2020年7月21日、22日、Box Japanで初開催したユースケースコンテスト「Box Customer Award Japan 2020」。Boxを導入し、ビジネスで成果をあげた素晴らしい取り組みを実施した9社が登壇し、1社15分でプレゼンを行いました。
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本シリーズでは、各社のプレゼンテーションのサマリーとBox Japan伊藤からのコメントをご紹介します。今回は特別賞「Best Team」を受賞された日立金属株式会社様です。
会社紹介・登壇者プロフィール
1956年創業、従業員単体7022名、連結29805名（共に2020年3月末現在）の日立金属株式会社。特殊鋼や素形材製品などの金属材料、電線材料や磁性材料・パワーエレクトロニクス製品といった機能部材を扱う高機能材料メーカーです。
日立金属グループでは、時代の変化に追従できるワークスタイルの実現に不可欠としてBoxを2018年に導入、翌2019年より利用が本格化しました。業務の見直し改善・標準化の推進に活用し、年間総労働時間を削減。2020年3月からの新型コロナウィルス対策では、Box活用により早期にテレワーク環境を整えることができました。その中で効果があった事例をご紹介します。
大越久仁江 氏
日立金属株式会社
情報システム本部企画部 主任
1989年に一般職として入社し、2003年に昇格試験を受けて職種変更（総合職へ）後も、2019年3月まで、一貫して生産管理システムに従事。2019年4月に、現在の部署である本社システム部門へ異動し、”間接業務改革プロジェクト”に参画、要件整理やPR活動を担当。
ファイルリクエストリンクでラクラク申請
在宅勤務適用申請書を管理する総務部門の事例です。申請書にBoxのファイルリクエストリンクのURLを埋め込み、社員が管理用フォルダに直接投函可能になり、メール添付・紙回覧の廃止、申請の受領や処理の管理が容易になりました。
Box導入により、申請者は紙廃止により印刷や押印がなくなり、受付者はメール添付資料の保存・回覧の手間がなくなり、承認者もメールで承認依頼がなくなり見逃しの心配もなくなるなど、結果的に工数削減と作業場所の制約が解消されました。
VPNなしでも緊急情報をバッチリ展開
社内Web掲示板で行われる会社の通達情報は、社外から閲覧するにはVPNサービスが必要でした。しかし、重要な通知はBoxフォルダに格納し、Teamsで通知することにより誰でも在宅で確認できるようになり、従業員全員にVPNサービスを導入していた場合に比べ、月間のランニングコストを約260万円削減することに成功しました。
メールアップロードでFAX当番はバッサリ終了
コロナ禍の影響もあり在宅勤務は拡大しましたが、今までのやり方であればFAXを受け取るだけのために出社する必要がありました。しかし、受信したFAXのメールアップロード機能を活用することで、社員の自宅からでも確認可能になり、移動費用や時間の削減ができました。
イントラコンテンツはグローバルにまるっと共有
コロナ禍になり、海外の駐在員は情報が届かないことに不安になっていたので、グローバルでも誰でも情報を確認できるイントラコンテンツをBoxにて整備。これまでは仕事は会社でするものという文化がありましたが、在宅ワークなったことで紙情報の電子化メリットを身を持って理解できました。
【Box からのコメント】
今回のコロナ禍でワークスタイルが変化する中、大企業でも課題を感じている方々が大変多いと感じていたので非常に参考になるお話を聞けました。中でも、FAXを受け取るためだけに会社に行かないといけないなどの課題を最近耳にすることもあったため、メールアップロード機能を活用しBoxフォルダに送信し自宅で確認できる事例は汎用性が高いと思います。
これからもテレワークが働き方のスタンダードになっていくと思いますので、Boxのファイルリクエストやメールアップロードなどの機能を他社様も参考にしていただきたいですね。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2020年07月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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