リモートワークでも企業文化を維持する

リモートワークやテレワークは新しい考え方ではありません。多くの企業がリモートワークをすでに一部導入しているか、導入を検討していました。しかし、今般の新型コロナウィルス感染症(COVID-19)の影響により、ほとんどの企業が直ちにリモートワークに踏み切る必要性に迫られました。この状況は、各企業・組織における人材開発責任者に大きな課題を突きつけることとなりました。リモートワークへの移行が急速に進むなか、我たちは従業員をどのように支援すべきでしょうか。

Boxのタレント&ビロンギング部門のグローバル責任者として、私が最優先しているのは、従業員同士がつながりを維持して目的主導で仕事に取り組むことです。Boxでは、これまでもリモートワークを採り入れてきましたが、同時に、オフィス内でのコラボレーションを企業文化として大切にしてきました。そのため、他の多くの企業と同様に、リモートワークへの移行は急激な方向転換でした。

従業員同士のつながり、コラボレーション、企業文化を損なうことなく、各チームがリモートワークを実践するためのヒントをご紹介したいと思います。

チーム内のつながりを大切に

刻々と変化する不確実な状況下では、チームのモチベーションの維持と、チーム内の情報共有に、これまで以上に気を配る必要があります。これは、物理的に同じ職場にいる場合でも重要なことですが、リモートワークのような仮想的な環境では特に重要になります。そこで、普段から利用しているコミュニケーションツールをフル活用して、チームメンバーのつながりや、目的主導の働き方を支援する方法を考えてみます。

例えば、Boxでは、使い慣れたSlackやZoomなどのツールをこれまで以上に積極的に活用することで、企業文化を維持しています。Zoomを使ったオンラインランチや、チームメンバーが気軽に参加できるオンライン雑談室などの取り組みを実験的に行っています。

また、週一回のリモート「スタンドアップミーティング」(短時間のミーティング)では、チーム内の一人一人が、自分のやるべきことは何か、自分が今それをすることで最大の効果を生み出せることは何かを確認しています。このミーティングでは、各自が他のスタンドアップミーティングで得た情報を共有したり、その週の仕事量が適切かどうかを確認する場でもあります。また、各メンバーが自身のタスクや進捗に不安を感じていないか、どのような問題に留意すべきか、といったことも確認します。

リモート環境においても仲間意識を持ち続けるためには、相手の顔が見えることが大切です。かつては、ビデオ会議でカメラを使用することは必須ではありませんでした。今は状況が変わり、カメラの重要性が増しています。カメラ越しであっても、お互いの顔が見えることでつながりを実感できます。対面でのコミュニケーションという選択肢がない状況下では、話し手のボディランゲージが見えるだけでも大きなプラスとなります。

企業・組織全体でのコミュニケーションも大切に

多くの企業や組織が現在直面している最も現実的な課題の１つは、企業・組織全体にコミュニケーションを行き渡らせることだと推測します。特にCOVID-19に関する情報をいかに適切に共有できるかが極めて重要です。従業員の多くが不安を抱いており、上層部のガイダンスを待っています。

Boxでは、会社全体でのコミュニケーションの流れを明確にしています。COVID-19関連のSlackチャンネルをすでに2つ作成しており、1つは会社の公式チャンネルとして、もう1つは従業員同士がアイデア、ストーリー、ニュースを共有するために使用しています。従業員が情報を共有できる場所を用意することはとても重要です。

また、従業員のリソースグループのコミュニティの動向にも気を配り、従業員の周辺で起きているCOVID-19関連の問題を把握するよう努めています。例えば、仕事と子育てを両立するための支援が必要な従業員向けのSlackチャンネルを作成し、自宅で子供の勉強を見たり食事の世話をしながら業務をこなす従業員を応援しています。

さらに、社内のサービスデスクのポータルにCOVID-19に関する情報を集約し、COVID-19情報のワンストップショップとして機能させています。従業員には、どうすればよいか迷ったときにはサービスデスクにアクセスするよう伝えています。COVID-19のSlackチャンネルからも、サービスデスクにリダイレクトできるようになっています。これらは、今の困難な状況を乗り越えるために、従業員に対してどのような支援をすべきかを真剣に検討するなかで決定した対策の一部です。

企業文化も大切に

変化を余儀なくされる状況下において、企業文化を維持することは、あらゆる企業にとっての重要課題となっています。ときには創造力を発揮することも必要です。リモート環境に移行することで、これまでの価値観にどのような変化が起こるかを考えてみましょう。

私たちは、Boxの価値の1つとして「自分らしさを大切にすること」を掲げています。物理的に同じ職場にいなくても、この価値が変わることはありません。すでに私たちはSlackチャンネルの活用によって企業文化の継承を図っていますが、その結果、在宅勤務がますます楽しいものになっています。

例えば、毎週金曜日に全社的に行っていたランチは、仕事にリズムをつけるうえで大きな役割を果たしてきましたが、このイベントをオンラインに移行したことにより、これまでとは異なる形で集まる機会ができました。ランチのSlackチャンネルでは、自宅で料理をする様子を共有し、シェフ並みに上達した腕前を披露する従業員もいます。このチャンネルは、先週、これまでの最多アクセス数を記録しました。他の多くのコミュニティチャンネルでも参加者が増えており、Slackチャンネルは、在宅勤務における悩みや不安を共有する場にもなっています。

前述のランチ以外にも、私たちは、仲間とのつながり、学び、楽しみを促進するためのグローバルなコミュニティイベントを企画しており、これまでに、社内シェフによるオンライン料理教室や、COOによるコーヒーチャットなどを開催してきました。このような機会は、チームや部門を超えた人とのグローバルなつながりを日常的に持つことの価値を再認識するきっかけとなっています。

新入社員のオンボーディングもリモートで

オフィスが利用できなくても、業務を停滞させるわけにはいきません。この時期に新入社員を受け入れる場合は、オンボーディングプロセスをできるだけ標準化することをお薦めします。

Boxでは、この数週間で、新入社員のオンボーディングを100%オンラインに移行しました。私たちは、新入社員のオンボーディングの際には必ず、コミュニティの重要性を伝えており、新入社員には、Boxでの初出勤日に友人を作ることを奨励しています。これをリモートでも可能にするにはどうすればよいでしょうか。リモートでのオンボーディングのための新しいガイドラインを以下にご紹介します。

• 開始・終了の予定時刻を厳守する。在宅勤務だからといって遅れてもよいと考えず、オンボーディングは予定された時刻に開始し、終了時刻もきちんと守るようにする。
• Zoomを活用する。ブレイクアウトルームを利用し、小さなグループで互いの体験を共有したり、チームメンバーとのつながりを作る機会を設ける。
• 30日間は特に気を配る。職場に慣れるまでの最初の30日間は、新入社員に対して特に気を配るよう心がける。オンライン会議に招待してメンバーに紹介する機会を設けるなど、新入社員ができるだけ早くチームになじめるよう取り計らう。

リモートでのオンボーディングという新しい方法でも、新入社員が得る基本的な情報は、従来より若干簡潔なものになるかもしれませんが、大きくは変わりません。初出勤日に友人ができる環境を提供することについては、私たちは極めて重要だと考えています。

リモートワーク文化の醸成

リモートワークの急増は、COVID-19の影響による一時的な現象かもしれません。しかし、この新しい働き方が、多くの企業にとっての「ニューノーマル」になるでしょう。リモートワークのベストプラクティスを理解することで、私たちの今後の働き方も変わっていくはずです。

Boxでは、垣根のないコミュニティの形成に真摯に取り組んでいます。そして、コミュニケーションやコラボレーション、企業文化を醸成する方法について、リモート環境でのベストプラクティスを引き続き提案していきます。COVID-19の影響が今後どれくらい続くかは不透明な状況ですが、この機会で得たベストプラクティスは、後にも残るものになると私たちは考えています。

※このブログはBox, Inc公式ブログ（https://blog.box.com/）2020年4月8日付投稿の翻訳です。
著者：Box, Inc. タレント&ビロンギング部門グローバルVP ティファニー・スティーブンソン (Tiffany Stevenson)