Web会議の課題と対策について

テレワークの導入が増えるのに伴い、Web会議を推進・導入する企業が増加しています。しかし、Web会議は利便性が高い一方で、様々な課題も明らかになってきました。利用機会が増える中、スムーズにWeb会議を行うためには、Web会議の課題を把握し、対策を取ることが重要です。そこで、Web会議の一般的な課題とBoxでの対策法をご紹介します。

テレワーク導入により普及するWeb会議

多くの企業でWeb会議が急速に普及している背景には、いくつかの理由があります。ベースにあるのは、データ通信の高速化と、動画をサクサク処理できる高性能のデバイスがリーズナブルな価格で購入できるようになったことです。誰でもスマホやタブレットなど手持ちの端末でWeb会議に参加できるため、社内会議はもちろん、セミナー開催や商談などにもWeb会議システムの利用が進んでいます。

また、国が進めている働き方改革で掲げられた“多様な働き方”を実現するには、テレワークの導入が不可欠です。これまでも社内外でのコミュニケーション手段として電話やメールが利用されてきましたが、電話は複数人の“チーム”でのコミュニケーションや情報共有に向いておらず、メールはタイムラグがあるためリアルタイムでのやり取りが困難です。また、どちらも相手の顔が見えないことからコミュニケーションに齟齬が生じやすく、業務がスムーズに行えないという課題がありました。

Web会議であれば、画面越しで相手の表情やしぐさを確認しながら、リアルタイムにコミュニケーションが取れます。その利便性からテレワークと同時にWeb会議を導入した企業も多数あります。

情報システムの開発・販売を手がける内田洋行が2020年7月に実施した「テレワーク時代のオフィスに関する実態調査」によれば、テレワークの導入により、Web会議の利用頻度が高まったと回答した企業は、実に86.8%と9割近い結果が出ています。新型コロナウイルス感染拡大を受け、2020年4月に発令された緊急事態宣言の影響もあり、テレワークやWeb会議の導入が後押しされた格好です。しかしながら、多くの企業でWeb会議が定着する一方、さまざまな問題点や課題もクローズアップされています。

（参照元：https://office.uchida.co.jp/workstyle/telework/column_007.html）

Web会議の課題とは

Web会議はコスト削減や業務効率化に効果的ですが、セキュリティのリスクや情報共有などで課題があります。それぞれの課題について詳しく解説します。

資料の共有時のリスクがある

Web会議に第三者が不正アクセスを行うと、会議中の会話はもちろんのこと、画面上の動画、資料やコンテンツの画像が情報漏えいするリスクがあります。社内会議で関係者に共有した重要な社内資料を勝手にダウンロードされたり、いたずらで会議に無関係な画像や動画を投影されたりするかもしれません。モバイル端末でWeb会議に参加した社員が端末を紛失したり盗難に遭ったりした際、機密情報が流出する可能性も考慮しなければなりません。

また、参加者の通信環境が必ずしも安定しているとは限らず、画像や音声が途切れてしまうケースもあります。通信環境の不具合は、自宅のインターネット回線が不安定だったり、スペックの低い端末やルーターを使用していたりする場合に起こりがちです。映像に遅延や切断が生じると、資料の共有にも時間がかかり、会議の進行に支障をきたしてしまいます。

ホワイトボードや議事録の共有がしづらい

通常の会議であればその場で資料を配布し、会議中に出てきたアイデアをまとめたり、決定事項を共有したりする場合は、代表者がホワイトボードに板書したものをメモするのが一般的です。このように紙の資料や板書に慣れている人は、Web会議での情報共有に戸惑ってしまうかもしれません。

また、Web会議でも対面の会議と同様に記事録を作成する必要がありますが、記事録を作成したファイルの容量が大きい場合、メールでの共有が難しいという課題もあります。

ただ、こうした情報共有や相互理解の課題は、Web会議ツールのホワイトボード機能や、クラウドストレージを利用したファイル共有などで対処することが可能です。

コミュニケーションが取りづらい

通常の会議では直接顔を合わせて話ができるので、参加者の表情や態度から相手の考えていることや、場の雰囲気を感じ取ることができます。それに対し、Web会議ではパソコンの画面越しにやり取りするため、臨場感や参加意識が薄れ、場の空気感をつかみにくくなります。そのため、ちょっとしたミーティングのみをWeb会議で実施し、重要な人事面談などは対面で行うという企業もあるようです。また、もともと社内の序列や役割意識が強く、上下関係や部署間の境界がはっきりしている会社の場合、Web会議ではますます結論に対する同調圧力が働き、創造的な議論を阻害してしまうリスクがあります。

Web会議の課題をクラウドストレージ「Box」で対策

前述のようなWeb会議のさまざまな課題を解決するのに最適なクラウドサービスが「Box」です。BoxはWeb上でデータファイルの保管・共有ができるクラウドストレージで、法人向けプランでは保存容量の制限がありません。もともとビジネス利用を想定して開発されているため、高いセキュリティレベルを有しています。さらにフォルダごとに共有相手に合わせた細かいアクセス権限設定や共有設定が行えることから、Web会議での情報漏えいリスクを軽減することが可能です。Web会議でBoxを使うメリットを詳しく紹介していきます。

その場でファイル共有可能

Boxは、Web会議ツールの定番ともいえるMicrosoft TeamsやZoomとの連携が容易です。Boxと機能を統合することで、会議の実務作業の効率化をサポートします。もっとも便利な機能がファイルの共有です。ミーティング中に共有したい資料がある場合、画面上に表示されるBoxのアイコンをクリックし、共有したいファイルを選択すれば画面共有ができます。接続するデバイスは問わないため、パソコンだけでなくiPhoneやiPadなどでもファイル共有が可能です。Web会議中のプロジェクトに関する最新情報や、参加者からのフィードバックをその場で共有、さらにWeb会議で映しながら共同作業ができるので、会議の生産性をより高められるでしょう。もちろん、そのまま保存すれば最新バージョンの資料がリアルタイムに共有できます。

Box Notesでリアルタイムに共同作業ができる

Boxでは会議メモを作成できるアプリ「Box Notes」が利用できます。複数の参加者が同時にメモを編集できるため、更新状況をリアルタイムに確認しながら意見交換が可能です。この機能を使えば会議をしながらミーティングの議事録を作成することもできますし、参加者のブレインストーミングにも利用可能です。その場で集まったビジネスレビューを整理したり、社内向けニュースレターの原稿を書いたりすることもできます。Boxと同様に利用するデバイスは問わず、高いセキュリティが適用されるほか、アクセス権限の設定も簡単です。Web会議に参加している人が全員見られるため、先のホワイトボード代わりに使うことも一考でしょう。

会議資料にコメントを入れて共有可能

Boxにアップロードした会議資料にBox上でコメントを入れることもできます。例えば、資料の修正依頼を出したいときには、メールで指示を出すのではなく、「タスクを追加」にチェックを入れて担当者と期日を指定すれば、Boxのメッセージ機能で依頼が送られる仕組みです。メッセージと同時にメールでも通知されるため、修正指示の見落としを防ぐことができます。タスクの締め切り日にWeb会議で修正の確認をすれば、スムーズにコミュニケーションとコラボレーションが進み、指示後の動向やアウトプットを簡単に把握できます。

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まとめ

Web会議をスムーズに行い、活かすためには、高いセキュリティ性やファイル共有機能を備えたツールの利用が不可欠です。「Box」は、数あるクラウドストレージの中でも法人向けに提供されているサービスで、企業規模や業界を問わず多くの企業で導入されています。Web会議の課題であるセキュリティの問題や、ファイル共有や共同作業の難しさを解決できるほか、TeamsやZoomなどとのシームレスな連携も備えています。これからWeb会議の実施やより効果的な使い方を模索している企業、また現在のWeb会議でコラボレーションや共同作業に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。