取引先との安全な「共有」を実現するには

日頃の業務で、取引先とデータやファイルといった情報を共有することはよくあります。しかし、その際メール添付でデータを共有するのは、様々な問題が生じかねません。そこで、このメール添付による取引先との情報共有の課題、そして代替手段としてクラウドストレージを利用するメリットについて解説していきます。

メールによる共有の課題

情報を共有する方法にはいくつかあります。その中でも従来よく行われてきたのが「メール添付によるファイル共有」です。しかし元来ファイル共有をするためのツールではないため、この方法には様々な問題が生じます。以下で詳しく説明します。

情報漏洩のリスクが高い

メールによる共有では、特に情報漏洩へ注意が必要です。

ありがちなのは誤送信によるものです。宛先を間違うこともあれば、送りたいファイルを間違えるというケースもあるでしょう。いずれにしても大問題に発展する可能性があります。

そして、データの性質によっては被害の内容も変わってきます。例えば、企業の重要な情報を間違って送ってしまう場合や、漏らしてはいけない個人情報を送ってしまう場合などが考えられます。特に後者は被害が自社で完結せず、企業の信用問題にも関わってきます。しかも漏洩してしまった原因がメールの誤送信と分かればなおさら信用を落としてしまうでしょう。

また、メールを使うのであれば、TO・CC・BCCを適切に使い分けなければなりません。間違った使い方をすると、関係のない相手にアドレスを知られてしまいますし、どのような情報が誰に送られているのか、受信側ですべて把握できてしまうと、これだけでトラブルに発展する可能性もあります。

大容量ファイルを送信するのが難しいことがある

メールは本来テキストを送信する用途のものなので、大容量のファイルを添付して送信することは考えられていません。企業ごと、またメールサービスによって上限は異なりますが、基本的に大容量ファイルを送ることはできません。

また、添付ができたとしてもネットワークに想定以上の負荷がかかってしまい、その他のシステムのパフォーマンスを落とすことにもなりかねません。大容量のデータは開くのにも時間がかかってしまうため、メールを受信する側にも迷惑をかけてしまいます。そのため、メール添付での大容量のファイル送信は行うべきではありません。

送り先が多い分ファイルが複製されてしまう

業務としてデータ共有を行う場合には、多数人とのやり取りしていることが多いでしょう。そしてそのすべてをメールで行っていると、送り先ごとにファイルが複製されることになります。メールサーバーやファイルサーバーの容量を圧迫し、ストレージコストが増えてしまうでしょう。

ファイルに編集を加えた際には、再びその全員に送らなければならないなど、やり取りの度に手間とデータが増えていきます。個々に編集して再共有するとねずみ算式にコピーやバージョンが増え、どれが最新で正しいファイルなのかの収集がつかなくなるおそれもあります。

取引先との安全なデータ共有はコンテンツクラウド「Box」で実現

メールでの共有には上記のように限界があります。送信できるデータ容量には上限がありますし、送れる範囲内であっても余計な負荷がかかります。コピーも増え、効率も上がりません。そして、なにより情報漏洩が発生しやすいのです。

そこでおすすめなのがクラウドストレージの導入です。ファイルといったコンテンツをクラウドにアップロードすることで、Web上でデータの保管および管理を行うことができ、情報共有も容易です。メールを使った方法よりはるかに便利で安全、業務効率も高めてくれ、上で説明した各課題も解決してくれます。

クラウドストレージにも様々なサービスがありますが、ここでは「Box」というクラウドストレージを包含したサービスを紹介します。

Boxはクラウドストレージの中でも使いやすく、企業や組織での業務利用に特化しているため各種の高レベルのセキュリティ機能を持ったサービスです。ファイルの作成、共有、保管、検索はもちろんのこと、複数人でのリアルタイムでの編集、署名など、コンテンツに関するライフサイクル全体がサポートされます。

すでに多くの企業で導入されている、信頼性の高いクラウドストレージといえるでしょう。

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Boxの活用メリット

Boxで最も特徴的なのが、セキュリティレベルの高さです。これまで、Boxのセキュリティ面での大きなインシデントは起きておらず、安定的に稼働されています。ユーザーごとやファイルごとに権限が設定や共有設定ができますし、ユーザーの動きもすべて履歴(監査ログ)として残すことができます。

社内外問わず共有すべき人のみに情報を渡せるので、情報漏洩のリスクも下げられるでしょう。そのため、特に多くの人がかかわるプロジェクトに向いています。

アップロードやダウンロード、編集履歴・閲覧履歴なども残ることで、問題が生じた際にも対応がしやすくなります。結果的に情報ガバナンスやセキュリティ運用をもサポートできるでしょう。

また、メール送信による共有ではサーバーの圧迫や送信できる容量の上限などを課題点として取り上げましたが、企業向けのプランにはデータ容量の制限無しも選択できるため、安心して大きな容量のファイルもやり取りができます。

クラウドサービスで、ローカル環境の容量を圧迫したり、心配する必要はありませんし、社員や関係者はどこからでもファイルにアクセスができます。

このように、Boxではメールでのファイル共有を代替し、セキュリティ面での課題も解消できます。

また、Boxではファイルを介した共同作業もより効率的に行えます。クラウド上でのドキュメントワークフローのセットや、注釈の挿入が簡単にでき、プロジェクト関係者との場所やデバイスを問わないリアルタイムのコラボレーションが実現するでしょう。デジタル資産の管理、日常的に反復している作業の自動化など、広範にわたってBoxでサポートできるのです。Boxを利用することで、業務プロセスがシンプルで迅速になり業務の効率化が図られ、より重要な業務へ専念できるようになるでしょう。

まとめ

ここではメールを使ったファイル共有の課題と代替案について解説しました。情報共有の方法は多岐にわたっており、どのようなサービスを使用すればいいのか分からないからと、情報漏洩のリスクや効率の問題をかかえたままメールでの共有を行っている企業も少なくありません。

従来の方法を踏襲してなんとなくメールで取引先や関係者とファイル共有をしている企業や、どのように共有方法を改善すれば良いのか悩んでいる企業は、クラウドストレージの利用を検討してみましょう。

Boxのように高いセキュリティレベルのサービスであれば、情報漏洩による取引先への被害も起こりにくく、安心かつ効率的に情報共有ができるようになります。

導入の際にはコスト面が気になるところですが、クラウドストレージを運用した場合の費用だけではなく、情報漏洩等のリスクの大きさとの兼ね合いも考慮すべきです。Boxであれば自社サーバーを管理する手間もなくなるだけでなく、働き方改革も進むなど、多くの企業でIT費用以上の効果を発揮します。