働き方はここまで自由になる！～Boxを使う営業マンの1日

モバイルデバイスだけでは足りない！社外でも安全にドキュメントにアクセスするには？

少子高齢化や人口減少などを背景に、日本でも労働力の不足が深刻化している。この課題に対処するために「働き方改革」を推進し、社員一人ひとりが時間をより有効に活用しながら多様な働き方ができる環境作りに取り組んでいる企業も多い。一般的に、働き方改革を進めるには「働く場所や時間への依存」を減らすことが鍵となる。スマートフォンやタブレット、ノートPCなどのモバイルデバイスが企業の現場に浸透した今日、多くの企業がこれらを「現場の社員を働く場所や時間の制約から解き放つツール」として活用しようと試みている。

だが、ここで1つの壁にぶつかる。たとえモバイル・デバイスを手にしていても、仕事で使う資料や契約書類、マニュアルなど業務に必要なドキュメントがなければ、結局はオフィスに戻って作業しなければならない。ワークスタイルを変えるには、モバイルでも「オフィスと同様にドキュメントにアクセスできる手段」が不可欠なのだ。

そのことにいち早く気付いた企業で「働き方改革の切り札」として急速に導入が進んでいるのがBoxである。Boxを使うことで「時間や場所、空間、距離の制約を乗り越え、柔軟に働けるようになる」という。では、具体的にどのような働き方が可能になるのか？ある営業担当者＝松田氏の1日を例にとって「働き方の未来形」を見てみよう。

ここまで柔軟！ Boxで営業担当者の「働き方」はこう変わる

【起床から出社まで：朝の慌ただしい時間でもスピーディに資料を確認／修正】
ある朝、松田氏は7時に起床し、ゆっくりとコーヒーを飲みながらスマートフォンでBoxのアプリを立ち上げた。この後10時から、直行先の顧客オフィスで行うプレゼンテーションの資料をチェックするのだ。この顧客を担当する部下が先ほど完成させた資料をさっと閲覧すると、よくできているが少しだけ手を加えたい。松田氏はBox上でファイルを直接修正し、Boxのコメント機能を使って部下に指示を出した。

身支度を調えた松田氏は、オフィスには寄らずにそのまま電車で顧客先に向かう。その車中でスマートフォンでBoxにアクセスし、何やら確認している。Box上で共有されている顧客訪問履歴のファイルを開き、この顧客に部下がどう対応してきたかを再確認しているのだ。確認を終えると、今日のプレゼン後にとりうるアクションについて、ノート作成アプリBox Notesでメモをさっと作成し、部下と共有した。

──Boxなら、企業が業務で扱うさまざまなファイル形式に対応したプレビュー機能による資料確認、ファイルを開いて直接修正、さらにコメント機能を使った修正指示まで、全てBox上でスピーディに行うことができる。これを従来のように「メール添付で送られてきた資料をダウンロードし、内容を確認／修正した後、手直ししたファイルをメールに添付、修正指示を書いて送信し…」などとやっていたら、朝の慌ただしい時間に終えるのは難しいだろう。また、Boxに用意された文書作成ツールであるBox Notesを使えば、ちょっとしたメモをすぐにとって簡単に共有したり、チーム間でリアルタイムに編集もできる。

【訪問先で：議事録もその場で作成して次の仕事に。社外とのセキュアなファイル共有も簡単】
10時に顧客オフィスを訪れると、松田氏は先ほどの資料を使ってプレゼンを行う。提案の内容に満足していただけたようだ。また、この提案を踏まえた今後のアクションプラン、各自のタスクについて、その場で確認／決定した内容をBox Notesに書き込み、これを議事録として顧客とも共有する。
顧客先から自社オフィスに向かう電車内で、松田氏はまたBoxにアクセスし、先ほどのプレゼンで使った資料のリンクを顧客に共有した。この資料は少し機密性が高いため、リンクの設定をダウンロード不可として、閲覧だけできるようにした。これにより、データをBox上においたままで、共有した相手とだけ安全に共有できる。

──素早く簡単にノートを作成し、複数のユーザーが同時に編集もできるBox Notesを使えば、会議の議事録をその場で作り、結論や今後のアクションを確認／共有、すぐに次の仕事に移ることができる。モバイル・デバイスからも編集可能で、変更内容は自動的に保存される。また、Box上に置いたドキュメントは、Boxからデータを出すことなく共有リンクで社外の相手とも共有できる。共有リンクの設定をダウンロード不可にすればデータの複製／漏えいを防げるし、共有するファイルに電子すかしを入れることで、スクリーンショットや写真による外部流出も抑制できる。

【社外でのトラブル対応：Box Captureで現場の対応も迅速に。隙間時間に日報も書ける】
夕方、帰り支度を始めた松田氏に、ある顧客から電話がかかってきた。どうやら、先月納入した設備に不具合が起きたらしい。急いで顧客の工場を訪問し、Box Captureで問題が起きている設備の写真を撮影する。写真をBoxに直接アップロードし、コメントを付けて技術担当者に共有すると、すぐに返事があった。写真とコメントから、不具合の原因を特定できたようだ。技術者には明朝に顧客を訪問して対応してもらうことにし、松田氏はオフィスに戻らずにそのまま直帰することにした。

トラブル解決に目処がつき、安心して帰途についた松田氏は、帰りの電車内でまたBox Notesを開いた。いつも帰宅時間を使って日報を書いているのだ。Box Notesにより、いつでも、どこでも日報を作成できるようになったのは大きなメリットである。今日の日報には先ほどのトラブルについても記入しておく必要がある。Box Captureで撮った写真のリンクも挿入して上司と共有する。

──Box Captureを使えば、スマートフォンやタブレットで、写真はもちろん、ビデオ、音声をクラウドに直接保存し、安全に関係者と共有することができる。「デジカメで撮影し、会社に戻ってPCに取り込んで関係者にメールで送って…」などという煩雑な手間は一切なくなる。工場、建築現場、店舗、イベント会場、不動産といった、さまざまなシーンで活用できる。また、Box Notesは日報、議事録など定型文書の適している。いつでも、どこでもスマートフォンからも簡単に作成できるので、日報を書くためにわざわざオフィスに戻ったり自宅で作業する必要はない。画像やリンクを挿入したり、チェックボックス形式のTo Doリストの作成も可能だ。

【帰宅後：Box Notesでちょっとしたアイデアもすぐにメモして共有】
帰宅後、夕食を済ませてくつろいでいた松田氏の頭に、営業企画についてのちょっとしたアイデアが浮かんだ。忘れないうちにBox Notesを開き、アイデアを書き留めておく。このノートは部内で共有しており、松田氏の書き込みを読んだ同僚がすぐにコメントをくれた。そろそろ、この企画について部内でミーティングの場を設けてもよさそうだ。

また、以前に松田氏が書いた別のノートにも部下がコメントを付けてくれている。これは新製品の企画に関するアイデアを書き留めたもので、当時は時期尚早と思われたが、最近になってニーズが出てきたとのコメントだ。彼女はBox Notesを検索して偶然、このノートを見つけてくれたようだ。松田氏は、この企画に関連するアイデアを書いた別のノートも部下と共有した。

──Box Notesなら、オン／オフを問わず、アイデアが浮かんだときにいつでも気軽に書き留め、共有することができる。文章だけでなく、写真でも、スマートフォンのマイクで録音した音声でもいい。オフィスソフトで作成した堅いドキュメントだけでなく、こうした非定型の情報まで手軽に記録し、共有できることも、多くのBoxユーザーが高く評価している特徴である。また、Box上のドキュメントやメモは、その内容も含めて検索対象にできるので、特定のキーワードに関連したドキュメントを探すのも簡単だ。ドキュメントの所有者もわかるので、特定のテーマについて誰が詳しいのかといったヒントも得られる。Boxは、いわゆる“Know Who”のデータベースとしても機能するのだ。

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「未来の働き方」を支えるテクノロジーは、すでにある

Boxの活用シーンこれだけに留まらない。従来の仕事のやり方を縛っていた制約を取り払い、より柔軟な働き方を可能にするBoxのメリットの一端を感じていただけたのではないだろうか。Boxを使うことで、自分に合った「働き方」を選べるようになり、同じ成果を、より出しやすい方法で実現出来るようになるのである。Boxは時間や場所、空間、距離の制約からビジネスを解放する、とまで言うと言い過ぎだろうか。

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boxsquare編集部（瓜山）