情報ガバナンスとは？構築するメリットや導入のポイントを解説！

デジタル時代の現在、情報を資産と捉えるあらゆる企業にとって情報ガバナンスの導入・構築は、管理コストの整備やリスク低減を考えるうえで重要な役割を果たします。今回は、情報ガバナンスについて意味を解説したうえで、構築のメリットや導入する際のポイントを紹介していきます。

情報ガバナンスとは

まずは、情報ガバナンスについて概要を整理しておきましょう。

企業文書は従来の紙文書から電子文書へと変遷しつつあります。これらの電子文書は、企業内のファイルサーバーや各デスクトップ、個人のPC、外部記憶媒体、クラウドなど多くの場所に散在しています。このような中で企業は、リスク管理、情報開示等の説明責任、法定期間で定められた文書保管義務などの要件を満たしながら文書の情報管理を行う必要があります。つまり、企業は企業内で生成されるあらゆる文書の、それもライフサイクル全体において情報管理の徹底が必要であり、それを実現するための「情報ガバナンス」が求められている背景があるのです。

情報ガバナンスとは、企業が持つ文書情報を管理するための体制やプロセスを整備することを指します。よりわかりやすく言うと、情報ガバナンスは、企業が持つデータをすべて管理・統制するために構築されるものとなります。

IT環境の拡大や変化に伴い、情報を管理・処理する環境も日々変化しています。その環境変化に伴い、情報管理体制を整えるという背景のもと、情報ガバナンスは昨今の企業に必要不可欠な概念として登場しました。

情報ガバナンスの重要性

では、情報ガバナンスにはどのような重要性・目的があるのでしょうか。

主な目的として考えられるのは、企業が持つ文書情報の価値と管理方法の統制、そして戦略的破棄を可能にすることです。情報ガバナンスを構築すれば、【情報の取得→分類→活用→保管→保存→破棄】といった情報のライフサイクル管理が可能となります。

情報のライフサイクル管理が実現すれば、情報の管理コストとリスクの低減につながります。それは、当該の情報がどのサイクルにあるかによって管理方法を分けることができ、情報の価値見極めにも役立つためです。つまり、情報ガバナンスの整備は、最終的に業務の効率化にもつながっていくと考えられます。

情報ガバナンスの対象となるデータ

では次に、情報ガバナンスの対象となるデータについて整理していきましょう。情報ガバナンスの対象となるデータは、大きく分けて構造化データと非構造化データの2種類に分類することができます。

構造化データ

構造化データとは、あらかじめ列や行などが決められたデータのことを指します。つまり構造化データは、最初からフォーマットが整備されている状態のデータということになります。わかりやすい例でいえば、ERPやCRMなどのデータベース内で格納される行と列で成立したものは、構造化データに該当します。構造化データは、コンピュータが理解できることも特徴で、検索や解析、分析に適しています。行と列で情報の整備が行われているため、情報の所在がわかりやすいためです。

非構造化データ

非構造化データは、構造化データとは反対で、行や列などで整備がされていないデータのことを指します。例を挙げると、電子メールや提案書、見積り書、契約書、画像、動画、企画書などが該当します。これらは構造化されていないため、人間は理解しやすいデータですが、コンピュータやデータベースでの管理が難しいという側面があり、構造化データと比べるとスムーズな分析は厳しくなります。企業が扱うデータの多くは、非構造化データになります。

情報ガバナンスを構築するメリット

続いて、情報ガバナンスを構築する際のメリットについて見ていきましょう。

リスク低減と業務効率化

情報ガバナンスが構築されていれば、コンプライアンス違反リスクの低減や業務効率化につながります。

情報ガバナンスの構築によって情報の管理サイクルが整備されていれば、情報の価値に応じて管理方法を分けていくことが可能です。情報は適した方法で管理・活用・破棄されるため、検索や確認に費やしていた時間と手間が短縮でき、業務の効率化につながります。

また、情報破棄の手順が整備されていれば、コンプライアンス違反や情報漏洩のリスクも低くなります。

迅速な意思決定

情報ガバナンスの構築は、企業活動における迅速な意思決定にもつながります。

情報ガバナンスの構築により、情報の管理体制が整備されることで、管理部門や責任者は明確になります。これにより業務効率は大きく向上すると考えられます。情報管理においてはもちろんのこと、企業活動全般における意思決定も迅速に行われるようになるでしょう。

情報ガバナンス 成功のポイント

企業や組織が、情報ガバナンスを構築する上には全社規模で取り組む必要があります。そのためには人・ポリシー・プロセス・テクノロジーの視点が必要不可欠です。

組織全体で取り組む

情報ガバナンスは組織全体で取り組むべきものです。経営陣のコミットメントはもちろんのこと従業員全体にそのプロセスを浸透させる必要があります。中でも積極的に仕組みをつくり組織全体に発信していくという事務局や担当部署のリーダーシップが取り組みを成功へと導きます。

価値や保存期間に応じた分類と管理

事業継続に関わるものや法規制の要求事項などの記録用文書、会議資料のドラフトやメールマガジンなど記録に該当しない情報など価値に応じて文書を分類することが重要です。また、それぞれに応じた破棄されるまでの期間に応じた活動などを定義します。

業務プロセスの構築と遵守

いざポリシーを策定して、文書管理のルールを定めても、今までの業務プロセスを変えたくないから、ルールを守らないということは、現実的によく起きることです。「形だけのルール」と「現場のルール」のダブルスタンダードが生まれてしまっては意味がありません。企業全体のリスク低減や生産性向上を意識しながら文書情報を管理できる業務プロセスに変革し、遵守していくことも情報ガバナンスに不可欠なのです。

統合文書管理プラットフォーム

企業組織の業務プロセスや情報ガバナンスの徹底を実現するためにはITの力が必要不可欠です。特に管理性やセキュリティ、状況に合った柔軟な働き方を実現するためにはクラウド型の文書情報管理基盤が必要です。

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情報ガバナンスを強化する統合文書管理プラットフォームBoxとは？

クラウド・コンテンツ・マネジメントプラットフォームをリードするBoxは、ベスト・オブ・ブリード型アプローチにより、企業のビジネスプロセス変革の加速、社内外にわたる業務コラボレーションの強化、さらに企業が保有する情報の保護を支援します。2005年に設立され、アストラゼネカ、ゼネラル・エレクトリック、JLL、Nationwideなどを含むFortune 500企業に選ばれている企業の70%、日本の8,000社以上、グローバルの約100,000社のセキュアで効率的なコンテンツ・コラボレーションを支援しています。

Boxのクラウド・コンテンツ管理サービスは、DX時代、withコロナ時代の情報ガバナンスを支援します。Boxは組織の生産性を上げるだけではなく、ファイルやドキュメント管理から内部統制を強化し、企業のリスクを低減させます。コンテンツ管理やクラウドストレージのサービスは多々ありますが、ひとつのプラットフォームで情報アクセス、情報セキュリティ、そして情報ガバナンスまでをサポートできるのは唯一Boxのサービスのみです。コンテンツの作成から戦略的な破棄まで業務プロセス、および規制対応に応じたコンテンツのライフサイクル管理を大幅に効率化し、業務効率化と企業リスク低減を実現します。

まとめ

情報ガバナンスの構築は、情報管理のコストや情報漏洩リスクを減らすうえで大きな役割を果たします。そして、コンテンツ管理が欠かせません。しかし、情報ガバナンスを構築する際には、各担当者をはじめとした従業員全体が自社のリスク低減や効率化を意識し、情報管理の意識を向上させること、情報管理のルールを実践することなど、構築へ向けた仕組み作りが重要となります。現代における情報管理の重要性を理解したうえで、情報ガバナンス構築を適した手順とITで行っていきましょう。