2020リモートワークのベストプラクティス

今般の新型コロナウイルス感染症のアウトブレイクへの対応はもとより、柔軟な働き方を支援するための主要要件として、リモートワークを取り入れている人の割合は、2016年には43%に上りをする上での迅速かつ容易な手段を多くの企業が模索しています。ギャラップ社の調査によると、米国の被雇用者うち、、その数はここ数年着実に増加しています。

Boxは、創業当初より、クラウド型コラボレーションプラットフォームの提供を通じて、お客様のモバイルワークやリモートワークを支援してきました。Boxを利用することで、すべてのファイルの安全な保存・共有・管理が可能になると同時に、どこからでも、PCやモバイル端末を問わずファイルにアクセスできるようになり、ユーザーの組織内およびパートナーやベンダーといった外部組織とのリアルタイムなコラボレーションを行うことができます。また、Boxの設定は極めて容易で、ユーザー自身で行えることが多く、クリック数回ですぐに使えるようになります。したがって、導入によるIT部門の負担は最低限ですみます。

Boxを利用してスムーズなコラボレーションを行い、効果的なリモートワークやテレワークを実現するには、どのようにすればよいのでしょうか。重要なポイントをご紹介します。

ポイント1： 最高レベルのクラウド・コラボレーションと生産性向上ツールの提供

モビリティとコネクティビティが進む昨今の業務環境を最適化するには、適切なツールを提供することが重要です。このことを念頭に置いたBoxは、オープンプラットフォームを概念に構築されており、グローバルのエコシステムパートナー1,400以上の主要なアプリケーションと統合できます。以下に、リモートワークを支援する代表的な日本におけるベストオブブリード・ソリューションをご紹介します。各ソリューションの詳細はWebページ（Boxエコシステムソリューション集オンラインブック版）をご覧ください。

• 生産性向上ツール - Boxは、G Suite、Office 365などの生産性向上ツールとの連携機能を備えています。これらのアプリケーションを使用する業務をBox上でシームレスに継続することができます。
• コラボレーションワークスペース - Slack、Microsoft Teams、Google Hangoutsなどの主要なコラボレーションワークスペースとの緊密な統合により、コンテンツを中心とした円滑なコミュニケーションとコラボレーションを実現します。
• ビデオ通信 - Zoomとの統合により、ユーザーはZoomアプリケーションから離れることなく、画面共有機能を利用して、BoxアカウントからZoomミーティングにファイルを直接共有できます。ビデオ会議に必須の各ファイルをBox上で作成、共有、活用、保存できます。
• 基幹業務アプリケーション - DocuSignやAdobe Signによる電子署名機能との統合、および、Salesforce、NetSuite、AutoCADなどの主要な基幹業務アプリケーションとの統合により、フロントオフィスやバックオフィスの業務を支援します。
• セキュリティ - Okta、OneLogin、Azure Active Directoryなどのアプリケーションにより、シングルサインオン、モバイルデバイス管理、クラウドセキュリティの機能を提供します。

ポイント2: すべてをクラウドで

組織におけるコンテンツや情報の量は著しく増大しています。IDCは、2025年に全世界で発生するデータ量は163ゼタバイトになると予測しています。これは、Netflixのすべての動画を約5億回視聴する場合のデータ量に匹敵します。コンテンツは、オンプレミスのサーバーやクラウドアプリケーション上にますます無秩序に分散しています。そのような状況では、業務に必要な情報へのアクセスや、組織内およびパートナー、顧客など組織外の関係者とのコンテンツの共有をセキュアに行うことは困難です。

コンテンツをBoxに一元化することは、単にクラウドストレージに単一のリポジトリを持つこと以上のメリットがあります。ユーザーは、あらゆるデバイスから、豊富なコラボレーション機能をシンプルに利用することができます。また、IT部門は、組織内外のコラボレーションのサポートにおいて、きめ細かなセキュリティ制御を設定することができます。まとめると、Boxは、従業員の時間と労力を節約し、コンテンツを一箇所に集約して必要なコンテンツに一貫したアクセスを可能する、ということになります。

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ポイント3: ユーザーのニーズと、セキュリティ・コンプライアンスをバランスよく満たす

 通常では、ユーザー間でのコンテンツのやり取りが増えるにつれ、セキュリティリスクも増大します。デバイス、アプリケーション、ユーザー、プロセスによるコンテンツアクセスが増大し、IT部門にはそれらのアクセスを一元的に制御・管理する手段が必要になります。Boxは、セキュリティ脆弱性の低減対策、全コンテンツの制御機能、脅威への対策を提供すると同時に、ユーザー同士のコラボレーションを可能にします。以下に詳しく説明します。

• セキュリティは組み込み済み - セキュリティ機能はBoxの中核に組み込まれています。二要素認証(2FA)、シングルサインオン(SSO)、デバイストラスト、データ損失防止(DLP)などの機能が、重要な業務コンテンツを漏洩から守ります。後から他のセキュリティを追加する必要はありません。
• セキュリティ制御と可視性を一元化 - Box管理コンソールを介して、遠隔地の組織を含むコラボレーションにおけるセキュリティとアクセスを一元管理できます。包括的な制御機能により、組織がどのようにコラボレーションを行いコンテンツを共有するかを管理することで、確実なセキュリティとコンプライアンスを維持します。
• ガバナンスとコンプライアンスの簡素化 - 保持ポリシーとコンプライアンス要件の設定はシンプルで、業界や地域固有のさまざまな規制に容易に対応することができます。従業員の個人情報や、組織の財務記録などのドキュメントも適切に保持できます。
• 脅威の検出とスマートアクセス - Box上の不審な挙動を検出すると、警告を発して知らせます。また、機密コンテンツの自動分類機能が、悪意を持ったもの以外の、例え過失であってもリアルタイムに情報漏洩を防ぎます。

リモートワークを支援する無料オンライントレーニング

2020年は、リモートワークがますます注目される年になるでしょう。Boxでは、リモートワークの質を高めるために、Boxを最大限活用していただきたいと考えています。そこで、無料のトレーニングコースをご用意しています。オンデマンドのトレーニングのシリーズと、約45分間のコースUser Essentialsがあります。これらのトレーニングによって、Boxの使用方法と、コラボレーション環境の構築方法を学ぶことができます。これらのトレーニングは、Boxを利用することでメールによるファイルの共有が不要になること（誤送信による漏洩に代表されるセキュリティ事故を防止できます）、ファイアウォールを越えた社外を含めたコラボレーションが容易になること、自宅であろうが、外出先からであろうが簡単にコンテンツにアクセス可能になり、リモートワークが実現できることなど、Boxの利点をよく理解していただける内容になっています。

クラウドの普及は人と人とのつながりをより活発にし、コラボレーションによるより良い成果を生み出しています。Boxは、お客様に「今」必要とされるプラットフォームの提供を通じて、より効果的なコラボレーションの実現、そして新しい働き方を支援します。

※このブログはBox, Inc公式ブログ（https://blog.box.com/）2020年3月4日付投稿の翻訳がベースです。
著者：ベス・ヴォーゲル, Box, Inc.プロダクトマーケティング シニアディレクター