お客様事例｜ネットワンシステムズ株式会社

働き方改革の推進やコロナ禍の影響により、オンラインで行う業務や在宅ワークが中心になった企業も多く、Boxを社内外で積極的に活用している事例も増えてきています。

今回は、連結社員数2000名以上、全国に複数の拠点を持つネットワンシステムズ株式会社様の、人財開発・営業・経理各部門において、Boxをどんなシーンで活用し、どんなメリットがあったのかなど、Customer Success Teamよりユースケースとしてご紹介します。

今回ご紹介するネットワンシステムズ株式会社様は、最先端技術を取り入れた情報ネットワークインフラの構築や、戦略的なICT利活用を実現するノウハウ提供などの事業を展開しています。

同社は、2020年のコロナ禍の影響を受ける前からBoxを社内インフラとして導入しており、資料の共有・管理などの業務にて活用していましたが、コロナ禍により出社前提ではない働き方に移行し、よりBoxの活用範囲が広くなったと言います。そんなオンラインに最適化された働き方を実現している同社のBox活用事例をご紹介します。

※今回のインタビューは全てオンラインにて行っております。

ユースケース：人財開発部門（社内研修担当）

管理本部
人財開発室
中山 しおり 氏

人財開発室にて新入社員研修をメインに担当している中山 しおり氏。2020年は、約100名の採用（営業職・技術職）を実施した後、コロナ禍の影響で4月1日の入社式から新入社員教育まで全てがオンラインに移行。そんな時代背景の中「Boxがあったからこそ大人数の研修を問題なく実施できた」と語る中山氏に話を伺いました。

Q: 社内研修ではBoxをどのように活用されているのでしょうか？

全ての研修をオンラインに組み替えたので、Boxを活用しない日がないと言うことを前提に話します。それだけ、当社の社内研修を行う際のインフラとしてBoxは活用されているのです。

2020年度はコロナ禍の影響で、人財開発室の取り組みも大きく変わりました。まず、4月1日の入社式では、社長の挨拶をビデオで録画し、ファイルをBoxで共有し、新入社員は自宅からリモートで閲覧できるようにしました。

その後、現場に配属されるまでの研修でも、共有する資料は紙ではなくデータにて全てBoxで共有し、グループワークではPowerPointやExcelの同時編集ができる機能を活用し、課題もオンラインで提出する体制にしました。

他にも、社員同士のコミュニケーションにはBoxとWebEX Meetingsを活用したり、「Box Notes」を使用し新入社員が自ら質問を書き出して進めるワークなども取り入れています。

さらには研修後、新入社員が各部署へと配属となるため、管理本部と他部署との連携でもBoxフォルダにてスムーズに情報を引き継いでいます。

Q: Boxの導入効果について教えてください

新入社員にとっても私たち研修担当にとっても、そして他の部署との連携にとっても導入効果は感じられたので、それぞれ分けて説明しますね。

【新入社員】

• BoxはUIやメニューがシンプルでわかりやすいので、すぐに使いこなせるようになりました。新入社員に、Boxの使い方を一度教えたあとは特に質問はありませんでした。
• 新入社員は紙の資料を配られるのを待つのではなく、自らBoxに必要な資料を取り行くことができ、課題の提出もオンラインなので自宅からもスムーズに研修に取り組むことができました。

【研修担当】

• 研修をオンライン化したことにより、約100名の新入社員に対して1人で対応できることが多くなりました。例えば、今までは一人ひとりに連絡したり、紙の資料を配っていたフェーズが、一箇所「ここ（Box）を見てね」とチャットするだけで済むことが多くなりました。研修への参加者確認の際も、Excelの一覧表に各自が希望日を書き込むスタイルに変えてから、確認工数がとても減ったのも良かったです。
• 研修に出席できないメンバーには、今までは後日一人一人資料を配布していました。今期は資料をBoxで共有して「X月Y日のフォルダを見てください」と指示することで、フォローアップできました。
• 研修後、各部署への配属にあたって、研修中に作成したドキュメントなどを共有します。以前はメール添付で送付していましたが、新人社員に直接配属先フォルダに育成計画書などを格納してもらうなど、新人自ら手を動かしてできることが増え、結果的に研修担当の業務を減らすことにもつながりました。

このように、Boxがなければ実現できていない研修の運用も可能になったので、コロナ禍が収まっても引き続きオンラインでBoxを活用した研修を実施したいと思っています。

ユースケース：営業部門（営業・技術担当）

西日本事業本部
第２営業部
中国営業チーム

本川 洋樹 氏

西日本事業本部
第２営業部
中国技術チームエキスパート

冨屋 博史 氏

西日本・中国エリアの自治体・教育委員会やCATV局、中国地方整備局までシステム開発・運用提案のプリセールスとして活動している営業チームの本川氏。ソリューションの提案から受注後のプロジェクト管理、機器の組み立てまで、一貫して担当している技術チームエキスパートの冨屋氏。チームでプロジェクトを進めていく上でのBox活用方法や、本社との連携、お客様との資料共有時にも活用している事例を伺いました。

Q: 営業部ではBoxをどのように活用されているのでしょうか？

営業部の中に、営業チームと技術チームがあり、それぞれ独自の活用方法もあるため分けてご紹介します。

【営業チーム】

営業としてお客様が必要なもの（ハード、ソフト、ライセンスなど）や、システム運用保守サービスを販売しています。コロナ禍の影響でテレワーク関連の引き合いが多くなっています。

以前は、お客様への資料共有をメール添付で行っていました。その点、現在はBoxに資料を格納してフォルダや資料の共有リンクを共有することでよりスムーズな連携ができています。特に、自社、お客様、他社（協力会社）の3社以上でコラボレーションするプロジェクトの資料共有などでは使いやすさをより感じています。また、連絡手段もメールから、WebEx MeetingsやWebEx Teamsを活用することが多くなっています。

【技術チーム】
案件を受注後、社内外のメンバーやお客様とのやりとりを行う際にBoxを活用しています。例えば、お客様のシステムの障害対応時、現場の障害情報を「Box Capture」で取得し、スマートフォンでリアルタイムに保守メンバーと共有することでよりスピーディーな対応が可能になりました。

障害状況を共有するフォルダ

Box Captureを利用して障害状況を報告

障害状況の写真を確認してコメントで状況報告

また、今までシステムの問題や課題の洗い出しは複数のプロジェクトメンバーでやり取りをしていましたが、「Office Online」や「Box Notes」の同時編集機能を活用することでタイムラグが減り情報の管理も容易になりました。

もちろん、社外メンバーと資料共有する際は情報漏洩や改ざんなどのリスクも鑑みて、アクセス権限を工夫（ダウンロード権限なし、共有リンクの有効期限ありなど）を行い対応しています。

Q: Boxの導入効果について教えてください

【営業チーム】

お客様への資料共有の際、以前はメールだったので添付の容量制限を気にしていました。Boxは容量を気にせずファイルを共有することができますし、Zip暗号化の手間もなくなったのは、小さい点かもしれませんが効果は大きいですね。

また、Boxは資料の同時作成・編集ができるため、例えば地方自治体のお客様が庁内向けに提出する資料を共同で作成する際に「Box Edit」で同時編集して効率化アップを図ることができました。

その際、コミュニケーションツールもメールではなく、WebEx MeetingsとBoxの組み合わせが便利です。同じお客様の組織内でも、この2つを使っている人といない方がいて、使っている方とはコミュニケーションの頻度が高く、情報提供も速い。結果、プロジェクトがスムーズに進む効果を感じています。

【技術チーム】

営業担当と同じく、お客様とのやりとりが多い技術チームも、Box導入後は資料の同時編集機能やリンク共有によりコミュニケーション量が増え、業務効率も向上したと感じています。

専門的なところで言うと、「Box Capture」を活用しシステムの障害対応の状況をリアルタイムで保守チームと共有できるようになり、復旧までの時間が短くなりました。

ユースケース：管理部門（経理・決算担当）

管理本部
経理部
部長

勝村 忠雄 氏

グループ会社9社の経理・決算業務を主に担っている管理本部。現在、派遣社員を入れて15名体制で、監査対応の窓口となって監査法人からの資料の依頼に対して説明・提出、税務申告業務などを行っています。今回は部長の勝村氏にBoxの活用方法を伺いました。

Q: 経理部ではBoxをどのように活用されているのでしょうか？

監査法人に対して提出する監査資料を提出する際にBoxを活用しています。決算前の数字など、セキュリティが高い情報を扱うためメールの誤送信ができない点や、サイズが大きい資料が多いため圧縮してメールに添付しても容量オーバーで送れないといったことを防ぐ目的がありました。

監査法人とは、フォルダ構成を取り決め、その後、フォルダに格納したらメールで報告するなどルールを決めて運用しています。

フォルダ構成で工夫した点は、決算短信の表紙に書く内容ごとにフォルダを作っており、勘定科目（売上、販管費など）ごとや、貸借対照表から損益勘定表の勘定科目ごとにもフォルダを分けています。そうすることによって、どのファイルがどのフォルダに入っているかを明確にわかるようになり、ファイルを探す手間が削減されました。

もともと紙で対応していた監査対応ですが、現在はBoxを使ってすべてデジタルで完結しています。

Q: Boxの導入効果について教えてください

経理・決算業務を行う部署なので、資料を安全に共有できることが1番の価値になります。その点Boxはより安全性が高まりましたし、容量を気にせず重要なデータを共有できるのは大きな効果です。

その上で、Boxにアップした資料は常に最新版になるため、メールのように古い情報で相手がミスリードするリスクが減ったのは大きいですね。以前は、v1,v2と記載し最新版を管理していましたが、ギリギリで変更があったりすると、どのバージョンがわからず混乱するなどのリスクがありました。

変更履歴がわかるため、誰が対応したか見られるのも安心して運用できる点です。

最後に、今年はコロナ禍でいろいろなことが変わりましたが、Boxを活用したことでオンラインで決算業務が進み、決算発表を遅らせることなくスムーズな監査対応を実現できました。

コロナ禍前にBoxを導入していたことも大きいと思いますが、現在では対監査法人だけではなく部門横断したコミュニケーションや、外部プロジェクトでもBoxを使用した資料共有が増えたため、「これもBoxを使えばオンラインでできるね」と話すことが多くなりました。私たちにとっては、Boxを使うことが好き嫌いではなく必須となっていったのが大きな変化ですね。

（インタビュー記事は以上となります。）