システム統合のメリットとデメリットとは？
その3つの手法を解説

テクノロジーの進歩・発展に伴って増大しつつある経営データを効率的に運用するためには、各部門の情報システムに分散している情報を統合的に管理しなくてはなりません。そこで重要となるのが組織の情報システムを一元的に管理する「システム統合」です。本記事はシステム統合におけるメリット・デメリットを解説するとともに、具体的な手法を紹介します。

システム統合とは

まず始めに、システム統合とは「企業の各部門によって管理されている複数の情報システムを、一括で管理する手法」を指します。システム統合が求められる場面としては、M&A（企業間の合併・買収）によるグループ企業の再編、部署単位で合理化を図りたい時などがあげられます。ICT（情報通信技術）の発展とともに市場が変化するスピードも加速しており、激化する市場競争を生き抜く戦略のひとつとしてM&Aを選択する企業も増加傾向にあります。M&Aのような組織改編時は、それぞれの業務システムを統合したり、再構築しなくてはなりません。こうしたM&Aによる企業の統合・再編以外にも、ITインフラの改編やサイロ化の防止、また在庫・経理・人事といった業務連携の強化などを目的とする場合もあります。

今後、多くの日本企業で必要であると予測されている課題なのです。

システム統合のメリット

情報システムの統合によって得られるメリットには「情報を全体で共有できる」「情報処理のコストを軽減できる」「企業戦略を立てやすくなる」という3つがあります。

この3つのメリットについて詳しくご紹介いたします。

情報を全体で共有できる

一般的に企業の業務データは各部門の情報システムによって別々に管理されており、データ形式やフォーマットもそれぞれで違うことがほとんどです。このような状態では部門を跨いだ情報共有は困難となります。各部門に分散して管理されているデータを一元化できれば一律な情報共有が可能になり、組織全体における業務効率の改善と生産性の向上に寄与できます。

また、業務データや情報は担当者だけしか知らない状態になってしまう「属人化」が、日本の企業では非常に多いともいわれています。この業務とデータの属人化も、システム統合を行い情報を共有することで解消が可能となります。

情報処理のコストを軽減できる

情報システムを統合すると、同じデータの重複入力といったヒューマンエラーを最小限に抑えることが可能になります。また、情報システムが一元化されることで製造元ごとにかかる保守費用やシステム費用を削減できます。これにより情報システム部門の業務負担が軽減されるため、空いたリソースを他の業務に注力できるようになります。

企業戦略を立てやすくなる

システム統合が行われることで、財務・会計・設計・製造・流通・販売・顧客・マーケティングなどの業務データの一括管理が可能になります。こうした膨大な基幹情報やサプライチェーン情報、顧客情報を統合し、データ分析基盤と連携することで定量的な分析に基づく企業戦略の立案につながります。そして、精度の高い市場予測や顧客の潜在ニーズを捉えた製品開発が可能になり、市場競争力の強化に寄与します。

システム統合のデメリット

情報システムの統合によって生じるデメリットとして挙げられるのが「追加コストが発生する」「データの一部を失う可能性がある」「不具合が起きる可能性がある」の3つです。それぞれのデメリットについて詳しくご紹介いたします。

追加コストが発生する

場合によっては大掛かりになるシステム統合は、開発を担当する会社との綿密な打ち合わせや設計、テストなど、運用に至るまでに膨大な工数を必要とします。そのため、非常に多くの人的・時間的・費用的コストがかかります。さらに新システムが稼働し、運用が軌道に乗るまでは細かな部分で手間も増え、一時的に業務効率が低下する可能性も否定できません。また、システム統合を含めたITインフラ系全般をオンプレミス環境からクラウド環境へ移行した場合、機器の管理が必要なくなるためイニシャルコストはほぼ必ず削減されるものの、ランニングコストは増加する可能性があります。

データの一部を失う可能性がある

情報システムの統合はファイルやデータ移行時にデータの破損や損失など、さまざまなリスクが潜んでいます。各部門は、それぞれ独自の業務データを所持しているため、統合時に旧システムのデータが失われてしまうリスクが残ります。システム統合時はいかにしてデータの破損・損失リスクを最小限に抑えるかが重要な課題といえるでしょう。

不具合が起きる可能性がある

システム統合のプロセスには複雑な作業フローが内包されており、情報の消失・漏えいなどのさまざまな不具合が発生するリスクもあります。たとえば、2021年2月28日に起きたみずほ銀行のシステム障害は、定期預金に伴うデータの更新作業が引き金となりました。このシステム障害はATMやインターネットバンキングが一時的に使えなくなるという多大な影響を及ぼし、銀行そのものの信頼問題にまで発展しています。

これらの不具合をどのように解消し、事前に予防できるかという部分まで検討しておく必要があります。

失敗しないシステム統合の手法

システム統合における手法として挙げられるのは「1つのシステムに統合する」「データ単位で統合する」「新システムに移行する」の3つです。どの手法を用いるべきかは、経営課題や既存のシステム環境によって最適解が異なります。

ここからは、情報システムを統合する具体的な手法や進め方について見ていきましょう。

どれか1つのシステムに統合する

複数の情報システムに保管されているファイルやアプリケーションを1つの既存システムに集約する手法です。既存の情報システムをそのまま利用するため、機器の導入費用を必要としません。そのため、最も初期費用を安く抑えられる手法といえるでしょう。しかし、採用する情報システムの業務負荷が高くなるため、十分な機能要件を満たしている必要があります。既存システムの仕様や要件定義書、設計ポリシー等が明確になっている、残っている企業に適している手法です。

データ統合をする

既存の情報システムはそのままで、業務データを連携させることで一元管理する手法です。この手法は構造化データにおいては、主に複数のデータベースやソースからデータを抽出・変換・格納するETLツールを用いて実行されます。ETLツールによって各部門に散在するデータを収集して用途に応じて変換し、格納先に送出することでデータ単位での統合環境を構築することが可能です。非構造化データはコンテンツ管理システムを用います。プロセスとデータやコンテンツを分離するという点では新しく、分離することで業務に応じてアプリケーションを選びやすくなることもあり、クラウド時代にアジャイルに進めたい企業におすすめの手法です。

新しいシステムに移行する

最後は、新しい情報システムに移行する刷新の手法です。現代は情報爆発時代と呼ばれており、テクノロジーの進歩・発展に比例して企業が取り扱う情報量は日々増大しています。このような時代において新たな市場価値を創出するためには、日々増大しつつある膨大なデータの効率的な運用が必要となります。新しいシステムへの移行は、このような時代の一歩先を見据えた戦略的な投資といえるでしょう。スクラッチ&ビルドが必要な情報システムのレガシー化やブラックボックス化に悩まされている企業におすすめの手法です。

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まとめ

情報爆発時代と呼ばれる現代市場のなかで、企業が競争優位性を確立するためには、定量的なデータ分析に基づく経営戦略の立案が欠かせません。各部門の情報システムに散在している業務データと業務コンテンツを集約し、統合管理、連携活用することで、より効率的かつ効果的なデータ分析が可能となるでしょう。大規模なシステム統合にはリスクや高額なコストが掛かりがちです。まずは、情報集約、特に業務ファイルをハブ化し統合管理、活用できるようにすることをおすすめします。アプリケーションや業務プロセスとデータ、コンテンツを分離すること、企業に期待や想像以上のメリットがあるかも知れません。