お客様事例｜小野薬品工業株式会社

個々で管理していたデータを一元管理し、社内外・海外拠点間のコミュニケーションを円滑にする目的で、Boxを導入された小野薬品工業様。導入後に取り組まれている、情報・文書管理規程の刷新と職場環境改善の推進事例を詳しくご紹介します。

Customer Success Teamより、Boxをどのように社内に定着化させたか、その過程について積極的に取り組まれているお客様の事例をご紹介します。

創業300年の歴史を持つ小野薬品工業様は、個々で管理していたデータを一元管理し、社内外・海外拠点間のコミュニケーションを円滑にする目的で、2016年にBoxを導入されました。Box導入に際して3つのステップにわけ、それぞれ目的を設定し実行していくことで成果をあげられています。

• ステップ1：データの一元化とコストメリットを最大化するため、全社Box導入を実施
• ステップ2：一元化された電子データの適切な運用管理の効率化を測るため、情報・文書管理規程を刷新
• ステップ3：スピーディな情報共有と時間・場所にとらわれないワークスタイルへの変革

本記事では、2018年4月から始まったステップ2における、情報・文書管理規程の刷新と職場環境改善の推進事例（下図赤枠内）について詳しくご紹介します。

＜Box導入におけるグランドデザイン＞

小野薬品工業様では、利用促進策の一環として全社で「クリーンスクリーン」キャンペーンを立ち上げ、社内エバンジェリストの役割を担う社員を通して、Box利活用を啓発する活動に取り組まれています。
今回は、小野薬品工業様の 「クリーンスクリーン」キャンペーンを代表とするBox啓発活動とその効果について、法務部・研究業務部・臨床試験管理部の方へお話を伺ってきました。

法務部　情報文書管理室・研究業務部　研究情報管理室

Q: 情報・文書管理室の業務について教えてください。

情報・文書管理室の業務としては、情報・文書管理規程を取り決め、規程を順守するように全社の取り組みを推進する役割を担っています。弊社の情報・文書管理規程には、会社の資産である電子文書は全てBoxに保管するように記載しています。また、eDiscovery対応やPC損壊による文書喪失の防止のためにも、Boxに一元管理し各PCに文書を保管しないことを徹底しています。
後ほどお話しします「クリーンスクリーン」キャンペーンの立ち上げや社内啓発活動の統括を行なっている部門です。

＜クリーンスクリーンキャンペーンについて＞

法務部　情報文書管理室

Q: 情報・文書管理規程の順守を促進する活動として「クリーンスクリーン」キャンペーンを立ち上げられたと伺ったのですが、どのようなことを行われいているか教えてください。

「クリーンスクリーン」キャンペーンは、情報・文書管理規程の順守と職場環境改善の促進を目的とし、2018年10月1日に立ち上げた『職場環境改善活動』の一環としてBoxの積極活用も促進しています。PCのデスクトップにファイルを保管することによるリスクを周知し、情報・文書管理規程に記載されている”あるべき姿”に従って、デスクトップにファイルを置かずBoxに保管することを周知徹底していきたいと思っています。

Q: 周知活動はどのように進められているのでしょうか？

主な周知活動は、情報・文書管理委員会を通じて行なっています。情報・文書管理委員会は、情報管理規程ができると同時に立ち上げました。情報・文書管理総括責任者（役員）のもと、情報・文書管理における各部門の責任者、管理者、管理担当者による情報・文書管理委員会という組織体制を築きました。
まず、全社員がアクセスできるポータルサイトにお知らせを掲載し、その後は各部門の情報・文書管理委員会を通じて通達事項を広めていっています。お知らせなどはBoxに保管しているのですが、保管先のフォルダのお知らせ通知機能（*1)を使って、フォルダに新しいファイルがアップロードされたら通知をメールで受け取れるように各社員にお願いしています。
継続的な活動としては、毎月開催される情報・文書管理委員会では、Boxの新機能の紹介や部門にあった便利な使い方の紹介を行います。また、定期的な自主点検や部門点検、更に、情報・文書管理室による立ち入りチェックも行います。

＜啓発活動について＞

研究業務部　研究情報管理室

Q: 今まで部門内のBox啓発活動として、どのような取り組みをされているのでしょうか？

情報システム部とともにBoxとiPhoneの連携やBoxDriveの利用による利便性の向上・啓発などに取り組んでいますが、特にいつでもBoxの使い方やお知らせなどの情報を得ることができるように、Boxの使い方のホームページを作成しました。このページは全社で利用しているポータルページからリンクを貼っており、社員であれば誰でも見れるようになっています。

＜ポータルページからBox tips集へのリンク＞

ホームページには、Boxの使い方に関するTips集を載せています。例えば、グリッドビュー（*2)でコンテンツをプレビューする方法やコンテンツを削除する方法などをマニュアルでまとめています。最近はTipsの数も増えてきたので、タグ(*3)をつけて管理しています。検索の時にタグでフィルターすることができるので便利です。
一つ一つのTipsのマニュアルファイルはBoxに格納されており、ホームページから各ファイルに簡単にアクセスできるようにリンクを貼っています。特にアクセス数の多いTipsに関してはホームページへ埋め込みウィジェット(*4)で表示させ、一目で何が書いてあるかわかりやすくなるように工夫しています。
問い合わせが多い項目は「注意してください」とうメニューを作り、うっかりミスを防ぐよう注意喚起しています。ミスしてしまった時のリカバリー方法も掲載しています。ファイルサーバーに慣れていると、同じような操作をしていてもBoxでは影響範囲の広い問題になってしまうこともあります。そのような落とし穴にはまるのを未然に防止する目的です。

また、「クリーンスクリーン」キャンペーンにより、社員の多くがBoxをより深く活用することになるため、今まで内在していた課題を掘り起こすことができると思っています。今までBoxをあまり使ってこなかった人が、どんな課題を持っているのか、その課題の背景をきちんと理解し、その上でBoxで解決するためのTipsを増やしていくつもりです。

Q: 啓発活動をされていく中で苦労したことはありますか？

Boxを導入した当初は、使い方を覚えるために自分自身でいろいろ試しながら勉強しました。また周りの社員にも協力してもらって、コラボレーション作業のテストを行なってきました。
また、啓発する立場としては、社員の中でもITリテラシが高い人ばかりではないので、Tipsなどを自分たちで探して解決する人だけでなく、部門の社員全員に使ってもらうためにはどうすればいいか、という観点で常に考えて活動を行なっています。
コールセンター（ヘルプデスク）に問い合わせてきた社員にはTips集が載っているホームページを紹介しているのですが、そうすると「ここを見れば自分の知りたいことが載っている」とわかっていただけるようで、同じ質問がこないようになりました。

臨床試験管理部（開発部門）

Q: 部門内にBoxの啓発活動はどのような取り組みをされているのでしょうか？

私は自部門内にBoxの活用を推進する役割を担っています。そのためさまざまな活動を行なっていますが、その一部をご紹介します。

• 5Sポスターを使った啓発活動

(5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字のSをとったもの）
職場環境改善活動の取り組みとして5Sポスターを作成し、啓発活動を行いました。

＜5Sポスターによる啓発活動＞

具体的には、クリーンデスク、クリーンスクリーン、ペーパーレスの活動の他に、「個人ステステ活動」や「イエローカード運動」を実施しています。
「個人ステステ活動」は、個人で保管している書類や不要なものを整理し、必要なものはBoxに保存し不要なものは捨てる、という活動です。
「イエローカード運動」は、5Sが守られているかチェックリストを作り、そのチェックリストに従い社員のデスク上の検査を行うものです。運用方法は部署判断に委ねましたが、ゲーム感覚で行うことを推奨しました。守られていないデスクには”イエローカード”としてチェックリストを置いておきます。置かれた人は改善を行い、報告をします。

• Box定着化ブログをメール配信

Boxを定着化するためのブログを定期的に配信しています。よくある問い合わせのリンクやTipsなどを記載しています。2020年2月3日に公開された Box Squareブログ記事「今こそ考える企業でデータ管理が必要な理由」 も定着化ブログにて取り上げさせていただきました。

＜定着化ブログ＞

（インタビュー記事は以上となります。）

ご紹介したように、小野薬品工業様では情報・文書管理委員会を通じて組織だってBoxの啓発活動を行われています。この記事を読んでくださったBoxをご利用のみなさまにとっても実践いただけるヒントが盛りだくさんだったと思います。ぜひご活用ください。

■Box機能について補足情報
*1) フォルダアクティビティ通知機能
フォルダ内でアップロード、ダウンロードなどのアクションをメールで通知することができます。
詳細：https://support.box.com/hc/ja/articles/360043696014-Boxのフォルダ設定について#emailnotifications

*2) グリットビューでプレビューする
表示方法として、ファイル名の一覧以外に、ファイルをグリッドイメージ形式で表示することができます。
詳細：https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695474-ファイルとフォルダの並べ替え

*3) タグ
ファイルに「タグ」をつけることで共有タグに基づきフィルターをかけることができます。
詳細：https://support.box.com/hc/ja/articles/360044195913-タグの使用

*4) 埋め込みウィジェット
Boxのファイルやフォルダ画面を、HTML　iframeでWebサイトなどに組み込むことができます。
詳細：https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695434-埋め込みウィジェットの作成