紙を削減するメリットとペーパーレスの方法を紹介

紙削減への取り組みはコスト削減だけではなく、テレワーク、ハイブリッドワークへの移行といった働き方改革や紙の保管場所の縮小、情報共有の円滑化、BCP（事業継続計画）対策など、さまざまなメリットを企業にもたらします。ただ、やみくもに取り組みを進めても、満足な成果は期待できません。本記事では、紙を削減するメリットや具体的な取り組み方法、注意点、事例などを詳しく解説します。

紙削減のメリット、「生産性の向上」に寄与

紙削減への取り組みは、単純に紙がデジタルに置き換わるだけではありません。保管場所やコストの削減をはじめ、テレワークへの移行や情報共有の円滑化、BCP（事業継続計画）対策などを実現し、生産性の向上に寄与します。

また、紙削減に伴って、たとえばワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までのプロセスがデジタル化、自動化され、意思決定のスピードアップも叶います。このように紙削減によってもたらされるデジタル化が、業務の効率化と生産性の向上につながるため、現在多くの企業が積極的に取り組みを進めています。

1. テレワークの実現

さまざまな業務で紙を使っている場合、当然ながらオフィスへの出社が欠かせません。テレワークに移行したとしても、紙の書類を提出したり、文書に押印したりするために、オフィスに出社しなければならなくなってしまいます。

しかし、紙を使わずに済めば、従業員はわざわざオフィスへ出社する必要がなくなり、テレワークへのシフトが可能です。デジタルワークプレイスの必要性が叫ばれる中、物理的な紙が働く人を物理的なオフィスにしばっているのです。

そこで、紙を電子化したファイルを管理できるコンテンツクラウドやクラウドストレージなどの活用により、従業員は各自宅からの情報共有ができるようになります。また、前述したワークフローをも併せて、もしくはBoxといったワークフロー機能を持つコンテンツクラウドを導入すれば、紙を使った稟議も必要なくなります。

2. 環境にやさしい

紙の大量消費は、森林伐採を促進させる地球温暖化の要因のひとつとして問題視されています。紙の原料を得るために、二酸化炭素を吸収する木材の伐採が各所で行われています。また、使い終わった紙の多くはゴミ処理施設で焼却処分されますが、これも二酸化炭素を発生させる要因です。

今日ではSDGｓの推進により環境問題への関心も高くなっていますが、環境マネジメントの国際的規格であるISO14001においても、コピー用紙の使用量が定められています。
紙削減に取り組むことで、内外問わず「環境にやさしい企業」だと印象付けることにも寄与します。印象が良くなると、企業に対する評価も高くなるのです。

3. 保管場所の小規模化

紙は一般的にファイル等に綴じ、資料室や書庫、倉庫などに運搬して保管されますが、中には5年間、7年間といった法廷保存を要する書類も含まれます。この間に新しい書類が積み重なっていくため、保管期間を過ぎた書類を処分しても、スペースが足りなくなってしまいます。また、書類の整理やその膨大な紙文書の中から必要な書類を探すことも従業員にとって大きな負担になります。

ペーパーレスを進めることで、紙ではなく電子データとして保存・管理できるので、保管場所の縮小が可能です。それに伴い、ランニングコストの削減や余ったスペースの有効活用にもつながります。

4. 情報共有の円滑化

これまでの紙による情報共有は、人数分を印刷して配布することが一般的でしたが、ミスや誤字などがあった場合はもちろん、急な更新での修正があると印刷と配布もやり直さなければなりませんでした。

電子データに移行すれば、わざわざ集まらなくても共有ストレージにアップする、メールやチャットなどに添付するだけで、各々が自由に確認できる点が便利です。また、修正があってもすぐに編集・上書き保存、共有が可能なため、再印刷や再配布のために割く時間を省けます。デジタルデータでの共有は、スムーズなテレワークやハイブリッドワークへの移行に必須です。

5. 検索性の向上

緊急の確認が必要な書類を探したいのに、どこにあるのかわからず、貴重な時間を浪費したり、ビジネスやコンプライアンスに影響がでてしまったりした経験はありませんか？たとえ、保管されているファイルがわかっていても、1枚ずつめくって目視で該当箇所を探しあてなければならないケースや、結局見つけられず紛失文書扱いになるケースも考えられます。

電子化によるペーパーレスにより、ファイル名やキーワード、カテゴリー、日付などで絞り、さらには全文検索でも検索できることから、目的の書類を見つけ出し、必要な箇所を参照するまでがスピーディになります。検索にかかっていた時間の大幅な短縮は、業務効率化につながります。

6. セキュリティの強化

紙の書類はいくら注意深く管理していても、セキュリティの弱さが否めません。書庫やキャビネットの鍵さえあれば誰でも持ち出しや閲覧が可能なので、紛失や盗難、流出、改ざんのリスクが常にあります。一度でもそのような事態が起こると、企業として信頼を失ってしまいます。また、紙は、閲覧やコピーされても証跡（ログ）が残らないのです。文書管理の専門家によると、紙の書類が安全だということは都市伝説にすぎないと言われています。

一方、電子データでの管理は、パスワードや認証などでアクセス制限を設定できるため、外部によるデータの持ち出しや閲覧の防止に有効です。また、ファイルにアクセスした日時や操作したことのログを確認する機能を備えることで、さらに堅牢性が高まります。

7. BCP（事業継続計画）対策

もし、オフィスやその周辺が地震や台風、火災などの大規模な災害に遭った場合、紙書類は無傷で済むか、水没や焼失、破損しても復元できるかは甚だ疑問です。台風や豪雨、地震といった自然災害が多い日本において、企業は事業継続に影響が出ることを危惧しており、紙文書依存がBCP策定上の1つの課題となっています。

電子データ化してクラウドに保管しておくことで、いつ災害が発生しても、オフィスやパソコンがなくなっても、自宅から他の端末でアクセスすれば作業が可能です。結果として、機密情報や業務ドキュメントなどのデータ損失が防げるため、事業継続につながります。

8. コスト削減

日常の業務で紙を使っている場合、さまざまなコストが発生します。たとえば、用紙代や印刷代、印刷機器の電気代からメンテナンスにかかる費用などです。紙文書か電子データかで印紙が要る、要らないも変わってきます。人事部や経理部など大量の文書を扱う部署では、保管する倉庫代や管理費、クライアントへの郵送代、廃棄費用も負担しなければなりません。

ペーパーレスでこれらの負担が不要になり、大幅なコストダウンが期待できます。その分、商品やサービスの研究開発費、よりよいサービスを提供するためのコストなどに割り当てられます。

紙の削減・ペーパーレス化の方法

デジタルツールの活用

ペーパーレス化に取り組むにあたり、デジタルツールの活用は不可欠です。さまざまなデジタルツールの導入によって、紙の電子化、紙の削減が叶います。

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までのフローをオンライン化できるため、従来の紙を使った稟議が必要ありません。また、コンテンツクラウドやクラウドストレージを導入すれば、データをクラウド上で管理・閲覧できます。オンラインで情報共有できる環境が整えば、会議で使う書類の印刷や配布も不要です。

他にも、受信したFAXを印刷せず、データのまま管理できる、ペーパーレスFAXもおすすめです。保管したデータは、後からパソコンで呼び出したり、メールに添付したりするなど自由に扱えます。

コンテンツクラウドのBoxには、アノテーション機能があります。これは、カタログやデザイン画などをレビューしたり、修正したりする際に便利です。多くの人は紙にカタログ案やデザイン画を印刷、送付し、受け取った方は修正点や修正案を手書きして返送するということを何度か繰り返し最終版にしているのではないでしょうか。Boxのアノテーション機能は、PDFなどのドラフト案に修正文面や修正指示を書き込むことができます。印刷をすることなく、Box上に記述できるため、いつでもどこでもやり取りができ、紙削減のできる便利な機能です。

ペーパーレス化の推進方法

目的の確認

ペーパーレスを目指すのであれば、まずは目的を明確にしましょう。現在、多くの企業がペーパーレスへ取り組んでいるものの、目的は企業によってさまざまです。目的によって、導入すべきツールや取り組み方なども変わってくるため、第一に目的の明確化が求められます。

ペーパーレスの目的には、業務効率化やコスト削減などが主に挙げられます。なぜペーパーレスの取り組みを始めるのかが明確になれば、従業員にペーパーレスの必要性が認識されるため、取り組みへの反感や批判などを回避できます。ペーパーレスを成功させるには、組織上層部はもちろん、あらゆる場所で働く従業員たちの意識改革も必要で、方向性を合わせ全社で取り組むことが成功につながります。

書類の整理

あらかじめ書類を整理しておくと、ペーパーレスがスムーズになります。業務で使う書類の種類は多岐にわたるので、いきなりペーパーレスを始めても、どれから電子化すればよいのか、頭を悩ませることになります。

まず書類を整理した上で、その中から電子化するものを決めます。なお、書類によっては、法律で電子化が認められていないものもあるため、必ず確認しましょう。たとえば、事業用借地権設定契約書や損益計算書、棚卸表などは電子保存が認められていません。逆に、電子帳簿保存法下にあるものは紙文書での処理ができないなど、電子データ前提のものもあります。

次に、電子化する書類の優先順位を決めます。書類の電子化には電帳法のような法律で定められた要件もあるため、基本的にはそれに当たるものや法制度の要件を満たしているものから順番に取り組みます。

利用するツールの選定と導入

自社にマッチしたファイル形式や運用ルールを決めてから、ツールの選定を進めましょう。選定時には、紙が不要になった後の業務をイメージし、もしくは決めてから、必要な機能を備えた製品を選ぶのがセオリーです。全ての業務をイメージすることは難しいため、企業の文書管理やコンテンツ管理の基盤になり得る拡張性のあるシステムを選ぶことも選択のポイントとなります。

機能面だけではなく、操作性のチェックもおすすめします。どんなに優れたツールであっても、操作性がよくなければ、従業員はなかなか使いこなせないかもしれません。インターネットの口コミなども参考にし、誰でも簡単に扱えるツールを見極めます。

社内への周知

ペーパーレス化は、組織一丸となって取り組むべきプロジェクトです。従業員に浸透しないことには、ペーパーレスは実現できません。よって、ペーパーレスを目指すのであれば、社内への徹底した周知も必要です。

業務に携わる従業員はペーパーレスに少なからず影響を受けるため、何の説明もなく、いきなり一方的に取り組みを進められても、混乱をきたします。その結果、業務生産性や取引先の信頼性の低下、ひいては従業員のモチベーションの低下にまでつながるおそれがあります。

このような事態を避けるべく、なぜペーパーレス化が必要なのか、現場にどのようなメリットをもたらすのかなどを丁寧に説明して進めましょう。

紙を削減する際の注意点

これから紙削減への取り組みを始める場合、3つの注意点に留意しましょう。

ITリテラシーが必要

ペーパーレスの環境下では、ワークフローシステムやクラウドストレージ、ビジネスチャット、電子契約システム、もしくはこれらを機能として包含したコンテンツクラウドなど、さまざまなITツールやシステムを活用することになります。これらを使いこなせないと、業務を遂行できないため、従業員には最低限のITリテラシーが求められます。

ITリテラシーの低さは、ツールやシステムを使いこなせないだけではなく、ヒューマンエラーが頻発する要因のひとつとなります。また、ヒューマンエラーが、外部へ情報が流出してしまう事態につながらないとも限りません。こうしたリスクを回避するため、従業員への適切な教育も重要です。

操作が難しいツールやシステムを導入した場合、従業員が電子化に抵抗を感じてしまうため、導入時には操作性にも配慮する必要があります。できるだけシンプル、かつ直感的な操作ができるツールがおすすめです。

システム障害への備えが必要

ITツールを導入する場合は、システム障害への備えも必要です。システム障害が発生すると、業務が滞ったり、データが破損、消失したりするリスクが生じます。ITに依存することにもなるため、障害に対する適切な備えや障害に強いシステムの選択が必要です。

このような状況に陥らないように、オンプレミスのシステムなら、障害への備えとして常にデータやコンテンツのバックアップを取っておきましょう。システムのディザスタリカバリもBCP上必須です。一方、システムや自社で扱うデータの多くをクラウドで管理するケースでは、データは多重に保護されていることが多いですが、ベンダーが実施している対策に関しては導入前に要チェックです。

初期費用が必要

ペーパーレスはコストダウンにも有効ではあるものの、それはあくまで長期的な視点で見た場合です。取り組みを始める際は、ツールやシステムの導入にかかわる初期費用がかさみます。また、システムやSIベンダーとの契約が必要になるケースがある他、クラウドサービスなら月額料金もかかります。

他にも、建設現場などではペーパーレス化に伴う現場での紙削減に伴い、タブレットなどの端末を導入しなければならないこともあり、従業員の人数分を用意するのはそれなりの費用がかかることもあります。タブレット端末もさまざまな機種があり、機能や費用もそれぞれ異なるので、じっくり検討、判断しましょう。

紙削減の事例とアイデア

事例1. ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ

同社では、新型コロナウイルスへの感染対策として、テレワークを導入しました。しかし、テレワークへ移行したものの、一部の従業員は会社へ届く請求書の処理業務を担っていたため、オフィスへ出社しなければなりませんでした。

これを機に、同社はコンテンツクラウド「Box」と電子契約サービスを導入した上で、取引先へ請求書の電子化を要求しました。その結果、バックオフィス担当者のテレワークを阻害していた請求書の電子化を実現し、バックオフィスDXにも成功しています。

事例2. 井村屋

井村屋グループでも、ペーパーレスを進めるためにBoxを活用しています。たとえば、点心デリ工場では、Boxで管理している工場内のルールや各種お知らせ、人員配置表などの情報を、新人もすぐにチェックできるよう、工場内の大型モニターによるスピーディな提供・共有が可能になりました。

また、同社では大勢のパートタイム従業員が働いているため、その教育も紙は削減され、Box上で行われています。効率よく教育を行うため、動画の教育コンテンツを制作し、タブレットや自身のスマホで共有する方法を採用しています。

事例3. 東急コミュニティー

東急コミュニティーでは、研修資料のペーパーレス化によって、大幅なコストダウンに成功しています。Boxを導入したことで、300万円もの印刷費の削減を叶え、どこからでも研修資料へアクセスできるため、場所を問わず研修を行えるようになりました。

また、同社はこれまで印刷した報告書を、レターパックで送付していました。現在では、報告書作成依頼をWebで受け付け、Boxのフォルダへ自動的に格納されるように設定した結果、作業にかかる手間と時間が大きく軽減し、月額55万円以上の郵送費をカットできています。

まとめ 紙の削減を進めましょう

紙削減への取り組みによって、テレワークへの移行や保管場所の小規模化、セキュリティと検索性の強化など、さまざまなメリットをもたらします。ペーパーレス化を推進するには、目的を明確にした上で書類を整理し、自社にマッチしたツールやシステムを導入しましょう。ペーパーレス化の重要性やメリットを社内へ周知し、従業員の理解を得ることも大切です。