Boxフル機能を活用して業務の効率化とペーパーレス化を実現［TPR様 発表事例］

Boxフル機能を活用して業務の効率化とペーパーレス化を実現
〜導入から今日までの経験談〜

Boxを全社で活用するべく、「なぜBoxを導入するのか。導入したら業務がこんなに改善される」というイメージを伝えることからスタートしました。そして、様々な活用方法を開拓。例えば、Box Relay、Box Sign、タスク機能をフル活用して、ペーパーレスを実現しました。以前はシステム関係棚卸で1500枚以上の紙を使用していたのをゼロに。他にも、RPAとBox管理レポートを組み合わせた活用術など、業務をより便利に、より効率的にする活用方法をご紹介します。

TPR株式会社　システム開発室　小野昌治さん

Boxのレポート機能にRPAを組み合わせ、定型業務化

当社では、2021年4月からBoxをグループ共通の情報基盤として活用し、ITガバナンスの強化や業務効率化などに役立てています。
　実際の活用方法としては「RPAを使用したパスワード設定のない共有リンク（オープンリンク） の監視・アラート通知」があります。
　まず紹介するのは、セキュリティリスクを低減させる取り組みです。当社では外部に公開するオープンリンクには有効期限とパスワードを設定することを定めています。そして、Boxのレポート機能で出力したCSVファイルを、Excelのマクロ機能でパスワード未設定と有効期限なしの行を抽出します。ルール違反者のリストを作成し、該当部署にメールを送る仕組みをRPAにより実現しているのです。それまでは運用ルールを設けても設定を忘れてしまうユーザーがいましたが、この仕組みにより定期的にメールが届くので、有効期限とパスワード設定の対応率が100％になりました。
　Boxのレポート機能は、標準で利用できる最強の運用ツールだと考えています。出力したレポートの分析・加工方法によって、いろいろと活用できますが、いずれにせよRPAやBIツールに取り込んで自動化するのがポイントになります。

Box Relay＋Box Signで大幅な工数削減を実現

　また、IT監査に求められるシステムユーザーIDの棚卸業務を効率化する仕組みを構築しました。まず、これまで使っていた紙の棚卸用紙を、1部署1ファイルのExcelファイルに変更。さらに、部署ごとの棚卸しが終了し、タスクを完了させると、 Box Relayが自動的に検知し、ファイルを移動します。棚卸し結果の承認には、Box Signを使用しているのもポイントの1つです。
　これにより、紙文書にかかる輸送費や紛失リスクがなくなりました。また、進捗管理の効率化や、捺印のための出社が不要になってテレワークによる業務遂行が可能になったことなど、様々なメリットを実感しています。

利用の定着には、利用目的やイメージを伝えることが重要

以上のように、現在では様々な導入メリットを実感しているBoxですが、導入当初は社内の利用者が伸び悩んだ時期がありました。
　そこで、Boxの利用に関する社内説明会を開催。Boxを導入する目的・必要性や業務利用イメージの周知を図りました。
　さらに、この説明会後には「1度ですべてを覚えるのは困難」という声があがったため、「Boxエキスパートの選定・教育」「自主学習用の動画コンテンツの作成」「Box NoteによるQ&A掲示板の設置」「フォルダ構造の統一化」などの対策を講じています。そうすることで、Boxの利用を定着させることに成功したのです。
　なお、Box NoteによるQ&A掲示板は、運用していけばいくほど、ナレッジが蓄積されるため、ユーザーの自己解決を促していると考えられます。実際、問い合わせ数は減少傾向にあります。最近、Box Noteは、より柔軟に画像が扱えるようになるなど、新しい機能が追加されて、さらに使いやすくなったのでおすすめです。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。