お客様事例｜株式会社グローバルウェイ

日本初の企業口コミサイト「キャリコネ」をはじめとするソーシャル・ウェブメディア事業、法人向けのビジネス・ウェブアプリケーション事業を2本の柱に急成長を遂げている株式会社グローバルウェイ（以下、グローバルウェイ）は、株式上場に向けた準備を進めている。そこで必須となる職務分掌と権限設定、内部統制を支えるドキュメント管理の基盤としてBoxを導入。画期的な業務効率化とスピード化の成果をもたらした。

株式上場を控えて急務となったドキュメント管理の体制強化

「自社サービスを通じて、世界に夢と感動を与える」という理念を掲げて2004年に創業したグローバルウェイ。国内初の企業口コミサイトとして知られる「キャリコネ」をはじめ、「121転職」「転職求人」「メシトモ」などの求人領域に特化したソーシャル・ウェブメディア事業（B2C）および、インターネット技術を活用したクラウド型の業務アプリケーションを用いて、企業の業務生産性の向上させるための製品および導入サービスを提供するビジネス・ウェブアプリケーション事業（B2B）の2つを柱に成長を遂げてきた。そして現在、グローバルウェイは経営基盤のさらなる強化による飛躍を目指し、日本国内での株式の上場準備を進めている。

そこで急務となったのが、業務管理体制の整備である。上場審査に際しては、経営管理組織における業務分掌と権限が適切かつ明確に規定され、内部統制/内部牽制が有効に機能していることが求められるのだ。とはいえ、この体制づくりは簡単なことではない。同社 代表取締役社長の各務正人氏はこのように話す。
「社内規定書、内部監査計画書、日程表、実績表、監査手続書、管理台帳など、多岐にわたるドキュメントを用意しなければならないのです。また、それらを用いた実際の管理業務が、ITシステムともしっかり連動しながら運用されている必要があります。この課題に対応するため、コミュニケーション機能を備えたCMS（コンテンツマネジメントシステム）を導入することも考えましたが、社員数60名程度のベンチャー企業である当社にとって、そのような多大な投資や時間をかける余裕はとてもありませんでした」

一般的なCMSと比べればBoxの導入・運用負荷は1/10以下ですむ

グローバルウェイでは、より手軽に導入できるクラウドサービスに的を絞ってソリューションの検討を開始した。そこにタイミングよく飛び込んできたのが、Box Inc.の日本法人ボックスジャパンが設立されたというニュースである。「もともとBoxのことは知っており、当社と同様にオープンかつシンプルなクラウドサービスを志向している点に共感を持っていました。今後、日本市場に向けたサービスを本格展開するのであれば、ぜひ試してみたいと考えました」と各務氏は話す。
まずはビジネス・ウェブアプリケーション事業部門でトライアルを開始。その結果を受けて「これなら使える」と即断し、全社導入に至ったのである。

「一般にBoxにはクラウドストレージという印象が強いと思いますが、それだけではなく、ファイルの閲覧や編集に関する詳細な権限設定やセキュリティ対策、履歴管理といった機能が豊富に備わっているのが最大の魅力です。株式上場に備えたドキュメント管理基盤としても十分活用できることが、採用の決め手となりました」と各務氏は話す。さらに、もうひとつのポイントとして各務氏が強調するのが実装の簡易性である。
「導入時にSIなどの初期費用が発生しないのはもちろん、その後の設定変更もGUI上で簡単に行うことができ、プログラムの作り込みなどは一切不要です。すなわち、当社のように専任の情報システム部門を持たないベンチャー企業や中小企業でも、業務部門や管理部門のユーザー自身で運用していくことが可能なのです。一般的なCMSソリューションを導入した場合と比べ、Boxは専門知識がいらず作業負荷は1/10以下です」

かつてない業務効率の改善をもたらしビジネスをスピードアップ

Boxをベースとしたドキュメント管理の仕組みは、監査法人からも「これだけしっかりした職務分掌や権限設定、内部統制が実践できているのであれば、株式上場にもまったく問題はない」と高い評価を得ることができた。これにより現在、グローバルウェイのビジネスで作成されるほぼすべてのドキュメントがBox上で管理されるようになり、かつてない業務効率の改善効果がもたらされた。
各務氏がまず挙げるのが、メールの添付ファイルの激減である。従来、グローバルウェイでは個々に編集履歴を残して修正を加えたドキュメントを、添付ファイルを使って複数の管理者や担当者間でやり取りするという方法を取っていたことから、何世代ものバージョンが混在したり、本来のワークフローを無視したりといった弊害が起こっていた。「Box上でドキュメントをシングルインスタンスで管理し、編集権限を明確にするとともに、誰が、いつ、どのドキュメントにアクセスしたのかを可視化できるようになった現在、混乱は完全に解消されました」と各務氏は話す。

さらに特筆すべきが、「会議時間の大幅短縮」という効果である。従来はチーム内でドキュメントのレビューが必要な場合、メンバー全員がプリントアウトを持ち寄って討議を行っていたのだが、そうした時間の無駄がなくなったというのである。
「誰かが編集を行っている最中はチェックイン/チェックアウト機能を使ってロック（排他）をかけるなど、共有ドキュメントの一貫性を担保することが可能となり、時間と場所を問わないコレボレーションがBoxによって実現されました」と各務氏は話す。

モバイル環境の拡充ととともにワークフローの自動化を目指す

グローバルウェイのようなベンチャー企業が大企業との競争にも打ち勝ち、成長していくためには、「どれだけ早い時点でマーケットを押さえることができるか、スピードこそが命です」と各務氏は話す。業務効率の改善と一人ひとりの社員の生産性向上はまさに至上命題となっており、さらなるBoxの高度活用を進めていく考えだ。
その一環として、営業担当者やSEなどの外出が多い社員を中心にスマートフォンを支給し、モバイルからもBoxにアクセスできる環境を整えた。
「これを足掛かりに、全社的なワークスタイル変革につなげていきたいと考えています」と各務氏は今後の展開を見据えるとともに、「Boxによるドキュメント管理とワークフロー機能をシームレスに連動させることで、管理業務における承認～申請プロセスの自動化とさらなるスピードアップを図っていきます」と語る。
こうした絶え間ない取り組みを通じて培われるノウハウは、「世界中の人々のライフスタイルや企業のビジネスを変える事業を展開する」というグローバルウェイの新たなビジネスそのものにも反映されていくことになる。