eディスカバリー(eDiscovery)とは？これからの文書管理のあり方

日本企業が米国で民事訴訟を起こされた場合、自主的に電子証拠の開示を行うeディスカバリー制度への対応が必須なことは知られていますが、米国を拠点とする企業に限られた話ではなく、日本に拠点がある企業にも適用されることをご存知でしょうか。これを知らずにe ディスカバリー制度への対応を誤ると、膨大な罰金が科せられる場合もあります。ここではeディスカバリー制度の概要と、日本企業がとるべき対応について詳しく解説します。

eディスカバリー(eDiscovery)とは

「eディスカバリー(eDiscovery 、Electronic Discovery)」とは、民事訴訟の手続きにおいて、訴訟に関連する電子データやコンテンツ（ファイル）を全て自分で収集し開示することを規定した電子証拠開示制度です。米国では以前から民事訴訟の原告と被告が互いにあらゆる証拠の開示を求めることができる開示手続（ディスカバリー、Discovery）の制度が厳格に運用されていましたが、2006年12月の連邦民事訴訟規則の改正により、eディスカバリーが導入されました。

eディスカバリーの対象となる電子データ・コンテンツにはOffice文書をはじめ各種業務データや、電子メール、チャット履歴にいたるまで、あらゆる種類のデータとコンテンツが含まれます。

米国のeディスカバリーは極めて強制力が強く対象範囲も広いので、企業秘密であっても原則として提出しなければなりませんし、訴訟の内容次第では、過去数十年分のデータ・コンテンツ提出を求められることもあります。

もちろん、提出にあたって電子データ・コンテンツを変更したり消去したりすることは認められていません。もし、違反があったと判断された場合は罰金などが科せられ、裁判でも不利となります。

日本に保存されているデータとコンテンツも対象に

米国民事訴訟におけるeディスカバリー制度を適用されるのは米国での訴訟の対象となったすべての企業であり、米国内に拠点がある企業だけではなく日本の企業も対象となります。もし、対象となった日本企業がデータやコンテンツを国内のサーバーに保存しているとしても、それらのデータも提出しなければならず、且つ英語翻訳の必要もあります。データ提出が不適切な場合は厳しい処分が科せられる場合もありますが、日本の企業はまだまだeディスカバリーに関して知識が不足しており、対策が遅れているのが現状です。

反トラスト法について

米国には「反トラスト法（アンチトラスト法）」という法律があります。この反トラスト法は、公正で自由な市場競争を阻害し、競争を制限したり市場を独占したりすることを禁止する法律で、日本の「独占禁止法」も、この反トラスト法をモデルにして制定されています。

日本の企業でも、日本国内で価格に関する情報交換を競争業者と行ったことで、米国反トラスト法違反に関する捜査対象となり、罰金額が数億ドルに上ったケースもあります。

反トラスト法では、法律に違反する行為が米国外で行われたものでも、米国内での取り引きに影響を及ぼすものであれば反トラスト法が適用されます。

こうした反トラスト法に基づく訴訟でもeディスカバリーが大きな役割を果たします。反トラスト法に関連して訴訟を起こされた日本企業の中には、データの隠匿を図ったとして社員が禁固刑を科せられたケースもあります。

eディスカバリーの基本「EDRM」の流れ

eディスカバリーに使われる世界標準のワークフローとしてEDRM（電子情報開示参考モデル、The Electronic Discovery Reference Model）というものがあります。ここでは、EDRMの具体的な流れを簡単に紹介します。

1. 情報管理・識別

まず、電子データやコンテンツ、電子メールが現状どのように管理されているかを明確にして、どのように保存し管理するかを決めた上で、日常的に適切な保存と管理を行うことが大切です。

一連のプロセスには該当するデータが保存されているストレージの特定など社内のハードウェアの管理も含まれます。

管理者が把握していない保存プロセスやデータとコンテンツの破棄の手順が存在していると、この後のステップをスムーズに進めることができなくなります。ですから、電子メールを含めたすべてのデータとコンテンツの保存に関して、個人の作業に依存しない仕組みを構築して正しく管理する必要があります。

2. 情報の保全・収集

eディスカバリーの対象となるあらゆる電子データやコンテンツを収集し、改ざんや破棄されるのを防ぎ保全するプロセスです。訴訟が起きた後はデータやコンテンツの変更や削除を行ってはなりません。

また、スタッフが使用しているPCやスマートフォンだけに保管されているデータやコンテンツがある場合、機器を回収しデータを集めなければなりません。

こういった情報の収集と保全に要する作業は、通常業務の妨げとなったり、多大なコストを要する可能性があるため、通常時より準備しておくことが大切です。

3.情報の分析・閲覧→提出

収集・保全したデータやコンテンツの検証を行い、重複データを削除しファイルの種類による絞り込みを行います。さらに、必要があれば所定のフォーマットに変換します。

そして、企業の法務担当部署や顧問弁護士による審査を受け、絞り込んだ電子データやコンテンツの内容に基づいて、開示が必要なものと開示不要のものに再度仕分けします。

最後に、定められた形式に沿ってレポートを作成し、提出となります。

eディスカバリーソリューションを導入するメリット

米国民事訴訟で求められるeディスカバリーを順守して、データとコンテンツの検索・収集などを一つ一つ行い、提出が必要なデータを特定、分析してレポートを期限までに提出するのは、かなり困難を伴う作業です。

そこで注目を浴びているのが、eディスカバリーに対応するためのノウハウがまとめられたeディスカバリー関連ソリューション製品です。こうした製品のメリットを詳しく見てみましょう。

効率化とコスト削減

eディスカバリーソリューションの導入で、社内のあらゆるデータとコンテンツを収集し一元化することが可能になります。データとコンテンツ収集のためにスタッフを拠点へ派遣するなどの必要がなくなり、例えばwithコロナの時代だとリモートで行うこともできるようになり、収集にかかるコストを大幅に削減、効率を大幅に向上することができます。

セキュリティの確保

リスクを回避するためには、日常的にデータやコンテンツを適切な方法で保全しておくことが重要です。eディスカバリーソリューションではデータやコンテンツに対し、強固なアクセス制限をかけることができるため、未承認のユーザーが既存データやコンテンツを削除することを防ぐことができます。これによって、データ隠蔽による制裁措置を受けるリスクを減らせます。

訴訟準備

eディスカバリーソリューションを利用すれば、証拠となるすべての電子データとコンテンツを整理し一か所に集められるのでそれらへのアクセスも容易になります。訴訟が起きても準備をスピーディに行うことができ、有利な判決に寄与する可能性があります。

迅速なレビュー

eディスカバリーソリューションではAIを使ったデータ分析も可能です。検索や抽出をAIに任せることで、正確かつスピーディに必要なデータを特定して収集と保全を行うことができます。

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まとめ

「eディスカバリー」は民事訴訟において、訴訟に関わりのある電子データやコンテンツを自ら収集し開示する制度です。特に、eディスカバリーが極めて厳格に運用される米国の民事訴訟においては、必要なデータ・コンテンツを抽出して、指定された形式で迅速にレポートを作成し提出する必要があり、該当データやコンテンツに欠陥があると判断されると、莫大な額の罰金が科せられる場合もあります。ビジネスがますますグローバル化する現在、今後はこうしたeディスカバリー対策がさらに重要になるとみられています。その最もベースにあるのはデータやコンテンツを一元管理することです。その上で、eディスカバリーを円滑に処理するワークフロー「EDRM」を実行するサービスであるEDMRソリューションも各種のクラウドサービスなどで提供されていますので、コンテンツ管理とともに検討してみてはいかがでしょうか。