Boxでセキュアな「データストレージ」「ファイル共有」を実現する！！

「コーポレートガバナンス」や社内外との「セキュアなデータの授受」のニーズにどう対応するか？

ビジネスシーンでオンラインストレージを使ってファイル共有をすることは、特別なことではなくなりました。この記事をお読みの皆さまも、日々の業務でオンラインストレージのサービスを1日に何度も使われているのではないでしょうか？その範囲は、社内にとどまらず取引先や協力会社も含めて企業の枠を超えているることでしょう。

しかしメール添付によるデータのやり取りは、送信先の誤りや意図しないデータを送ってしまったなど、ともすると重大なセキュリティ事故に繋がる危険性をはらんでいます。実際にヒヤリとした経験をお持ちの方も多いのではないかと思います。

では、企業が安全で使いやすいファイル共有、データストレージとしてクラウドサービスを選ぶための視点とは、一体どういったものでしょうか？

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オンプレミス ファイルサーバが最も安全な選択肢なのか？

例えば、次世代ファイアウォールやサンドボックスなどを利用しても、外部からの攻撃を完全に防ぐことは不可能だと言われています。また、どんなに堅牢なシステムを導入しても、使用の際に起こる人的なミスをなくすことはできません。したがって、サーバやデータにパスワードをかけ「運用の安全性を保つ」のではなく、「システム的に情報漏洩を発生させないファイル管理を行う」ことがベストな選択肢といえます。

ただ「クラウドサービスを利用するのは不安」と二の足を踏む企業の担当者の方もいらっしゃるでしょう。しかし、時々刻々と進化するテクノロジと最新のセキュリティを限られたIT予算の中で維持し続けていくことは、はたしてベストな選択肢といえるでしょうか？

そこで、情報漏洩を防ぎ、常に最新のソリューションを活用するために、情報共有基盤は「より安全なクラウドで管理しよう」と考える企業が増えています。なぜならばクラウドサービスはその安全性自体が事業の肝であり、そこに多大な投資を行ってサービスを提供しています。いわば、セキュリティのプロ集団であり「クラウドだから心配」なのではなく「クラウドだからこそ安心できる」のです。

昨今ランサムウェアによるセキュリティ被害が話題になっています。その攻撃対象になるとファイルサーバの場合、企業にとって多くの被害をもたらしますが、クラウドを利用していれば安全です。日本国内でも、機密情報を取り扱い厳格な管理を必要とする企業で、クラウドサービスを導入する例（注1）が増えてきました。

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※Boxを導入している主要な日本企業・組織はこちらをご覧ください

Boxの基本機能

オンラインストレージと一口に言っても実際は無料サービスも含めて玉石混交。そこで企業利用のためのクラウドサービスを選択する際に重要となる（アプリケーションレベルで高度なセキュリティを確保するために備えている）Boxの４つの機能を紹介します。

• １）「きめ細かなアクセス制御」で安全運用
  Boxではユーザ（コラボレータ）をフォルダに招待してアクセス権を付与する際に、編集権と参照権といった2種類の設定に留まりません。コラボレータの役割に応じて合計【7種類の権限】から、細かく設定することができます。必要な時に適切な権限を、しかも簡単に設定かつ変更することができます。
• ２）「プレビュー機能」で様々な形式のファイルが閲覧可能
  仕事の相手からデータが届いたが、適応するソフトがないため開けなかった。そんな苦い経験はありませんか？Boxなら画像や動画、音声ファイルも、ダンロードすることなくプレビュー機能で閲覧可能*。ファイルを開くためだけに専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。スマートフォンなどモバイル端末でもワンタップで閲覧できます。
  *Boxでプレビューできるファイル形式
• ３）「充実の管理機能」で社内外共有が安全、簡単
  Boxでは、管理者設定により、第1階層には管理者しかフォルダを作成できないように制御し、各フォルダ設定で社外との共有を有効/無効にするなど、各企業の運用ルールにあわせて、アクセス制御や共有のレベルをきめ細かく定義することができます。これにより、社内外で安全にシームレスなファイル共有が可能になります。
• ４）「詳細なログ取得＆リポート作成」で安心、便利
  セキュリティを確保するため、IT管理者がユーザの操作ログを取得できることは極めて重要です。中でも共有リンクの作成/削除、コラボレータの追加/削除など、情報漏洩に関わる操作ログの取得は必須です。Boxではそれらすべてを網羅しているだけでなく、ワンクリックでログリポートが作成できるなど、安全性を確保しつつユーザの利便性も両立できます。

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