たたき上げ営業マンが一人で作ったBox Relay
～営業事務作業の効率化とペーパーレス化を実現～
[オルガノ様発表事例] 　

Box Customer Award Japan 2021にて、オルガノ株式会社様に発表いただいた活用事例をお届けします。
社内に多くの「紙申請・捺印による承認フロー」が残っており、いかに早く全社的にペーパーレス化を進めるかという課題がありました。
営業部門自らBox Relayを活用することで、ペーパーレス化、営業事務作業の効率化、それに伴うコストダウンを実現した事例をご紹介します。

オルガノ株式会社　プラント本部プラント管理部 課長　川瀬 晃さん
オルガノ株式会社　情報システムセンター 主任　山田 真智子さん

受領ルール変更で紙とPDFの検収書が混在。二度手間の解消が急務に

従来、プラント部門の工事案件では、完成検査後にお客様先を訪問して検収書に署名いただき、それを受領した営業担当者の依頼でプラント管理部が売上処理を行っておりました。ただ、コロナ禍で訪問が困難になってしまったため、お客様にPDF化した検収書をメールでいただき受領扱いとする暫定ルールを制定。その後は訪問が可能になったものの、暫定ルールと通常ルールが混在し、PDFと紙の両方を取り扱うなど、二度手間が発生する事態になってしまっていたので、Box Relay導入を検討し始めました。

PDF化とBox Relay適用で年間150万円の費用削減効果と試算

紙の扱いを廃止した場合を試算した結果、年間約150万円の費用削減効果が見込めると判明しました。そこで、まず営業部門へヒアリングを実施。検収書のやり取りがメールでのPDF提出・受領が大多数と把握したので、次に経理部門に検収書のPDFでの取り扱いを打診。Box Relayを活用すればPDF保存が容易で閲覧履歴も残り、監査の際のエビデンスとして有効性が高いため、導入する社内合意を得ることができました。ただ、紙と同じフローをそのまま再現しようとすると、約30ものフローが必要になってしまいます。そこで、限りなくシンプルにプラント管理部へ直提出できる方法を検討することになりました。

シンプルなフロー構築で事務作業時間が大幅に短縮

検討を進めた結果、構築できたのが、営業担当者がBox内の提出フォルダに検収書をアップロードするだけ、というシンプルなフローです。アップロードするとプラント管理部の担当者にメール通知が届き不備がなければ承認、という流れで、プラント管理部が承認操作するだけで自動的に承認済みフォルダにファイルが移動する仕組みです。ただ問題は、年間数千件程度にもなってしまう検収書が同じフォルダに溜まり続けること。その問題を解決すべく情報システムセンターに相談したところ、話し合いの中で、年度ごとにファイルを自動で分ける方法が浮上。そこで、ファイルを予約移動するツールを作成してもらい、必要なルールを策定して運用することに決めました。こうしてBox Relayを導入した結果、簡単な操作で検収書の提出・保存が可能となり、事務作業時間、検収書の提出時間も大幅に短縮することができたのです。

発表の動画、発表資料全編はこちら

記載されている数字や登壇者の肩書きは2021年10月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。