2020年7月21日、22日、Box Japanで初開催したユースケースコンテスト「Box Customer Award Japan 2020」。Boxを導入し、ビジネスで成果をあげた素晴らしい取り組みを実施した9社が登壇し、1社15分でプレゼンを行いました。
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本シリーズでは、各社のプレゼンテーションのサマリーとBox Japan伊藤からのコメントをご紹介します。今回は特別賞「Cloud Content Management」を受賞された株式会社船場様です。
会社紹介・登壇者プロフィール
商業施設およびインテリアの企画・設計、監理並びに施工などを手掛ける株式会社船場。単体421名、グループ605名（2019年12月期末）の規模の会社です。
2018年1月からBoxの本格運用を開始して2年半が経過。オンプレミスからクラウドへの転換は、大量かつ大容量のデータを取り扱う株式会社船場にとって画期的であり、業務をさらに進化させるべく、様々な取り組みにチャレンジしています。
今回は、社内での活用、取引先とプロジェクトの取り組みをどのように行っているのかについてご紹介します。
和泉田 満 氏
株式会社船場
ICT部 部長
印刷会社、ITベンチャー企業で社内SE、システム構築、セールスエンジニア、技術サポート業務等を経験後、2007年に入社。基幹、認証環境、PC、ネットワーク、ストレージ、ヘルプデスクなどのインフラ業務やIT統制業務に従事。2020年7月より現職。
オンプレからクラウドへ 煩わしい運用作業からの解放
オンプレミスの容量不足の懸念、アクセスのセキュリティ管理、日々のメンテナンスなど、安全で管理者負担が少なく、かつ低コストで運用できるストレージシステムが求められていました。
事業柄、写真や図面などデータ量の大きいファイルが多く、サーバーの増設対応と費用に限界を感じていましたが、Boxの導入によりデータ量は2年間で3倍になったにもかかわらず実質160万円/年の削減を実現。
- ユーザデータ管理
社外PC利用、ウイルス、紛失などのリスクに対し、Boxにて一元管理が可能に。また、オンプレサーバーはユーザー自身でアクセス権の設定、削除ファイルの復旧ができず管理者業務であったが、Box導入によりユーザー自身で操作可能になりました。 - BCP対応
オンプレサーバーの障害対策に取られていたリソースは解放され、通信環境の強化に注力することでBox環境の強化を効果的に図ることができました。 - 運用保守
データのバックアップ 遠隔地保存などの運用に労力がかかっていましたが、基幹システムなどのオンプレサーバのバックアップをタスク化してBoxへ保存することで、基本的に故障停止がなくなりました。
Boxを利用したSalesforce閲覧率向上策
2014年に社内ポータルにSalesforceを採用。書類プレビュー機能が読みづらい、動画再生に対応していない、重要文書の閲覧率が把握できないという課題がありました。そこでFileConnectでBoxと連携。Boxは形崩れせず再現性が高く、ストリーミングによる動画再生ができ、アクセス統計情報によりプレビュー数、ダウンロード数の確認が可能に。
使い慣れたSalesforceのメリットを残し、不足分をBoxで補強することで管理がしやすくなりました。
Teams×Box で社内外コミュニケーションの改善
今まで社内外のコミュニケーションはメールがメインでした。しかし、たくさんのメールが入り乱れ、誰のどのファイルが最新かわからず、情報整理に余計な労力を取られることがありました。
Box導入後、ファイルを一元管理し社外共有することで常にデータは最新になりました。その際にBoxのコメント機能も使いましたが、コミュニケーションの機能強化にはTeamsを導入することで会話が整理され、さらにはiPhone利用でさらに業務スピードがアップしました。
【Box からのコメント】
TeamsやSalesforceとの連携のお話は多くの方に参考になったかと思います。コンテンツをBoxに集約しながら、ツールやアプリケーションは日頃使い慣れた便利なものを使うことは、Boxの目指すビジョンでもあります。ぜひみなさんも、今のシステムがBoxどどう連携できるかを検討していただくとより便利にご利用いただけるかと思います。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2020年07月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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