お客様事例｜株式会社パルコ様

社内業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進したり、コロナ禍の影響により在宅ワークが中心になった企業も多く、Boxを社内外で積極的に活用している事例も増えてきています。

今回取り上げるのは、渋谷PARCOのリニューアルプロジェクトや、ライブコマースの「PARCOオンライン商店街」など、各種メディアでも話題になることが多い株式会社パルコ様。どういったきっかけでBoxを導入・運用され、どんなシーンで活用し、どんなメリットがあったのかなど、Customer Success Teamよりユースケースとしてご紹介します。

※今回のインタビューは全てオンラインにて行っております。

ユースケース： 株式会社パルコスペースシステムズ　SPD本部 空間計画部

株式会社パルコスペースシステムズ
SPD本部　空間計画部　内装監理1課
神原 百音 氏

2019年11月に開業し、数多くのメディアに取り上げられた渋谷PARCO。空間計画部は、その新生渋谷パルコプロジェクトにて、デベロッパーとテナントオーナーの間に入って設計段階から工事の調整・監理までを行っており、今回インタビューさせていただいた神原氏も現場のオープンまで2年以上にわたりプロジェクトに携わってきました。1度に約200テナントが一気にオープンするため、1人の担当が抱えるテナント数が40程と過去に例がないほど大規模なもの。そんな大規模プロジェクトでBoxがどのように活用されたのかを伺いました。

Q: 業務でBoxをどのように使っているのか具体的に教えてください。

渋谷PARCOのプロジェクトでは、関係者との多くのやり取りはBoxを使って行われました。

＜新生渋谷パルコプロジェクト関係者のやり取りをBoxで共有＞

具体的には……

■テナント設計者
テナント設計者は、PARCOに出店するテナントの設計をし、私たち内装監理に設計情報を連携します。その際には、PDFファイル、CADデータ、VWX・DXFファイル（※）の3種類の図面データをBoxに提出していただき、図面を調整したり変更するやりとりを行います。
（※ VWX・DXFファイル：CADのファイル形式）

2018年より前は、メール添付や他のクラウドサービスで共有されたデータをその都度ダウンロードし、社内サーバーに保存していましたが、こういったデータは容量が大きいのでダウンロード時にファイルが壊れたり文字化けする恐れがありました。現在は、Boxで設計者の方とコラボレーションして設計者の方が直接Boxにアップしていただくことで、そのファイル破損などのリスクがなくなったのはもちろん、私たちが設計者からファイルを受け取った後コメントをフィードバックし、整理・保存する作業が簡略化されたのは、とてもメリットに感じました。

■PARCO 営業担当
PARCO営業担当は、PARCOの中に入るテナント賃貸の選定・交渉する（テナントリーシング）役目を担います。
内装監理の私は工事に入る前から各店舗ができるまでのプロデュース業務として、設計監理と施工監理を担当していましたので、営業担当とテナント工事の進捗共有にBoxを活用していました。具体的には、テナント毎にフォルダを分けて、営業担当と各テナントの進捗状況を更新したExcelデータを共有する形で運用していました。

以前は打ち合わせ時にExcelで作った紙をプリントアウトして配っていて、パルコ社内で連携する部門が6〜7程あったので、各部門に紙で配布するのに多くの時間がかかっていました。Boxを導入したおかげでデータをリアルタイムかつ、スピーディーに共有できるようになったと思います。

■個人利用
リニューアル工事の進捗状況の整理や内装監理担当者同士での情報共有にBoxを使っていました。具体的には、設計者とのやり取りの内容のメモや、図面、スケジュールに関する資料、現場の写真などをBoxに保存する形です。

■Box Captureの利用
現場の工事が始まってからは、工程会議でその日にやることを各施工担当者と確認を行いました。その際、手書きで確認を行った資料を、その場でBox Captureを使ってスキャンするようにしていました。各打ち合わせで配布する資料を紙でもらった場合も、同様にスキャンしてBox内に共有し、打ち合わせに参加できなかった人もそこを見ればわかるように、渋谷PARCOのプロジェクトフォルダを作成し、随時データを格納していくフローを構築しました。

＜Box CaptureでScanした手書き資料をBoxに保管＞

Q: Boxを導入後、どのように業務は変わりましたか？

■場所を問わず作業ができ、コロナ禍でもスムーズに在宅勤務を実現
Box導入以前は、会社のサーバーに資料やデータを保存していたので、社内のネットワークや社内PCでしか見ることができなかったのが、スマートフォンやiPadでも見られるようになったのは影響が大きいですね。現場での打ち合わせに、今までのように紙の資料を抱えていくこともなくなりましたし、コロナ禍で在宅勤務になってからも自宅からBoxにアクセスできるので、スムーズに業務を切り替えることができました。

■リアルタイムで情報確認ができ時間削減
メールでやり取りした履歴や資料もBoxに保存しているので、例えばテナント工事の現場で施工担当者と話をするときなどは、スマートフォンでBoxに保存した資料を見ながら、その場で問題を解決することで時間削減につながりました。重い紙の資料などを大量に持ち歩く必要もなくなりました。

■社内サーバーの容量を気にせず使える
社内サーバーのメールも容量がすぐパンパンになっていたので、Boxの共有リンクを送ることでメールの容量を削減できるようになりました。

■Box利用によりチームで共有すべき情報を一元管理するという意識変化が発生
作業をBoxに集約することで、チームでアップデートした情報をリアルタイムで整理することが習慣になりました。今までは「わからない時は誰かに聞けばいいよね」だったのが「みんながBoxを見るから、しっかり情報を入れないと誰かが不利益を被るよね」という意識に変わったのも大きかったですね。

ユースケース：株式会社パルコ エンタテインメント事業部

株式会社パルコ
エンタテインメント事業部　演劇事業担当
営業推進チーム
大宮 志織 氏

演劇、音楽、映画、出版、ギャラリー・カフェなど、多岐にわたるパルコのエンタテインメント事業を担っているエンタテインメント事業部。その中でも渋谷PARCO８FにあるPARCO劇場を拠点に、全国で上演する演劇公演の企画・制作・運営・営業を行っているのが演劇事業担当です。

今回は、劇場チケットの購入、販売促進を担当する営業推進チームのなかで、パルコの演劇情報サイト「PARCO STAGE」アプリの運営や、オンラインショッピングサイトの運営なども担当している大宮氏にお話を伺いました。

パルコの演劇情報サイト「PARCO STAGE」
引用元：https://stage.parco.jp/

Q: 業務でBoxをどのように使っているのか具体的に教えてください。

演劇業界はIT活用にワンテンポ遅れている傾向があり、弊社も情報を集約する場所がなく、外部のクリエイターさんとのデータ共有には課題がありました。
Box導入以前は、制作スタッフが個々人でDropboxやメールを駆使したり、外部のアップローダーサービスを活用してデータを共有していたり、共有方法が各人で異なっていました。

そこで、以下の場面でBoxを活用しています。

■外部関係者との図面、台本、音楽などすべてのデータ共有
普段から、ポスターデータなど重いデータをたくさんやりとりするのでメールに添付できないことが多かったため、そのようなデータをBoxで共有しています。
Boxを使うことで、プレビューもスピーディーに確認できるようになりました。プロモーション用動画など重い映像素材データのプレビューも速くて、とても助かっています。

■複数のプロジェクトをBox内で管理
プロジェクトが同時に複数動いていて、私の頭の中でも常に10公演分は常に並行して進行している状態です。以前は、プロジェクトごとに別々の情報共有手段だったため管理が非常に難しかったのですが、これらプロジェクトをすべてBoxでデータ共有することで、状況が違うプロジェクトを横断的に管理できるようになりました。

■Box Edit機能を活用しバージョン管理
Boxのバージョン管理機能で、以前の資料がどうだったのかを見返すことができたり、誰がデータを更新したのかもわかるので共同作業をおこなう際にはとても助かっています。

外部との共有用や、社内の確認用など利用用途が異なるため、社内は全員に編集権限を付けますが、外部スタッフは限られた共有フォルダのみに招待し、そのフォルダ内しか編集できないように必要最低限の権限に限定するなどの工夫をしています。

そして、データのやりとりは主にMicrosoft Teamsのチャットを利用することが多いのですが、チャット欄に直接Boxの共有リンクを貼って、Web用の原稿やスケジュール表などを共有しています。

Q: Boxの導入効果について教えてください

外部の関係者からは、スムーズにプロジェクトが進むようになったと好評です。容量が大きいデータも弊社が設定したフォルダで一元管理できるため、Boxを導入して良かったと私自身も思っています。

また、営業推進チームではコロナ禍の影響で在宅勤務になることも増えたのですが、会議をオンラインで行う際にはBox Notesを活用しています。Box Notesで議事録を書くと、会議をしながら同時編集で最新の情報に更新できるため、ホワイトボードのような使い方ができて気に入っています。また、特に若手社員は自ら先導してBox Driveなどの機能を積極的に使いこなしているようです。

ユースケース：株式会社パルコ プロモーション部

株式会社パルコ
プロモーション部
小林 絵理子 氏

パルコ全体の販促企画を実施しているプロモーション部。営業企画担当の小林氏は、2020年春に同事業部に異動し、ライブコマース企画の「PARCOオンライン商店街」の運営に関わっています。コロナ禍の影響で店舗での買い物の機会が少なくなった現在でも、自宅にいながらまるで店舗にいるかのような、ファッションやビューティー、ライフスタイル、フード、アートのジャンル別スペシャリストや人気ブランドのショップスタッフによるライブショッピングを体験できるスペシャルなオンライン商店街です。小林氏がメンバーの取りまとめや実際の商品の撮影現場に立ち合ったり、このプロジェクトを推進していく中でBoxをどう活用しているのかを伺いました。

PARCOオンライン商店街
引用元：https://parco.jp/onlinemarket/

Q: 業務でBoxをどのように使っているのか具体的に教えてください。

私が担当しているライブコマースの「PARCOオンライン商店街」は、撮影やタレントのとりまとめをお願いしている制作会社、Web制作会社のパルコデジタルマーケティング社、弊社（出店している店舗の窓口、主宰）の主に3社が関わっているプロジェクトです。急遽立ち上がった企画で、同時進行で複数のタスクが動くため、メールでのやりとりでは限界を感じ、Boxを活用することになりました。

今までは関係者との全部のやりとりをメールで行っており、データも添付ファイルにて送信していました。Microsoft Teamsが使える取引先の場合は、チャットでも連携していましたが、データの保存方法は、ファイルの同時編集や編集権限を付ける機能があるBoxを使うのが便利かなと思っていたのです。

実際のBox運用時は、関係者全員を編集者で招待し、ショップの担当者に配信期間の中で希望を聞いて、デザインは制作会社が、ライブ配信はパルコデジタルマーケティング社が、それぞれスケジュールの取りまとめやデータの管理をBox内で行いました。他にも、イラストレーターで作った画像データなどのメインビジュアルや、ユーザーからのアンケートもそれぞれのフォルダに格納し、必要なタイミングでそこからピックアップして使用しました。このようにBoxを活用したことで同じタイミングで情報更新ができて、外部の関係者とやりとりがスピーディーにできるようになった点が良かったです。

Q: Boxの導入効果について教えてください

今回は時間がない中でBoxの活用をスタートしたのですが、いろいろなメリットを感じています。

■やりとりや作業スピードがアップ
重いデータを送る際も、Boxのリンクを貼るだけで済んだりと作業スピードが格段に上がりました。以前は、3社のメールのやりとりの中で、弊社が間に入ってデータの受け渡しを行っていたのが、3社が同じフォルダに入って一気に見られるようになったので1つひとつの情報共有が早くなりました。

■場所を問わず働ける
コロナ禍の影響で、在宅ワークの環境が整っている人は自宅でも作業ができるようになり、Boxを活用することで社外から共有サーバーにアクセスする申請をする必要がなくなりました。

■大量のデータを扱える
プロモーション部は重いビジュアルデータの扱いが多く、Boxだと容量の心配がなくなったのが嬉しくて、一気にBoxのファンになりましたね。2020年5月の緊急事態宣言前はプロモーション部のBox共有フォルダ内資料はほぼ0だったのですが、11月時点で約5〜6万ファイルまで増えたことからも、それがわかると思います。

（インタビューは以上です）