文書管理システムをクラウド化するメリット

最近では“クラウド”という言葉を耳にしない日はないほど、クラウドサービスを利用することがB2CでもB2Bでも当たり前になっています。ちなみにクラウド（Cloud）は雲を意味する言葉で、インターネット空間を表しています。そこから提供されるのがクラウドサービスであり、従来のインストール型（オンプレミス型）ソフトウェアにはないメリットがたくさんあります。

現在では様々なソフトウェア製品がクラウドサービスとして提供されていますが、その中でも特にニーズが高まっているもののひとつとして “文書管理システム”が挙げられます。企業では日々大量のドキュメントやファイルが生まれており、それを効率良く整理・管理することで、文書管理にかかる手間とコストを削減でき、かつそれらのドキュメントを活用できるからです。

今回は、文書管理システムをクラウド化することでどのようなメリットがあるのかという内容についてお届けします。

文書管理システムとは？

改めて文書管理システムについて解説しますと、組織内の文書を全体的に管理することで、文書検索にかかる時間を大幅に短縮したり、ペーパーレス化を実現することで紙の印刷代やキャビネットや不動産コストを削減したり、ドキュメントの統合管理やアクセス権管理によってセキュリティを高めることが可能です。

多くの企業では従業員のデスクの中や、キャビネットの中に紙で印刷したドキュメントが保管されており、目的のドキュメントを探すのにも苦労します。ビジネスパーソンの多くが、実に年間150時間も探し物に費やしていることをご存知でしょうか？探し物といえばドキュメントが大半です。1日8時間労働で換算すると、年間約19営業日というほぼ1ヶ月分に迫る時間となります。

文書管理システムを導入すれば、ドキュメント探しにかかる時間を大幅に短縮できますし、それによって当然生産性が向上します。さらには、ドキュメントごとのライフサイクルを管理することで、必要なドキュメントと不要なドキュメントを分けて、ストレージの圧縮を行い、ITコストを削減することも可能です。

文書管理システムをクラウド化するメリットとは？

多くのIT市場において、クラウドサービス利用のシェアは年々高まっています。文書管理システムも例外ではなく、クラウド化の大きな波が押し寄せています。それでは本題となる、文書管理システムをクラウド化するメリットについてご紹介します。

1. 社外からも文書管理システムを利用できる

クラウドサービスの特徴は、インターネット回線を利用してソフトウェア（サービス）を提供することで、ユーザーはWebブラウザ上でシステムを利用できるという点です。インターネット回線がある環境なら、社内でも社外でも関係ありません。自宅からでもカフェの無料Wi-Fiに接続しても、モバイル通信機器で接続しても、同じように文書管理システム、そして文書そのものを利用できます。外出の多いセールスパーソン等にとっては、いつでも社内の文書管理システムにアクセスできるので、顧客情報を記載したドキュメントや営業資料をいつでもどこからでも引き出したり、保存したりできます。

2. 異なるデバイスから利用できる

Webブラウザを経由して利用するという特性上、クラウドサービスではアカウントIDとパスワードを使用してユーザーを識別します。どのデバイスで文書管理システムにアクセスするかは関係ありません。オフィスに設置されたデスクトップでも、外出用のノートパソコンでも、自宅のタブレットでも同じように文書管理システムを利用できます。昨今ではスマートフォンアプリが提供されているケースも多いため、どのデバイスからでも同じように利用できるというユーザビリティが魅力の1つです。

3. システム運用にかかわる作業が少ない

オンプレミス（社内システム環境）で導入する文書管理システムの場合、サーバーの管理からネットワークの監視、パフォーマンスの調整、ディスク容量などシステム運用にかかわる作業がたくさんあります。経済産業省によると、システムの維持管理費は高額化し、IT予算の9割以上に達するだろうと予測しています。

引用：D X レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～（サマリー）

クラウド化した文書管理システムの運用は、そのほとんどを提供事業者が行います。ユーザー企業がシステム運用面で触れる部分は非常に少なく、運用にかかる負担やコストを大幅に削減できます。もちろん、クラウドサービスでは月額コストがかかりますが、それを考慮しても運用負担やコストがかからないというのは大きなメリットです。システム運用をそもそも行えない、もしくは行う必要の無いユーザー部門（業務部門）でも容易に利用が可能です。

4. セキュリティが自動的に確保される

前述のように、クラウド化された文書管理システムの運用はほとんどがサービスを提供する事業者によって行われます。これは、セキュリティ面でも提供事業者に依存するという意味でもあります。「クラウドサービスはインターネット上にデータを保存するから、危険ではないか？」と考える方もいますが、その認識は徐々に覆っています。

お客様の大切なデータを扱うクラウドサービスでは、提供事業者が堅牢なセキュリティシステムを構築していることから、実は非常に高いセキュリティ要件をクリアしています。独自のセキュリティシステムを構築するよりも強力なセキュリティを実現できますし、セキュリティにかかるコストを削減することもできます。

5. システムの導入コストを下げられる

オンプレミスで文書管理システムを導入するには、ソフトウェアをインストールするためのサーバー、ストレージ、ネットワークの整備、ソフトウェアのインストール、パフォーマンスの調整、初期設定、稼働テストなど、さまざまな作業項目があります。それらには人件費やサポート費用が必要で、新しいシステムやテクノロジーには教育費用が発生しますし、ソフトウェアを利用するためのライセンス費用もあります。導入コストは得てして高額であり、それがボトルネックになるケースもあります。

一方、クラウドサービスではサーバーもストレージもネットワークの整備もソフトウェアインストールも不要です。サービスを契約し、社内で利用可能な状態に初期設定を行い、短期間のテストが完了すればすぐに本稼働に入れます。文書管理システムの導入コストを大幅に削減できるため、中小企業にとっても良い選択肢になり、大企業同様の機能やセキュリティ要件を満たしたシステムを利用できます。

6. ストレージの拡張性が高い

文書管理システムには組織内のドキュメントが統合管理されるため、相応のストレージが必要です。いくらライフサイクルを管理できるといっても、年々容量が増していくというケースがほとんどなので、それに応じたストレージの拡張も必要になっていきます。クラウドサービスの場合、これが非常にシンプルです。ユーザー企業はストレージの増加が必要になったタイミングで提供事業者に依頼すれば、ストレージは自動的に拡張されます。新しいサーバーを購入したり、ストレージプールを構築したりする必要もありません。非常に簡単に、スピーディにストレージの拡張が行えるのもクラウドサービスのメリットです。

文書管理システムをクラウド化することで、システム導入、運用面のみならず、利用面においてもこれほどのメリットがあります。いずれもオンプレミスでは実現が難しいものばかりであり、クラウドならではの特長だと言えるでしょう。この機会に文書管理システムのクラウド化を検討してみてはいかがでしょうか。