テレワークにも便利！Microsoft TeamsとBoxの連携で何ができるのか5分で解説

ニューノーマルな働き方の1つとしてテレワークの導入が進む中、「遠隔地での業務をいかにスムーズに進めていくか」は、企業の抱える大きな課題となっています。ここではテレワークで必要となるツールの種類に加えて、Microsoft TeamsとBoxの連携で何が可能となるのかについても紹介します。

企業で求められるツールの役割

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響を受けて、社会全体にテレワークが広がりを見せています。それに伴い社内に人が集まること機会が減少していることで、オンライン上でコミュニケーションやコンテンツのやり取りを行う必要性が生まれています。そうした必要性に応え、テレワーク環境での業務を効率化してくれるツールの需要が、急速に高まっています。 

オンライン会議や社員同士のコミュニケーションなど、企業で活用できるツールを把握しておくことは、今後テレワークを行ううえで必須と言えます。そこで、テレワーク向けのツールにはどういったものがあるのかを改めて確認しておきましょう。ここでは3つに分類して解説します。

コミュニケーションツール

「コミュニケーションツール」とは、その名の通り社員間のコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。オフィスでは問題なく行っていた報告や連絡、相談といった会話も、テレワーク下では思うように行えないのが現状です。そして、社員同士のちょっとした雑談から生まれるアイディアや一体感、会社への帰属意識といったものも、それぞれが離れている環境ではどうしても希薄になりがちです。

そこで役に立つのが、チャットや掲示板、通話機能を活用したコミュニケーションツールです。自宅にいながら社員同士がチャットでき、また資料作成依頼など業務を進める上で必要なやり取りも同時に行えます。最近は、「大人数でのコミュニケーション機能」や相互理解を深めるための「共同編集可能なファイル共有」といった、よりビジネスに即したサービスを盛り込んだコラボレーション可能な、企業向けツールも提供されています。

コンテンツ共有ツール

自宅でもより効果の高いコミュニケーションをしながら仕事を行う上で欠かせないのが、オンライン上での「コンテンツ共有」です。仕事の資料や成果物などを社員同士でリアルタイムに確認できるコラボレーション環境は、テレワークにおいては必要不可欠です。一般的なチャットツールやメールを介して共有することも可能ではありますが、安全性や利便性を考慮すると社内で統一したクラウドストレージを利用してやり取りする方法が最適解と言えるでしょう。 

こうしたクラウドストレージのようなコンテンツ共有ツールを使えば、複数人でのリアルタイム閲覧はもちろんのこと、同じファイルでのコラボレーションも可能となります。ただでさえ、やり取りにタイムラグが発生しがちなテレワーク環境で、多岐に渡る業務用データをスムーズに共有し作業を効率化するにはどうしたらよいか。そんな問題を解決するため、コンテンツ共有ツールとしてクラウドストレージが導入されています。

テレビ/ビデオ/Web会議ツール

コミュニケーションでもう1つ重要となるのが、「テレビ/ビデオ/Web会議」（以下：Web会議）ツールです。現在、社内に一堂に会してミーティングするという機会が減り、Web会議の利用が増加しています。議題によっては、顔の見えないチャットではなく、参加者を映したWeb会議を開催する必要もありますうが、そうした際に有用なツールです。しかしそれだけでなく、希薄になりがちな社員間の連帯感を維持するためにも、Webによるリアルタイム性の高い顔の見える定期的なミーティングを行うことが推奨されます。

上記のような社内会議はもちろんのこと、最近では他社への営業などをWeb会議で行うケースも増えています。会議以外にも使い方次第で幅広く活用できるため、導入すればテレワークの多くの課題をクリアできるツールとなるでしょう。

Microsoft Teams + Boxでそれぞれできること

テレワークを支えるさまざまなツールが登場する中、Microsoft Teamsを採用している企業も多いのではないでしょうか。ここでは、Microsoft TeamsとBox、それぞれの特徴を解説していきます。両者の違いを理解したうえで連携させれば、より活用の幅が広がるでしょう。

Microsoft Teamsはよりコミュニケーションに特化

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供するビジネス向けのクラウドサービスです。テレワークに移行した企業の中でも利用率が高く、メールやチャット、ビデオ通話など必要な機能を備えています。グループでの会話、1対1での会話のどちらにも適しており、スマートフォンなどのモバイルデバイスを使っても利用できます。

チャットを行う際は、個人間でのやり取りはもちろんのこと、チームごと、さらにチーム内で分野ごとに分けたチャネルごとなど細かい単位でのグループ分けが可能です。特にビデオ会議機能は、最大で300人まで対応。企業説明会などのライブ配信イベントを開催する際は、最大10,000人まで視聴者を参加させることができます。

参考URL:

https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/limits-specifications-teams

このように、Teamsは、よりコミュニケーションに特化したクラウドサービスです。社員同士のちょっとしたやり取りから、大規模なオンラインイベントまで、スムーズに実現可能です。

Boxはコンテンツ管理に特化

Boxはファイル共有やコンテンツ管理に特化した法人向けクラウドサービスです。文書・画像・動画などさまざまなファイルを一箇所でセキュアに管理でき、コラボレーションを促進します。特に、Microsoft Officeで作成したファイルについて、管理や共同編集機能に秀でています。

「ファイルの共有や共同編集、アクセス権限や共有方法の設定、ログの取得、バージョン管理やワークフロー」なども完備。加えてセキュリティ面にも強く、アクセス制限や二要素によるユーザー認証などの強固な制御機能により保護します。

社員たちはスムーズに社内外の関係者と安全にファイルを共有できます。

業務で使用されることの多いMicrosoftのオフィスツールとの相性がとてもよいこと。それに加え上記のような企業で求められる豊富な機能・強固なセキュリティ・容量無制限、などの点から、Boxも多くの企業で採用されています。

「コミュニケーションに強いTeams」と「コンテンツ共有とコラボレーションに強いBox」。それぞれの機能に特化したこれら2つのアプリケーションを連携させれば、社員たちのリモートワークはより生産性が高いものになるでしょう。

現在、テレワークで仕事をするためにさまざまなサービスが提供されています。肝心なのは、自社にあったツールを適切に選択することです。そのためにまずは、どういったツールが、どんな機能を持っているのかを、正確に把握するように努めることが重要と言えます。

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Box for Microsoft Teamsでアプリ切り替え不要のチームコラボレーションを実践

Boxは多くのアプリケーションと連携することも特長の1つですが、Microsoft Teamsとのネイティブな連携を実現する機能「Box for Microsoft Teams」も提供しています。Box for Microsoft Teamsは、Boxで管理されたファイルの共同作業をMicrosoft Teamsの画面から効率的に行えるよう透過的にBoxにアクセスできるように設計されています。

たとえば、Boxの操作性をMicrosoft Teams上でシームレスに再現するためのさまざまな機能を実装したことで、両アプリケーション間の切り替えを不要にし、円滑なコミュニケーションとチームコラボレーションができ、テレワーク実施時でも効率良く働けるようになります。

Box for Microsoft Teamsには次のような機能が実装されています。

Boxからのコンテンツ共有

Boxのコンテンツをシームレスにチャネルやチャットで共有、また、ローカルのファイルをチャネルとそのチャネルに関連付けられたBoxフォルダにアップロード

コンテンツカード

コンテンツカードから、関連付けられたBox上の共有ファイルの完全なプレビューを表示

Box Filesタブ

チャネルに関連付けられたすべてのBoxコンテンツ用に統合ビューを提供し、ファイルのプレビューやダウンロードが可能

モバイルアプリとの互換性

iOSおよびAndroidのMicrosoft Teamsアプリから、Boxファイルのアップロードや共有が可能

まとめ

テレワークの普及が進むにつれ、新たな働き方をサポートするツールの需要も高まる一方です。現在、「テレワークに必要なツールの導入を検討している」「ツールを利用しているが、業務が円滑に進まない」という課題を抱えている企業担当者の方も多いかもしれません。事実、2020年11月4日発表の東京商工会議所の調査でもテレワーク実施の最大の課題がコミュニケーションでした。その解決手段の1つとして今回は、Microsoft Teams、そしてそれと連携可能なBoxを紹介しました。

メールやチャット、Web会議など相手に合わせて使い分けできるTeamsと、さまざまな業務用のコンテンツを集中管理・活用できるBoxとをうまく組み合わせ、コミュニケーションをコラボレーションまで発展させ、テレワークの課題を解決し、テレワークのメリットを最大限に活かしましょう。