「Box」と「Microsoft 365」を同時導入！
マックス株式会社が進める「データ・業務基盤DX」

基幹系システムや情報系システムなどすべての社内システムを内製で開発・運用していたマックス株式会社は、オンプレミスサーバーの障害・故障対応やコロナ禍で増加したクラウドツールのサイロ化、拠点ごとのNAS管理などさまざまな課題を抱えていました。そこでデータ・業務基盤DXに乗り出し、BoxとMicrosoft 365を同時導入。社内のコミュニケーション基盤と情報基盤をクラウドで統合することにより、新しい働き方の実現や業務改善による生産性向上、スムースな情報共有、セキュリティの強化などを実現しました。

情報システム部の負担軽減

これまで同社では基幹系システムや情報系システム、グループウェア、メールサーバーまですべてを内製開発、オンプレミスで運用しており、それが自社の価値・美徳ではあったものの、いくつかの課題から業務基盤の見直しが必須と判断したのです。中でも大きな課題だったのが、ユーザーからの問い合わせが殺到し、かつ代替機への切り替えにも時間を要する、物理サーバーの障害・故障対応でした。

情報システム部ではサーバーを冗長化構成にしたり、仮想サーバーのレプリケーション機能をフル活用したりするなどして対策を講じていましたが、こうした作業にあたる従業員はあくまで"作業者"であり、本来あるべき姿とはかけ離れていました。そこで650台あるオンプレミスのサーバーを少なくとも半減すべく、まずはお客様に迷惑をかけることのない基幹系業務システム以外のファイルサーバー部分とメールサーバー部分を置き換えることにしました。

DX推進とリモートワーク環境の見直し

DX推進の取り組みは、2024年度からスタートした中期経営計画においてコーポレート・トランスフォーメーション（CX）を実現するための要としても位置づけられており、同社の情報システム部門では「2024年度末までに定型業務にかける時間を24,000時間削減し、余裕工数を捻出し、分析・企画等の価値業務へシフトする」という明確な目標を策定。「データ・業務基盤DX」の推進を目的とした、BoxおよびMicrosoft 365の導入を行いました。

BoxやMicrosoft 365導入の背景には、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴うリモートワークにおいて既存のツールでは融通が効かなかったこと、またそれを解消するために各部門で独自契約したクラウドサービスが社内に蔓延していたこともあります。このままたくさんのクラウドサービスを放置すると情報セキュリティ上問題が起きやすくなり、ツールのサイロ化によって情報共有が難しくなることが予想されました。そのため、BoxとMicrosoft 365の同時導入の計画を進めていきました。

Boxでコンテンツを集約

同社ではMicrosoft 365をメインの業務ツールとして、Boxを資料保存のためのストレージとして活用しています。Microsoft 365にはファイル共有やドキュメント管理を行うための「Teams」や「SharePoint」、「OneDrive」が存在しますが、なぜBoxも併せて導入したのでしょうか。

それは、Microsoft 365で作成した成果物は"個人持ち"になってしまいがちで、コンテンツの集約が難しいからです。Teamsのチャット上でやりとりされるドキュメントがそのままになってしまったり、亜種ができてしまったりして原本がどれだかわからなくなります。また、特に部門をまたいだプロジェクトでは文書の責任の所在が不明確になりがちです。Microsoft 365は多機能すぎて当社の従業員にはルールを遵守した取り扱いが難しいため、ファイルの保存には専用のBoxを利用し、シンプルに棲み分けることにしました。

Boxで文書管理

一方で、クラウド利用によるセキュリティリスクも高まります。情報システム部門側ではセキュリティガバナンスの対策強化も併せて行いました。ファイルの持ち出しやルールに反するアクセス権の付与などに対してログで仕分け、BIツールで分析・見える化し、その結果を各部署に共有して正してもらうことを習慣化し、安全性を強化していきました。

SharePoint、OneDriveを活用することと、文書管理をしっかりと行うことは別の次元の話です。"原本管理の徹底（個人持ちの解消）"と"セキュリティの強さ（機密文書の取り扱い）"に関しては、従業員にしっかりと説明をして理解を得ました。特に「なんでもできる」と「きちんとできる」は違うという事を繰り返し説明しました。

数あるクラウドストレージの中でBoxを選定したのは、ドキュメントをクラウドに預けることによる「利便性と危険性の相反」という問題に対して、企業の気持ちに寄り添った機能を実装している点がポイントでした。

機密性の高い情報を保存するうえでは高いセキュリティ対策が求められますが、Boxでは「Box Shield」によるラベル付けやアクセス権の規制によって、人的ミスもカバーできます。また、「Box Governance」やレポート機能によって情報を見える化して、現場を監視・統制することも可能です。

業務の生産性向上の面では、PPAP対策や共同編集、プロジェクトワークスペースという考え方、さらには版管理やアノテーション、全文検索などの豊富な便利機能を搭載しています。現在はまだ資料ありきでプロジェクト活動が進んでいきますので、高いセキュリティ対策と業務生産性の向上を両立するBoxを選ぶことがMicrosoft 365だけを利用するよりも優れていると判断しました。

製造業のDXの施策としてサプライチェーンやエンジニアリングチェーンにおける製造改革を目指している企業で、現在のシステム構成では企業間や部門間の情報共有がうまくいかなかったり、リードタイムがかかったり、情報漏えいリスクが伴ったりするといった課題意識がある場合は、特にBoxの導入が効果的です。

製造業で開発部門や工場を持っている会社は部門を越えて関わる人が多いです。さまざまな試作段階や量産移行などの際には、品質・環境問題や製造コスト、ライン設計、適正在庫量など次々とさまざまな検討がされます。Boxを利用すれば、実用化プロジェクト内での情報共有と報告文書の編集がされ、最終的な成果物がきっちりとアクセス権を保った状態で保存できます。

実際の製造工程では試作や部品の外注加工、見積もり、環境情報の取得など外部の企業との関わり合いも多くなります。その際にも資料を外部に出すのではなく、Boxで共有して見に来てもらうことで、情報漏えいリスク低減と共同編集によるリードタイム短縮への効果が望めます。

さらには、BCP対策が重要である製造業においては、有事の際に部品サプライヤーなどとの密な情報交換を効率よく行うために利用できるだけでなく、自社の担当者が急な在宅勤務になったとしても仕事が止まらないところがおすすめです。