～オンプレ廃止から1年経過～ただのファイル置き場にはさせない！フル活用までの実践ロードマップ【株式会社オンワードホールディングス様 発表事例】
生活文化創造企業としてファッション、ウェルネス、コーポレートデザイン事業などを展開する株式会社オンワードホールディングス。グループ会社数61社、グループ従業員数5,750人規模の組織として、社内のDXにも力を入れています。そこで今回は、オンプレ廃止から1年経過した今、Box導入・活用促進を進めるDX推進部門と、ユーザー部門それぞれでどのような取り組みを実施しているのかをご紹介します。
株式会社オンワードホールディングス DX推進室 杉本 隼 氏
導入しただけではDX化は進まない！Box Relayの利用促進でDX実現へ
オンプレミスファイルサーバーを廃止して1年が経ちました。オンプレ利用時の課題をハードウェア観点からまとめると、慢性的な容量不足、データを入れては消しての繰り返しで全社員が疲弊している状態、サーバーの老朽化などが挙げられます。また、DX観点からは、いつでもどこでも業務が行えるデジタルワークプレイスの整備が急務、社外コラボレーターの増加により安全にファイル共有ができる環境が必要という課題が顕在化していました。
そこで、2022年8月にBoxの導入を開始しました。経緯としては、容量無制限のSaaSであり、セキュアなコラボレーション、マルチデバイス、そしてBox Relayなどの機能があるため個人レベルで業務効率化が可能といった、まさに当社の課題に対するソリューションとして期待できたからです。
その後のファイル移行は順調に進み、部署ごとに説明を実施したこともあり移行時のトラブルはゼロ。約1年間かけて全22TBのデータ移行が完了し、ようやくフル活用へ……といった流れの中で、さらなる課題も見えてきました。外部コラボレーター数、マルチデバイス利用数（iOS、iPad）などは順調なペースで増えていたものの、Box Relay登録数が伸び悩み、活用が芳しくない状態だったのです。
その状態を改善するために、ユーザー部門の声を聞くと、「導入時の説明会では理解しきれなかったので、機能紹介を再度聞いてみたい」「Boxに慣れてきたので、便利な機能があるなら是非活用してみたい」「Box Relayは興味がある、使い方を教えて欲しい」という、Boxへの関心度は高いことがわかる感想や意見が上がってきたのです。Boxは毎日利用するツールなので、1度だけの説明会開催では終わらず、継続的な利用促進活動が必要だということがわかりました。
ユーザー部門にBox Relayを浸透させるための取り組みとその効果
ユーザー部門向けの取り組みとして、まずは『もっと便利にBoxを使おう！』と題した『基本機能おさらい 便利機能紹介セミナー』を全2回開催し、参加人数400名を集めました。この調子で次のセミナーも開催したいという想いはあったのですが、他の取り組みも並行して行っていたため、なかなか準備が進まない……こういった課題をBox CSMチームに相談してみたところ「全面的に協力します！」という返答がありました。
そこで、次はBox＆マクニカCSMチーム全面協力のもと、Box Relay活用セミナー『Relayでつなげ！仕事のタスキ 今日から始める「Boxで自動化」』を開催。100名が参加し、さらに主催者側で選んだ20名を対象に『Box Relayなんでも質問会』というフォローアップ回を設けました。
結果、どんな変化があったのかは下記にまとめました。
定量
- 最大11ステップのRelayまで作成可能になった
- 最大8時間の時間短縮に繋がった
- ユーザーが作成した90個のRelayが現在稼働中
定性
- Relayを使うことによって簡単に自分たちでも業務効率化を実践できた
- 便利なので自部署内で広げたい
「Box CSM担当の渡邊さんのお陰でRelayの理解が深まった」「 優しい口調でとても分かり易かった」など、担当者の満足度もとても高かったのが印象的です。そして、今後ユーザー部門では、ノーコード・ローコードツールの導入・教育などを展開・教育しながら、Boxの利用用途の拡大を目指しています。
DX推進部門はBoxと各種ツールの連携による内製化で作業効率化に貢献
当社は2023年に情報システム部門をDX推進室に部署名変更を行いました。それまでの課題は、予算の都合で実現できないシステムがあったり、重要度が低い案件は後回しにする傾向があったこと。そこで、ノーコード・ローコードツールの進化と普及などITを取り巻く環境の変化も後押しし、内製化できる範囲であれば自分たちで開発を行う体制を構築するために部署名も変更したのです。
具体的には、下記の表の青丸の範囲を内製化することで、Boxとの連携を目的にiPaaS（Workato）を導入しました。
DX推進部門用の注文書管理フローも、情シス時代と大きく変化し、今まで手動で20分かかっていた作業が、起票をトリガーにすべて自動でできるようになり、作業時間は2、3分と大幅に短縮。しかも、この管理フローは他部門から異動してきたITに関わったことがないメンバーが3ヶ月で実装することができました。
同じく、オーダーメイドスーツ工場用データの連携フローを紹介すると、今までは各システム間での連携がなく、すべて手動で作業していたため、エラーが頻繁におき、フォローする社員が疲弊してしまうという課題を抱えていました。現在は、データ作成・増幅はすべて自動になったため、ミスがなくなり、人がやるべき入力作業に集中できるようになりました。
千里の道も一歩より。内製化は焦らず少しずつ進め、今後はより重要度の高いシステムにもチャレンジしていきたいと考えています。
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