井村屋：グループ全体の情報共有基盤としてBoxを採用
多様な部門が有効に活用し働き方改革を推進
三重県に本拠を置く井村屋グループでは、メール添付ファイルのセキュリティ確保、BCP 再構築をきっかけに、セキュアな情報共有基盤をグループ各社で活用するため、クラウド コンテンツ マネジメント「Box」を採用。複合機との連携による業務効率化、スマートフォンなど周辺ソリューションとの連携による情報共有のリアルタイム化などを活かして生産性を向上。
また、120年におよぶ技術の伝承と新製品を生み出す情報資産プラットフォームの構築をはじめ、さまざまな面での活用を通じて、働き方改革の推進に役立てている。
添付ファイル暗号化、BCP 再構築が情報共有基盤導入の引き金に
井村屋グループは「あずきバー」や「肉まん」で知られる井村屋、業務用食品等を手がける井村屋フーズ、賃貸事業を展開するイムラ、および海外関連会社で構成される。2017年には創業120年、会社 設立70周年の節目を迎えている。
井村屋グループがBox 採用に至ったのは、メール添付ファイルへの対応がきっかけだった。この暗号化が社内ルールとして徹底されていなかったため、暗号化パスワード発行システムの導入を検討していた。だが、オンプレミスでシステムを導入しても、添付ファイルの容量制限やメールサーバーの容量不足、さらにはシャドーIT の横行など、未解決の課題が残る。
「そこで、仕事の流れを大きく変えるような新しい取り組みはできないか、働き方をより自由にし、生産性向上につなげることはできないかと発想を変え、クラウドストレージの検討をはじめました」と話すのは井村屋グループ株式会社 システム部 部長 岡田孝平氏。さらに2017年4月にBCP再構築プロジェクトが発足し、事業継 続が重視されるようになったことから、クラウドストレージの導入検討は本格化した。その時点ではコストが懸念されていたBoxだったが、井村屋グループに広域ネットワークサービスを提供するNTTコミュニケーションズのSSOソリューション ID Federation との連携により、セキュリティとランニングコストのバランスが最適化され、最有力候補に浮上した。
「社内からはIP アドレス制限を、社外からはワンタイムパスワードを発行するなど、当社が考えていた導入要件をクリアすることができたのです」（岡田氏）
さらに、グローバルにおける導入実績、容量無制限、セキュリティ面の信頼性、多彩な連携ソリューション、そして中国でも利用可能な点が高く評価され、Box 採用が決定した。
貴重な情報資産をBoxに集約し、伝統と技術を継承
2017年7月に決定したBox導入は、約2ヶ月の検証期間を経て本格展開がスタートした。その皮切りになったのは海外事業戦略部だった。展示会出展や商談での海外出張が多い部門でITリテラシーも高く、新しいツールの活用に意欲的な若い社員も多い。
「従来、海外からはVPN経由でネットワークにアクセスするなど、面倒な手続きを要していましたが、Boxはインターネットにつながればすぐに使えます。展示会用プレゼン資料の共有や、現地で撮影した会場の写真をリアルタイムで共有するなど、導入直後から便利に使われていました」（岡田氏）
Box利用に慎重だった部門も、インターネットに接続していればブラウザを開くことなくアクセスが可能なBox Drive、モバイルデバイスで撮影された動画や画像をBoxに直接アップロードするBox Capture、Box上のファイルをリアルタイムで編集できるBox Notesなどの有効性が認識されると活用範囲も広がった。
システム部 部長 岡田 孝平 氏
Boxは全社的な情報共有基盤として寄与しはじめている。たとえば、Boxと基幹システムを連携させ、原価システムから出力される原価計算書や製品仕様書をBoxに保管し、原材料調達部門、生産管理部門、社外協力工場とのコラボレーションに活用したり、販売計画や生産計画、レシピなどの原本をBoxで集中管理することで、最新情報をリ アルタイムで共有する取り組みなどがスタートしている。
さらに、井村屋グループには過去の製品レシピや製造ノウハウといった貴重な情報をマイクロフィルムに保存した「先人の知恵」と呼ばれる資産があった。いつしか忘れ去られようとしていたこの情報資産をPDF化してBox内に集約し、開発部門スタッフがいつでも手軽に参照できるように蘇らせた。
「若いメンバーが多い開発部門に、120年に及ぶ井村屋の伝統と技術を継承してもらうことには大きな意義があります」（岡田氏）
Box－複合機連携によりスキャンデータの利活用、ペーパーレス化を加速
システム部 主任 山崎 光一 氏
Box に岡田氏らが期待したことに複合機連携による業務効率化がある。
「グループ各社のどの拠点からもBox 内のデータをPC レスでプリントできるようにすることは、働き方改革につながると考えたのです」（岡田氏）
導入当初、井村屋グループ内で稼働していたリコー複合機はBox連携に対応だったが、おりしもリコーではBox 連携ソリューションを開発中であり、複合機ベンダーの三重リコピーの申し出を受けるかたちで、井村屋グループが連携ソリューション開発の検証に協力することになった。井村屋グループ株式会社 システム部 主任山崎光一氏は次のように振り返る。
「まさに絶好のタイミングでした。検証を通じてさまざまな改善要望を提示し、その多くにスピーディに対応していただいた結果、細かな操作感やスピード、ユーザー一括登録機能の実装など、非常に使い勝手のいいソリューションに仕上がりました（」山崎氏）
Box－複合機連携は井村屋グループの業務を効率化した。特にスキャナ連携のScan to My Boxは、広報部門のメディア掲載 例の社内共有、スイーツ部門（レストランやカフェを運営する部門） の原材料出荷の送り状管理など、多様な部門の業務工数削減に役立っている。
また、Box 上のデータを複合機から直接プリントできるPrint from My Boxには、空いている複合機から直接Box にログインしてプリントできるためプリント待ちが減らせる、退勤間際でPCをシャットダウンした後でも必要なファイルをプリントできるなどの声が寄せられている。今後は複合機のメール送信機能を活用したFax 受送信により、ペーパーレス化も進めていく予定だ。
連携ソリューションの拡充でさらなる働き方改革の推進を目指す
Box導入で得られた効果について、岡田氏は次のように話す。
「柔軟な権限設定で役職や階層に応じた情報管理が徹底できることが、経営層や社外取締役には機密保持の厳格化というメリットにつながっています。ユーザーについては、Box と同時期に全社導入したスマートフォンでBox Captureを使うことで、動画や画像の業務活用が急増しています。全社的にコミュニケーションの速度と精度が著しく向上していることを実感しています」
さらに、岡田氏自身は情報システム部門の立場から、Box を次のように評価する。 「Boxを中心に考え、さまざまなものと組み合わせれば、新しいこと、おもしろいことが実現できます。それらは生産性を変え、働き方を変えるという手応えを感じています」（岡田氏）
山崎氏も「Box 内の特定のフォルダに保存した複数のエクセルファイルを自動集計するRPAソリューションとの連携検証も始めています。これが軌道に乗れば生産性はもう一段階上がることになるでしょう」と笑顔を見せる。
2018年4月にはテレワークによる在宅勤務制度もスタートした。これもBoxがもたらした効果のひとつだ。井村屋グループの働き方改革は、Box を軸にこれからも進化していくだろう。
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