お客様事例｜シヤチハタ株式会社

コミュニケーションの手段が日々めざましく進化する時代の中で、「記す、伝える、認める」を形にしていくノウハウをコアとするシヤチハタのビジネス領域は、スタンプから電子印鑑サービスまでますます拡大している。エンタープライズ向けのクラウドサービスとして安全・安心のセキュリティと利便性を兼ね備えたBoxと連携することで、日本の企業文化や商習慣にマッチしたソリューションを展開していく考えだ。

シヤチハタとBoxの連携ソリューションで日本企業に新たなワークスタイルを提案

朱肉を使わずに書類にすぐに押せるネーム印は、申請・承認や稟議の決裁といったビジネスフローの中で欠かせない道具として、業界業種を問わずさまざまな企業に広く普及している。
一方でシヤチハタは、業務文書の電子化の流れの中でいち早く電子印鑑にも取り組んできた。パソコン画面に表示したWordやExcelなどの文書に直接なつ印できる「電子印鑑システム パソコン決裁」が商品化されたのは1995年のことで、間もなく20周年を迎える。
「プリントアウトの手間が省ける」「紙のコストを削減」「紙文書も保管スペースが必要ない」「電子文書だから申請も承認もメールでやり取りできる」といった画期的なメリットを提供してきたこの電子印鑑システムが、いまBoxと出会ったのである。

シヤチハタ株式会社R&D統括室主任の西田梢氏は、このように語る。
「シヤチハタはもともとユーザーとしてBoxを利用してきましたが、同時に開発パートナーとしてもBoxのビジネスと深く関わっています。その接点となったのが電子印鑑なのです。Boxはクラウド上に“職場”を作ると言っています。一方でシヤチハタは、デジタルの世界での申請・承認や稟議・決裁といった“ワークフロー”をサポートしようとしています。この2つは切っても切り離せないものであり、両社のソリューションが連携することで、クラウド上に新しいワークスタイルを提案することができます」

過去に文書電子化を断念した企業も業務の効率化、スピードアップを実現できる

実際、Boxに保管して活用されているファイルには、申請書、稟議書、仕様書、設計書、提案書、見積書など、ワークフローの中で回覧・決裁が求められる文書が非常に多い。

例えば有給休暇の申請書であれば、「申請者が申請書を作成→所属長が申請書を確認して承認→労務部門で勤怠システムに有給休暇を登録→申請部署で申請書を保管」といった流れとなる。同様に見積書であれば、「営業担当者が見積書を作成→上長が承認（課長→部長）→発送担当者が顧客に見積書送付→業務担当者が見積書の控えを保管」といった流れとなる。このプロセスの節々で捺印が求められるわけだ。

「紙の上でしかできなかったこの処理がクラウド上で容易に可能となることにより、過去に文書電子化を断念せざるを得なかった企業も、一気に業務を効率化してスピードアップすることができます」と西田氏は話す。

例えば、外出中の営業担当者が顧客から新規の注文を受けた際には、社内にいるメンバーにBoxに保存された過去の見積書の中から適切なものを指示した上で、数量や金額など必要な個所の修正を依頼。新しい見積書がBoxに登録されたという通知を受け取ったら、スマートフォンからその中身を確認し、間違いがなければ自分のハンコを押すとともに、別の場所にいる上長に承認を依頼するといったことができる。

従来であれば、その都度オフィスまで戻ってパソコンで修正を行い、プリンタから印刷してハンコを押し、郵送しなければならなかった一連の作業が、すべてクラウド上で完結できるようになるのである。

機密性の高い電子文書を扱うためには堅牢なセキュリティが必須

「エンタープライズ向けのクラウドサービスとして、高度なセキュリティと利便性を兼ね備えたBoxと連携したからこそ、この電子印鑑サービスを実現することができました」と西田氏は話す。

「担当者から上長、場合によっては経営者までがハンコを押して決裁する電子文書は、その性質上どれも非常に高い機密性が求められます。Boxであれば自動的に暗号化を行うことも可能で、不正アクセスによる漏えいや改ざんのリスクを最小限に抑えることができます。また、その電子文書へのリンク（URL）を伝えるだけで、相手方はクリックひとつでその電子文書を受け取ることができます。メールの添付ファイルで文書をやりとりしていた時のような不便もこれで解消することができます」
なお、電子文書をやりとりする相手先企業がBoxのユーザーであった場合、より利便性の優れた環境で情報共有を行うことが可能だ。

長年にわたり蓄積した印影デザインノウハウを活かし電子印影もシヤチハタが提供

ところで、電子印鑑サービスで使用する印影をどうやって用意するのかというと、自分のハンコの印影をスキャナーで読み取るといった面倒な手間をかける必要はない。電子印鑑サービスに登録したユーザーはクラウド上で自分の名前を入力するだけでよく、印影はシヤチハタが作成して提供してくれる。「ネーム印、丸型・角型印、データーネームなど、さまざまなハンコを作っているシヤチハタでは、印影のデザインについても豊富なノウハウを持っています。画面から入力いただいた名前を元に、業務用の文書にふさわしい風格をもった印影をシヤチハタが作成し、クラウド上で提供いたします。電子印鑑サービスは現在開発中ですが、２０１５年春ごろをめどに公開する予定です」と西田氏は話す。

海外企業に目を向けると、電子文書に手書きサインを埋め込むことができるBox連携ソリューションが登場し、利用を伸ばしている。業界の慣習や社内ポリシー、コンプライアンス対応などのため、電子データだけでなく印刷した紙としても活用・保存が求められる文書はまだまだたくさんあり、そこに証跡を残すという需要はなくならないのだ。その意味でも日本の企業文化や商習慣に深く根付いた電子印鑑サービスは、クラウド時代にもなくてはならないものであり、多方面から期待が寄せられている。