紙文書の電子化保管は何が良いのか？具体的なメリットとデメリット

紙文書を電子データとして保存することを俗に「ペーパーレス化」と呼びます。最近ではこの言葉をよく耳にするようになりましたが、実は1970年代から取り組まれている施策であり、50年近い歴史があります。このブログを読まれている皆さんの会社でも、すでに紙文書の電子化保管（以下ペーパーレス化で統一）に取り組んでいるか、検討しているというケースも多いでしょう。本稿においては、この具体的なメリットとデメリットをご紹介し、紙文書削減へ取り組むにあたっての検討材料としていただきたければと思います。

ペーパーレス化とは？

「ペーパーレス（Paperless）」という言葉は、「紙が不要」または「紙を使わない」という意味を持ちます。要するに、ペーパーレス化とは仕事場における紙文書の量を削減し、必要性を下げることで、それに付随するさまざまなメリットを享受しよう、という取り組みです。ちなみに、必ずしもゼロにするということではありません。

どう紙文書を少なくするのか？というと、その中心は電子データとして保存することで文書の多くをシステム上で保管し、物理的な紙の量を削減するだけでなく、業務フローを改革し、紙文書の必要性を減らすこともペーパーレス化の一種です。

ペーパーレス化のメリット

紙文書を100％削減することは難しくても、ペーパーレス化を推進することによって様々なメリットを生み出すことができます。では、どのようなメリットがあるのでしょうか？

1. 情報共有の簡素化

コミュニケーションの円滑度は、ビジネスの速度に直結します。円滑なほどビジネス完了率は向上します。紙で管理されていた資料の全部または一部をシステム上で管理すると、印刷も不要な上、物理的な紙による回覧を削減することができるので、組織間でかんたん、かつスピーディに情報共有が行えるようになります。

2. 情報検索性の向上

紙文書の場合、目的の資料をデスクやキャビネット、書庫から探し、さらに資料に記載されている情報を細かくチェックするだけで10分以上かかることもあります。一方、紙文書が電子データとして保管されていると、検索機能を使って目的の資料を瞬時に探し出せます。

3. アクセス性の向上

紙文書の保存先を社内システムではなくクラウドストレージ上に設定すると、外出先からでも資料を抽出できるアクセシビリティが向上し、あらゆるシーンでビジネスに貢献します。

4. 作業効率の向上

2.の延長となりますが、業務によっては、紙文書が多いほど作業効率がダウンする傾向にあります。また、ビジネスパーソンの大半は1日のうちの十数分を文書検索に費やしているといわれており、日々の業務ではそれほど多くはない時間であっても年間で数十時間以上の時間を浪費することになります。ペーパーレス化によって資料検索の時間を少しでも短縮できれば、作業効率はアップします。

5. 印刷コストの削減

紙文書の必要性が低くなれば、自然と印刷の必要性もなくなります。ＨＰ（ヒューレットパッカード）によると、企業が印刷にかけるコストは売上総額の2～6％にのぼるといいます。年間売上総額が1億円だとすると、200万～600万円が印刷に費やされています。このうち2割が無駄な印刷だと仮定すると、年間40万～120万円の無駄な費用が発生します。これらの比率から多くの企業では無視できない金額になるのではないでしょうか。

出典：ZDNet Japan『「企業の印刷コストはIT投資より多い」--印刷コスト削減に挑むHPのプリンティング戦略』

6. 環境問題への取組

企業が社会的責任を果たすことは、企業ブランドを評価する上で重要な指標です。しかし、どうやって環境問題に取り組めばよいのか分からず、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化は「わが社は環境問題に取り組んでいます」というアピールにもなり、社会的責任を果たしていることの証明にもなります。

7. 新しい働き方提案

3.の延長にもなりますが、クラウドストレージを利用した紙文書の削減は、新しい働き方の提案をもたらします。情報共有力と情報へのアクセス性が高まり、遠隔地にいても仕事が行える環境を整えられ、テレワークなど多様な働き方によって業務の効率化や従業員満足度を向上できます。もちろん、それによる企業や事業の生産性や競争力向上にも寄与します。

ペーパーレス化のデメリット

上記のように、紙文書を削減することで企業はさまざまなメリットを享受できます。しかしながら、デメリットがあるのもまた事実です。これを理解せずにペーパーレス化を推進すると、失敗する可能性が高まるため注意が必要です。それではここで、ペーパーレス化のデメリットを整理していきましょう。

1. メリットを享受できない部門がある

紙文書を削減することでそのメリットを享受できるのは、定型文書の扱いが多い部門です。主に経理や営業など、いわゆるホワイトカラーが該当します。一方で、設計部門などクリエイティブな部門や生産現場などでは、そもそも紙が少ないためにその効果は限定的になります。そのため業務請負や部門ごとで格差が出ることを知っておくことが重要です。

2. システム導入や業務改革がともなう

短期的には、紙文書を電子データとして保存するにあたり、専用のスキャナーを購入したりコンテンツ管理システムや文書管理システムを導入したり、既存のシステムにファイルストレージを組み込んだりとＩＴにかけるコストが発生します。さらに、紙文書の必要性を少なくするには業務改革をともなう必要があり、ペーパーレス化を実現するための戦略や労力がかかります。ただし、その先にはペーパーレス化による大きなメリットが控えているのですが、ある程度の準備やコストが必要であることは理解するべきでしょう。

3. 端末によって文書の見やすさが変わる

電子データ化された紙文書はデスクトップパソコン、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットのいずれかの端末で閲覧します。端末によっては文書の見やすさが変化するため、シーンによっては、使いにくさを覚える可能性があります。実際にペーパーレス化したら、見づらくて仕事にならないなどということがないようにするべきでしょう。

4. メモなどを直接書き込めない

端末上で閲覧する文書には基本的にメモが書き込めません。書き込み機能があるタブレットなどを導入する場合は、そのためのコストがかかります。

5. ＩＴリテラシーが低いと使いにくい

従業員によってはＩＴリテラシーが低く、パソコンやタブレット等の操作に慣れていない人もいます。そうした従業員にとってペーパーレス環境は使いにくさが増してしまい、作業効率が低下するかもしれません。そのための教育などが必要になることも考えられます。

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ペーパーレス化を正しく推進するには？

では、企業はどのようにして紙文書の電子データ削減に取り組めばよいのでしょうか？

まず大切なのは、社内で保管している文書の種類等をしっかりと把握することです。その上で、電子データ化要件に合致する文書を選定し、ペーパーレスの範囲を決定します。プロジェクトを推進する場合は、関連部署を巻き込んで業務改革も同時に進めていきましょう。

その後はペーパーレス化に必要な環境を検討し、さらに最適なツールを選定していきます。運用計画を立て、ペーパーレス化の目的や意義を従業員と共有することも大切です。紙文書の電子データは簡単そうに見えますが、業務改善も合わせて取り組んでいかなければ期待した成果を出すことは困難です。ペーパーレス化の取り組みは慎重に推進していく必要があります。

ぜひ、これを機会にペーパーレス化についても深く検討してみてはいかがでしょうか。クラウドコンテンツ管理は大きな武器になります。