2020年7月21日、22日、Box Japanで初開催したユースケースコンテスト「Box Customer Award Japan 2020」。Boxを導入し、ビジネスで成果をあげた素晴らしい取り組みを実施した9社が登壇し、1社15分でプレゼンを行いました。
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本シリーズでは、各社のプレゼンテーションのサマリーとBox Japan伊藤からのコメントをご紹介します。今回は特別賞「User's Favorite」を受賞されたJFEエンジニアリング株式会社様です。
会社紹介・登壇者プロフィール
JFEエンジニアリング株式会社様は、従業員数単体3,847名、連結10,265名、環境やエネルギー、社会インフラ、リサイクル・発電などの事業を主に担っている企業です。ご紹介するBox活用事例は、環境とエネルギー事業、そして採用部門からとなり、「BoxとRPAの融合」「採用活動におけるファイルリクエスト機能の活用」「Box検索機能の応用」など基礎から少し応用の効いたものまで幅広くありました。
荒川 慎一 氏
JFEエンジニアリング株式会社
基幹アプリケーション開発部
統括スタッフ
航空系SIerにて旅行・運航・旅客関連のシステム運用・開発業務に従事。その後、通信事業会社の情報システム部門を経て2018年より現職。Box利用に伴う社内システム開発、実際のデータ移行業務、Box運用業務全般、Box活用推進など、Boxに関わる全ての業務に携わり、日々奮闘中。
BoxとRPAを連携して集計の手作業を大幅軽減
公共事業の受注をする際などに、担当者の資格情報を含む個人情報を求められることがあります。しかし、メール添付で資料を都度集め、担当が人手で毎回集計をして資料を作成するなど、膨大な工数がかかっていました。
解決策として、上長と社員個人だけ招待されたフォルダを人数分作成し資料を格納。社員は随時その資料を更新し、RPAにて定期的に情報を自動で集計することで、受注案件毎に都度記入して申請・集計する手間がなくなり作業を軽減（400時間/年）。Boxならではのフォルダに対する自由なコラボレーションにより実現しました。
採用活動におけるファイルリクエスト機能の活躍
新卒採用の際、面接に向けた資料の収集は今まで全学生からメール添付にて送られていました。また、受信したファイルも全て手作業で特定のフォルダに1つずつ移動する手間がかかり、メール添付のファイル容量が大きい場合は受信ができず、個別に対応を案内するなど膨大な工数がかかっていました。
そこで、Boxのファイルリクエスト機能を活用し、全学生に共通のURLを伝え、ファイルを直接アップロードしていただくことで作業工数が大幅に軽減。ファイルを集めるだけのURLなので他の学生の資料が見られることもなく安心して運用ができ、Boxの通知機能をONにすることで確認漏れもなくなりました。
Boxの検索機能の応用：部門ポータルサイトに入り口を設置
エネルギー本部では、今まで膨大な量の技術資料が作成されてきましたが、アプローチに多くの課題があり活用できていない状態。データは既にBoxに格納されていましたが、検索する際には別途ブラウザを開くしかなくうまく連携できていない課題がありました。
そのため、部門のポータルサイトにBox検索エリアを構築し、Box側に文書分類毎にファイルを格納しておくことで最短でファイルに辿り着けるようにしました。また業務の入り口をポータルサイト1本に絞ることで、ユーザーの作業をシンプルにすることができました。
【Box からのコメント】
Box管理者の方々にとってはあるあるのお話をたくさんお聞きすることができました。ファイルリクエストの話がありましたが、Boxのアカウントを持っていないユーザーでもBoxにファイルを上げることができる機能です。Box Japanの人事部の方でも内定者の方から関連書類を収集する際に活用するなどBoxの注目機能の1つになっているので、ぜひ使い方を参考にしみてください。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2020年07月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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