ハイブリッドワークとは？
導入を成功に導くポイントや、実践のための参考事例を解説！

コロナ禍の中、多くの企業でオフィスのデジタル化クラウド化が進み、テレワークも定着してきました。一方でテレワークのデメリットも次第に浮き彫りになり、それを解消する方法としてハイブリッドワークというスタイルが広がっています。

本記事ではハイブリッドワークの実践にあたっての重要なポイントについて、参考事例も挙げながら解説します。

ハイブリッドワークとは？

ハイブリッドワークとは、業務に合わせてテレワークとオフィスワークを柔軟に選択し組み合わせる働き方を意味します。例えば、週5日の勤務のうち、2日はオフィスで働き3日はテレワークをする、あるいは午前中はテレワークで午後はオフィスに行くというように、個々人が状況に応じて勤務場所を選ぶ働き方です。テレワークというと在宅勤務と同義ととらえる向きもあるでしょうが、企業の用意したサテライトオフィスや、通信環境やデスクなどを有料・無料で提供するコワーキングスペースを利用しての勤務も含まれます。

今や約4割の企業が採用するまでになったテレワークですが、メリットとデメリットが明らかになってきました。テレワーク、オフィスワーク双方の長所を生かしながら短所を補う新たなワークスタイルとして、ハイブリッドワークが注目を集めているのです。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークには通勤の負担軽減やオフィスのペーパーレスの推進、作業工程の省力化、ワークライフバランスの向上など、多くのメリットがあります。

優秀な人材の確保ができる

ハイブリッドワークでは、従業員が仕事の都合だけでなく、家庭環境などプライベートな要因によっても働く場所を柔軟に選択できます。育児や介護などの事情を抱える従業員にとっては、出社日や時間を選べることや、在宅勤務なら通勤時間がかからないことで大幅な負担軽減になり、いわゆる介護離職などを防ぐことにつながります。また、従業員にとってメリットの大きいハイブリッドワークを導入しているということは、採用面での企業イメージアップにもなり、より優れた人材を確保しやすくなるという点もメリットです。

生産性の高い働き方ができる

業務によって、テレワークの方が効率よい仕事と、オフィスで行う方が能率が上がる仕事があります。ハイブリッドワークでは従業員や部署ごとに適した働き方を柔軟に選択できるため、より効率的に無駄なく業務を進められる点が大きなメリットです。家族がいると集中しにくい仕事はオフィスで行うなど、メリハリをつけることで作業も整理され、合理的なワークスタイルが促進されます。業務の効率化は、生産性の向上につながります。

移動時間の削減も見逃せません。周辺都市にサテライトオフィスがあれば、出先から都心の本社に戻らず仕事ができます。結果として拘束時間が減り、生産性の向上に寄与するでしょう。

従業員のモチベーションが高まる

"痛勤"と揶揄される、混雑した時間帯での通勤から解放されることは心身の余裕につながり、ワークライフバランスの向上に貢献します。出勤しないことで職場への帰属意識が薄まるという危惧もありますが、民間調査会社のリポートによれば、テレワークを実施している企業のほうが従業員満足度、帰属意識ともに高いという結果が出ています。

指示を待つことなく主体的に仕事内容や勤務場所を決められることが、業務への意欲を高めていることも見逃せません。

ハイブリッドワーク実践のポイント

コミュニケーション

ハイブリッドワークの成功には、働く人同士の円滑なコミュニケーションが欠かせません。ビジネスチャットやグループウェア、Web会議ツールなどのコミュニケーションツールを整備、活用して積極的に交流の場を設けましょう。

なお、コミュニケーションの環境づくりでは、常にテレワークでの参加を前提として考えることがポイントです。事業内容や規模によって必要なツールは異なるので、部署ごとにどのようなツールが必要か、関係者間で事前によく話し合って慎重に選びましょう。

また、ハイブリッドワークでは、会話よりもファイルといった業務コンテンツによる情報のやりとりが圧倒的に増えます。そのため、情報量が膨大となり、適切な管理・整理が不可欠となります。情報は、その場だけで流れ去ってもよい「フロー情報」と、保存し共有、再活用する「ストック情報」とに分けて管理します。

フロー情報のやり取りは電話やチャットなどが利用され、保存して共有すべきストック情報はコンテンツクラウドなどに整理して管理、有効活用しましょう。

勤怠管理

適切な勤怠管理をもとにした、オフィスワークとテレワークで評価に差が出ない公平なルールの策定が大切です。時間ベースから成果ベースへ、評価軸の見直しを検討することも必要かもしれません。交通費の支給や通勤経路を含め、勤怠管理や評価のルールは、あらかじめ従業員を交えて話し合い、就業規則との整合を図ったうえで全員に周知しておくことが重要です。

セキュリティ

テレワークの最大の懸念はセキュリティですが、オフィスでも自宅でも同じITシステムを利用することを前提にセキュリティを担保することが有効です。

ゼロトラストを前提としたセキュリティが有効ですが、忘れがちなのがヒューマンエラーによる情報漏えいへの対策です。メールの誤送信、パソコンの置き忘れ、外部記憶装置の紛失、周囲からの「覗き見」など従来からあるうっかりミスはもちろんのこと、悪意のない共有ミスといったことにも対処が必要です。

ビジネスを推進するうえで最も重要なものは何か？それを確実に守るセキュリティ対策を導入しましょう。

ハイブリッドワーク導入のために：コンテンツクラウドによるテレワーク実践事例

近年、ハイブリッドワークの導入企業は増えつつあります。ここでは、実践のポイントにあったコミュニケーションとセキュリティに注目し、コンテンツクラウドを利用してハイブリッドワークの円滑な導入に成功した事例を紹介します。

BIPROGY株式会社（旧称：日本ユニシス株式会社）の事例

ITソリューションを提供する日本ユニシス株式会社は、総務省の推進するテレワーク・デイに2017年の第1回から特別協力団体として参加するなど、コロナ禍の前から在宅勤務に積極的に取り組み、現状で全従業員の約70％がテレワークに対応しています。19年にはそれまで情シスが用意したファイルサーバに格納していた社内コンテンツをすべてコンテンツクラウドBoxで管理することに。社内サーバ削減によるコスト減と、メールへのファイル添付をなくしたことにより誤送信によるセキュリティ事故の防止を実現しました。

株式会社リンクアンドモチベーションの事例

経営コンサルティングの株式会社リンクアンドモチベーションでは、コロナ禍で対面での研修スクールが出来ないことを受け、オンラインでの開催に移行しました。その際、貴重な知的財産である教材や資料を、外部に漏洩することなく受講者に届けるために、コンテンツクラウドBoxの共有リンクでのファイル共有の活用を導入しました。もちろん社内業務にも応用し、プライベートクラウドの廃止によるコスト削減に加え、プロジェクトごとにBox内にフォルダをつくって運用するなど、効率化にも役立てています。

まとめ

ハイブリッドワークはテレワークとオフィスワークのメリットを併せ持つ新たなワークスタイルです。ハイブリッドワークを支える新しい環境整備にはICTツールが欠かせません。先行する企業で良く上がる課題でもあるコミュニケーションの円滑化や、セキュリティの確保にも正しくICTツールを選ぶことで、環境整備のコスト削減や働く人の生産性の向上が見込めるだけでなく、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与し、優秀な人材の確保が望めます。ハイブリッドワークは、導入企業も増加傾向にあり、今後の働き方の主流となることは間違いないでしょう。