ECMとは? 文書管理システムとの違いや重要性、導入メリットを解説

現代のビジネス環境においては、デジタルデータの爆発的な増加に伴って、コンテンツの効率的な管理・活用が企業の競争力を左右する重要な要素となっています。このような中で管理業務の効率化やセキュリティの観点から注目を集めているのがECMです。本記事では、ECMの基本概念をはじめ、その重要性、文書管理システムとの違い、ECMを導入するメリットをわかりやすく解説します。

ECMとは？

ECMとは、「Enterprise Contents Management（エンタープライズコンテンツ管理）」の略称で、企業内で作成されるさまざまなデジタルコンテンツを効率的に一元管理できるシステムです。ECMの管理対象には、一般的な文書・画像・動画・音声データだけでなく、CADデータや医療画像データといった専門的なフォーマットまで幅広く含まれます。

ECMは、コンテンツの作成から共有、保管、保存、そして破棄に至るライフサイクル全体を管理し、業務の効率化やリスクマネジメントに大きく貢献します。

主な役割

ECMの主な役割は、組織の中に点在しているコンテンツを一元的に管理することです。ECMはコンテンツごとにアクセス権限を設定してデータの保護を強化し、ライフサイクルを管理して情報資産をアーカイブする役割を担います。

ECMと文書管理システムの違い

ECMの特徴や役割は、文書管理システムと共通しています。ただし、ECMと文書管理システムは、管理対象となる範囲が大きく異なります。

文書管理システムの主な管理対象は、紙資料をスキャンした電子データファイルや、業務アプリケーションで作成した電子データファイルです。一方、ECMはこれらの文書以外に、画像ファイルや動画ファイル、音声ファイル、システムログ、IoTデータといったさまざまなコンテンツの保存や活用が可能です。

無数のコンテンツが溢れている現代では、一元管理すべき範囲は、紙や業務アプリケーション由来の文書だけでなく、それ以外のコンテンツにまで及んでいます。どのような種類であれ、そこに含まれた企業の機密情報やノウハウ、技術、個人情報は適切に保護しなければいけません。多様なコンテンツの一元管理が可能なECMは、文書管理システム以上に現代のニーズに対応したツールです。

ECMシステムの重要性・注目を集める背景

ECMの重要性が現在の日本で認められ注目を受けるようになった背景には、以下のような事情が関係しています。

扱うデータ・情報量の増加

元々ECMは、1990年代に欧米諸国を中心に多様なコンテンツ管理へのニーズが増す中で徐々に注目されるようになってきました。紙の書類と印鑑を多用する文化が強い日本でその注目度が高まったのは2000年代です。

この頃になると、インターネット上のさまざまなコンテンツがビジネスで活用されはじめました。それまでは文書だけを管理すれば問題なかった環境が一変し、現在では画像・動画・音声・IoTデータといった多種多様なデータを効果的に管理・活用することがビジネスの成功を左右するまでになっています。これによって、多様なコンテンツを統合管理するECMのニーズが急増しました。

活発化するグローバル展開

グローバル展開の活発化が、さらにECMの重要性を底上げしています。昨今では、市場開拓や人件費削減を目的に世界各地に拠点を設ける企業が増えています。グローバルビジネスの成功には、本社で蓄積した情報と現地で得た情報を統合し、経営の最適化を図っていくことが大切です。その際には、グローバル規模で利用可能なECMが欠かせません。統合的なコンテンツ管理によって情報共有と活用を促進できます。

重要性が増すコンプライアンス遵守

ECMの注目度を高めている3つ目の理由は、コンプライアンス遵守の重要性が増したことが挙げられます。企業が扱うコンテンツが多様化し増加するのに伴って、管理業務が複雑化し、情報漏洩のリスクが高まります。コンテンツごと・ユーザーごとにアクセス権限を設定し、ライフサイクルを管理できるECMは、コンプライアンス体制を強化するために重要です。

ECMシステムを構成する主要機能

ECMは主に以下のような機能で構成されています。

【ECMを構成する主要機能】

1. コンテンツの保管機能
2. コンテンツへのアクセス権設定機能
3. コンテンツの検索機能
4. コンテンツ・情報のセキュリティ機能
5. ECMと既存システム・ツールとの連携機能
6. コンテンツのレビュー・承認ワークフロー機能

ECMシステムを導入する4つのメリット

ECMを導入することで、企業は以下のメリットを得られます。

1. コンテンツの検索性向上、情報共有促進による生産性向上

ECMは管理する対象を文書に限定せず、組織に点在するさまざまなコンテンツを管理できます。契約書や稟議書をはじめ、画像・動画・音声といったデータに至るまで、すべてのコンテンツを一元的に管理することで、ユーザーは目的のコンテンツを迅速かつ正確に検索でき、簡単に情報を取得できます。ECMでは情報共有やファイルのバージョン管理が効率的に行えるので、「どのバージョンが最新か」「誰が持っているデータが正しいのか」と迷うことがなくなり、大幅な生産性向上が期待できます。

2. ナレッジの蓄積・共有によるグローバル規模のノウハウ・スキルの均一化

競争が激化する昨今、情報の共有スピードをいかに上げるかが重要になっています。すべてのコンテンツをECMで管理することで、企業にとって価値あるナレッジを蓄積および共有することに繋がります。社員教育目的でコンテンツを管理し必要に応じて公開できるため、グローバル規模でのノウハウとスキルの向上や均一化が可能です。

3. コンテンツごとのセキュリティ管理によるコンプライアンス強化

ECMにはデータ保護やコンプライアンス強化に役立つ機能が豊富に搭載されています。たとえば、データの暗号化や多要素認証を用いることで、不正アクセスを防ぐことが可能です。また、コンテンツごとにアクセス権限やワークフローを設定して、コンテンツの内容やセキュリティ管理を徹底できます。さらに、アクセスログの記録・分析によって効果的な内部不正対策が可能です。これらの機能により、コンプライアンスを強化し、信頼性の高いシステムを構築できます。

4. BCPの策定および運用による事業継続性の向上

昨今、BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）の一環として、クラウド上にECMを構築・運用するケースが増えています。これによって、自然災害等で本社が被害を受けても、ECM上のコンテンツは保護されるので、事業の継続・復旧が容易になります。さらに、ECMをクラウド化することは、社内・社外の境界を超えたコラボレーションの活性化という観点において有意義です。クラウドコンテンツ管理は、社内外の関係者とのECM基盤として利用が伸びてきています。

まとめ

ECMは企業が扱うさまざまなコンテンツを管理するためのシステムです。文書に特化した文書管理システムに比べてはるかに多種多様なコンテンツを管理できるので、さまざまな形式のデータを利用している現代のビジネス環境へより柔軟に対応できます。特にクラウド型のECMは、BCPや社内外のコラボレーションの強化にまで効果を発揮します。この機会に、ECMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。