オンラインストレージとは？基礎から解説

「オンラインストレージ（クラウドストレージ）」とは、インターネット上に用意されたデータ保存環境であり、パソコンやスマートフォンに保存したデータを自由に引き出せるのと同じように、オンラインストレージに保存したデータもネット越しに自由に引き出すことができます。

本稿では、このオンラインストレージを基礎から解説しています。「オンラインストレージって何？いまさら人には恥ずかしくて訊けないし…」という方は、ここでオンラインストレージの理解を深めていきましょう。

オンラインストレージとは？

あらためてオンラインストレージとはインターネット上に用意されたデータ保存環境であり、パソコンに内蔵されているHDDやSSD、スマートフォンに用意されているストレージ（保存領域）と同じように、データを保存し引き出すことができるサービスです。このオンラインストレージは、今ではビジネスでもプライベートでも馴染み深いサービスとして定着しています。

現在、数多くのオンラインストレージサービスが国内で提供されていますが、すべてのサービスにおいて「インターネット（クラウド）上にデータを保存し、いつでも参照やダウンロードができる」という特徴は共通しています。

ただし全てのサービスが均一ではなく、単に保存するだけではなく機能や価格に違いがあったり、また、Boxのように企業で使うために必要不可欠な機能やコラボレーション（他者とデータを共有し、共働する）機能を有し、単なるクラウドストレージではなく、クラウド・コンテンツ・マネジメントに進化していたりと、事業者は三者三様の内容で提供しています。

一般的にはユーザーはサービスを利用するためにアカウントを作成して、プランに応じた料金を支払うことでオンラインストレージが利用できるようになります。一部のサービスは無料で提供されているものもあります。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージが世界的に普及している背景には、サービスを利用することで多くのメリットがあるからに他なりません。

では、オンラインストレージを利用することのメリットとは一体何でしょうか？

安全にデータを持ち運べる

パソコンやスマートフォンに保存しているデータを持ち歩きたい場合、端末そのものを持ち歩くか、USBフラッシュメモリなどの外部保存媒体にデータをコピーする必要があります。スマートフォンはコンパクトなので気にはなりませんが、パソコンを持ち歩くのは負担が大きくなります。また、USBフラッシュメモリなど小型の外部保存媒体で持ち歩くと、紛失や破損の恐れがあるため安全とは言えません。オンラインストレージの場合は、データはインターネット上に保存されているため、接続環境さえあれば実質的にデータをいつでも持ち歩いていることになります。しかも、スマートフォンやUSBメモリと異なり、安全性が確保された上でいつでも利用できる環境が保証されます。

バックアップ先として最適

パソコンやスマートフォンに保存しているデータをオンラインストレージにバックアップしておくと、データを紛失・破損した際にいつでも復旧できます。

パソコンとの同期もできる

オンラインストレージを利用すると、データを保存したり引き出したりするのにいちいちサービス画面にアクセスしなければいけないと考えられがちですが、実際はパソコンからシームレスにアクセスすることができます。パソコン内部のデータが変更された時点でその内容をオンラインストレージに反映させるという設定も可能です。

セキュリティを強化できる

多くのオンラインストレージサービスは、ベンダー努力によって堅牢なセキュリティが保たれています。そのため、企業でしっかりとファイルサーバーを管理できていない状態よりも、オンラインストレージを利用した方が、セキュリティが強化されるケースが少なくありません。

他のユーザーと共有できる

オンラインストレージに保存したデータはいつでも他のユーザーと共有できます。ビジネス上のデータやり取りをオンラインストレージで行うこともできますし、プライベートでは写真を共有したりもできます。

サービス上で編集ができる

オンラインストレージ、特にコンテンツ・マネジメントの機能を持ったサービスの中には、WordやExcelといったファイルをその場で編集できるサービス（機能）もあります。そのため、オンラインストレージを端末の保存領域と同じように使用しつつ、作業効率を向上できます。

サーバーの管理・運用不要

組織全体で共有可能なストレージ環境を構築すると、ファイルサーバーの管理・運用等の負担が発生します。オンラインストレージではそうした負担はありません。サービスの管理・運用はすべてサービス提供ベンダーが行うため、ユーザーはサーバーの管理・運用に触れなくても利用できます。

常に最新の状態が保たれる

サービスの管理・運用をベンダーが行っているので、ユーザーがソフトウェア（ストレージ用OSなど）の更新対応を行うこともありません。サービスは日々最新の状態が保たれているため、更新にかかる手間を省くことができます。

月々のコストを視覚化する

ほとんどのオンラインサービスは、利用するユーザー数や保存できる容量などによって月々のコストが決まっています。そのため、ランニングコストを視覚化して、費用計画を立てやすくしてくれます。

ストレージの拡張性が高い

パソコンやスマートフォンの保存領域が足りなくなったら、HDD・SSDを購入してネットワークで接続するか、USBフラッシュメモリなどの小型外部保存媒体等を購入する必要があります。HDD・SSDは保存容量に応じて高額になりますし、ネットワーク内だけのデータ管理になります。USBフラッシュメモリは持ち歩きに便利ですが、紛失・破損の心配もあります。その点、クラウドストレージでは管理画面から保存容量の拡張申請を簡単に行え、プランごとの料金を支払うだけです。

場所・端末を選ばず使える

クラウドストレージはインターネット上で提供されるサービスであり、アクセスするにはブラウザからログイン画面に移動し、アカウントIDとパスワードを入力します。そのため、異なる端末でアクセスしても同じストレージを使用できますし、インターネット接続環境さえあればよいのでアクセス元の場所を問いません。

業務の効率化

4と5を併せることで、企業の業務効率を飛躍的に向上させることができます。社内はもちろんのこと、社外ともアクセスコントロールとコラボレーション機能を活用することで、ファイルの授受や共同作業、検索、どれが最新で正しいファイルかという非効率さから解放されます。デジタルトランスフォーメーションの一端とも言われています。

オンラインストレージを使用する際の注意点

多数のメリットを持つオンラインストレージですが、最後に注意点をご紹介します。

それは「インターネットに接続していないと利用できない」ということです。インターネット上で保存領域を提供するオンラインストレージでは、上述した通り多くのメリットがありますが、それが逆に注意点にもなっています。インターネットに接続してない状況ではサービスにアクセスできないため、データを引き出したり保存したりすることができません。そのため、オンラインストレージを利用してデータを持ち歩きたいという場合は、常にサービスにアクセスできるようにインターネット接続環境を整えることが大切です。

ちなみに、Boxでは、Box Driveを使用することで、リモートオフィスや飛行中の機内など、インターネットに接続できないオフライン環境でも、Box Driveにあるファイルは利用編集することができます。オンラインの状態に戻ったときに、編集されたコンテンツは自動的にアップロードされるので、常に最新バージョンのファイルを使用して作業を継続することができます。

クラウドストレージサービスやその進化版のクラウド・コンテンツ・マネジメントを上手に活用して、ビジネスを効率的に行い、働き方をも変えましょう。

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