microsoft Power PlatformとBoxエコシステムソリューションを利用することで、半年間で開発を完了しました。

自動化で申請から利用開始までの時間を約3時間に短縮

以上の取り組みにより、現場の担当者が申請受付システムから申請すると、Microsoft Power Automateが申請内容をファイルに出力。さらにこのファイルをASTERIA Warpが読み込んで、Boxへの登録と現場への登録完了メールの送信を自動で行うことを実現。申請から利用開始までの時間を約3時間にまで短縮することに成功しています。さらに、自動化には多くのメリットがありました。24時間申請可能になったことや登録ミスがなくなったこと、申請・登録にまつわる管理者負担が軽減されたこと、外部委託が不要となり運用コストが削減されたことなどです。今後のBox利用者・利用現場の増加に対しても対応ができるようになり、普及展開にも目処がたちました。
　なお、今のシステムでは本社担当者の確認作業は自動化されていません。そこで、今後は本社のBox担当者の業務を自動化していくつもりです。業務効率化によって生まれた時間を活用して、Boxの社内活用促進に向けた取り組みに尽力していきたいと考えています。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。