【後編】“コンテンツ”と“クラウド”の最適活用で 失敗しない働き方改革を

止められない？社内に蔓延する無駄

働き方改革として「無駄な時間の削減」「場所の制約の撤廃」を掲げる組織は多いだろう。具体的な目標については、組織の環境やニーズによって異なるが、ITが大きな助力となることはまちがいない。ITがサポートできる領域は幅広いが、ここでは「情報検索」「移動」「会議」「文書業務」という、代表的な”時間の無駄”について取り上げたい。

ドキュメントが紙で保存されていたり、ファイルサーバーに保管されている場合、必要な情報を検索するためだけに大きな時間が費やされてしまう。

移動の無駄という面では、移動そのものを削減する方法の以外にも、移動というスキマ時間そのものを有効活用するという方法もある。例えば、訪問する顧客の情報をモバイルデバイスで確認したり、訪問後の資料送付や関係者への連絡といったアクションが迅速に出来れば、移動時間を効率的に使うことができるようになる。

会議は、いちいち集合しなければならないという無駄もあるかもしれない。さらには、議事録の作成や配布にかかる時間も馬鹿にならない。

私たちのビジネスは多くがコンテンツ（書類や文書、データ）の管理で成り立っているとも言え、コンテンツにまつわる作業に費やす時間も大きい。1つのコンテンツを部内や課内で共有し、互いにチェックしたり編集したりすることも多いだろう。紙の書類に一人一人確認印を押すという業務フローは、ペーパーレス化により、業務のスピードアップが図れる。
注目すべきは、資料や議事録といった、本来であれば業務の質と効率を高めるはずの”コンテンツ”の非効率的な管理、活用方法によって、これらの無駄が生じているという点である。コンテンツをどこでもすばやく安全に利用できる仕組みがあれば、これらの無駄は大幅に削減でき、場所の制約からも解放される。それを実現するソリューションが「Box」だ。

エンタープライズに特化した信頼性の高いクラウドサービス

Boxは、グローバルで7万6,000社、アストラゼネカ、GE、P&G、GAPをはじめとするフォーチュン500の65％が活用しているエンタープライズ向けの”クラウド コンテンツ マネジメント”のサービスである。ガートナー社による2017年のマジッククアドラントにおいて、コンテンツコラボレーションプラットフォーム分野で「リーダー」に位置づけられている。

コンシューマ向けの単なるストレージサービスとは大きく異なり、ビジネス利用に必要なコンテンツをセキュアに保管するための管理者向け機能と、ビジネスに活用するためのユーザー機能を1つのプラットフォームに実装しているということが特長の一つである。

クラウドサービスの利用にあたり、やはり気になるのは安全性だ。その点、Boxのセキュリティは極めて高い。まずインフラは、ファシリティからネットワーク、サーバーに至るまで、業界トップクラスのセキュリティ対策を実施しており、一企業が自社でオンプレミスのサーバーで構築しようとしても簡単には真似のできない安全性を実現している。

Boxでは保存したファイルを暗号化した後に、その暗号化のためのキーをさらに暗号化し、すべての通信をHTTPSにより暗号化することで情報共有の安全性を確保している。また、クラウド上でコンテンツの編集や保存をすることで、ファイルの複製による情報漏洩の危険性を回避することができる。さらに、管理者はログに記録されたアクティビティから全てのユーザーの行動を可視化できる。このような高い安全性が評価され、HIPAAなど業界基準をはじめ国際的なコンプライアンス・セキュリティ基準に準拠している。

また、データの安全性という面では、IT部門のニーズとユーザーのニーズを同時に実現できるという特長を持つ。ポイントは、権限の堅牢性と柔軟性だ。人に対してアクセスの可否を厳密に設定できる一方で、管理者がユーザーが自由に外部と共有できる場（フォルダなど）を指定することもできる。ユーザーに自由度を与えながら、その挙動はしっかりとログに記録し、悪意のある活動を監視・抑制する。こうした”制限と自由”を1つのプラットフォームで共存しているのは、Box特有の機能だ。

独自の活用方法で改革を実現するユーザーも

ユーザーの場所や時間、デバイスを制限しないという特長は、クラウドサービスならではと言える。さらにBoxでは、情報の検索性が非常に優れている。あらゆるコンテンツについて、誰が作成したか、誰が所有しているのかといった付加情報も保管されているためだ。

例えば、ある公共交通機関でBoxを導入したところ、従来はほとんど実現できていなかった他部門との情報共有が、”自然と”実践されるようになった。業務改革を進めるにあたって、他部門の取り組みを参考にするなど、新しい情報共有が急速に進んだのだ。

時間削減の効果では、ある製造業の例が特徴的だ。大きな工場の保守点検を担当するスタッフが機器の修理を行う際、これまでは分厚い紙のマニュアルを持ち歩いていた。場合によっては、違うマニュアルを取りに事務所に戻るケースもあったという。

そこで、マニュアルをデジタル化してBoxに格納し、タブレットデバイスで現場から閲覧できるようにしたところ、作業時間を大幅に削減できたという。報告書の作成にもBoxを活用し、端末にデータを残さず安全に写真を撮影し、直接クラウド上に保存・共有できる「Box Capture」が利用されている。

また、あるグローバル企業では、海外拠点でシステムトラブルが発生した際に、現地法人とシステムベンダー、本社との3者のやり取りにBoxを活用し、時間とコストの削減を実現した。関連文書やデータ、写真などのファイルなどはBoxに格納し、情報のやり取りに「Box Notes」を使用した。Box Notesは、Box 内にネイティブに組み込まれた、簡単に使用できる文書作成ツールで、複数のユーザーが同時に編集できるため、進捗状況の確認などがやりやすく、記録を残すことに有益だったという。

働き方改革は、明確な目標を持って推進しなければ、なかなか成功することはできない。Boxは非常に有用なツールではあるが、あいまいな目標を掲げて導入してみても、結局は宝の持ち腐れになってしまうこともあるかもしれない。
その一方で、時間の削減や情報共有の強化など明確な業務効率化を目指して導入したのちに、新たな活用方法を思いつき、イノベーションを起こすことができるというのもBoxの魅力である。Boxは「人や組織の働き方を変革させる」ことをミッションに、「クラウド コンテンツ マネジメント」サービスの提供を通じてその変革を支援している。

まずは目の前の”小さな働き方改革”から始めてはいかがだろうか。それは目の前の課題を確実に解決するだけでなく、思いもよらぬイノベーションを生み出す起爆剤になる可能性を秘めているかもしれない。

“コンテンツ”と“クラウド”の最適活用で 失敗しない働き方改革を【前編】
“コンテンツ”と“クラウド”の最適活用で 失敗しない働き方改革を【後編】

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