生産性向上とは？その意味と業務効率化との違いも解説

日本で生産性向上にスポットライトが当てられているのは、少子高齢化や労働人口減少などの社会問題が背景にあります。しかしそれだけではなく、「世界的に見て日本の労働生産性が長年低い水準である」というのも大きな理由の1つです。

OECD（経済協力開発機構）が毎年調査している加盟国の生産性情報によると、日本は主要先進国の中で47年間、最も生産性が低い国だとされています。さらに、OECD加盟36ヵ国の中で見ても毎年20位前後で、世界と比べると日本の生産性は低いものと言えます。

参照：日本生産性本部『日本生産性本部、「労働生産性の国際比較 2018」を公表』

この調査結果に異を唱える人もいますが、多くの企業は「世界から見て生産性が低い国」という事実を真摯に受け止め、生産性向上へ取り組んでいます。ですが、取り組みが思うようにいかない、成果がなかなか上がらない、と悩んでいる企業や組織も少なくありません。

このブログでは、生産性向上を成功へと導くために、「そもそも生産性向上とは何なのか？」という原点から説明していきます。業務効率化との違いも併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

生産性向上とは何か？

会社が保有している資源（人/物/金）を最大限に有効活用して、最小限の投資で最大の効果を生み出すこと。これが生産性向上です。そもそも生産性は「アウトプット（成果物）÷インプット（投資）」で算出する指標のことです。この指標を上げることで生産性が向上した状態になります。

では、なぜ生産性を向上させる必要があるのでしょうか？

理由1.労働人口が減少しているが、業務量は変わらない

日本の総人口は依然として減少傾向にあり、今後さらに減少していくと予想されています。みずほ総合研究所の調査によれば、2016年の労働人口が6,648万人なのに対し、2065年の労働人口は4,000万人弱まで減少するとのことです。

参照：みずほ総合研究所『少子高齢化で労働力人口は4 割減』

労働人口減少は徐々に加速していき、次第に企業の人材問題を圧迫していくことになります。しかし、業務量は一向に変わりません。従業員の負担ばかりが増してしまい、ビジネスの停滞を招きます。そうした事態を避けるためにも、今のうちに生産性向上に向けた取り組みを始め、従業員1人1人の生産性を高め、少ない資源でより多くの成果が得られるようにしなければいけません。

理由2.激化するグローバル競争に勝ち残っていくために

インターネットが発展したことで、国境を越えるための労力は要りません。それにより、越境ECなどのビジネスが盛んになり、日本でも中国市場や欧米諸国をターゲットにしたECビジネスが拡大しています。

しかし、それと同時に多くのグローバル企業が日本市場をターゲットにして、様々な商品やサービスの提供を始めました。グローバル競争は日々激化しており、日本市場があっという間に席捲される可能性もあります。

そうした海外企業を含めた競合企業に勝つために日本企業の1社1社が生産性を向上し、グローバル環境で戦い抜くための施策が必要になります。

理由3.働き方改革など新しい変革に向けて

近年、日本では働き方改革に注目が集まり、多くの企業が生産性向上の必要性を感じています。2019年4月からは働き方改革関連法案が施行され、罰則付きの時間外労働の上限規制が施行されています。今後も働き方改革関連法案は拡大していくので、生産性向上の必要性は今後も増していくでしょう。

関連資料：

働き方改革にはBoxが効きます!

「働き方改革」の推進には、ワークプレイス変革、つまり場所を問わずに仕事が進められる環境が不可欠です。一方でセキュリティの観点から、ビジネスPCの持ち出しに踏み切れない企業も多いことでしょう。

業務効率化との違い

生産性向上とよく混同されているのが、「業務効率化」です。生産性とは前述のとおり、投資した資源に対してどれくらいの成果を上げられたかを数値化したものです。そのため、少ない資源でより多くの成果物を生み出すのが、生産性が高い状態になります。

それに対し、業務効率化というのは業務プロセスが持つ「ムリ/ムダ/ムラ」を無くすことにより、1つの成果物を完成させるためにかかる時間や作業量を削減することを意味します。つまり、業務効率化とは生産性向上を目指す上で実施する取り組みや手段の1つと言えるでしょう。

生産性はどうやって向上させるのか？

生産性向上に向けた施策はいくつもありますが、その中でも取り組みやすいものがいくつかあります。ここでは、生産性向上の施策をご紹介します。

業務の現状分析を実施しロードマップを描く

生産性向上へ取り組むためには、まず生産性を向上させるまでに必要なロードマップを描きます。やみくもに生産性向上へ取り組んでも、効率が落ち、成功する可能性も低くなります。

まずは最初に、日々の業務プロセスを洗い出してから現状分析を実施して、どこに「ムリ/ムダ/ムラ」があるかを考えてみます。たとえば、創業当初の伝統を守るためにムリな業務はないか？成果物に直結するような業務ではなく、周辺業務ばかりに時間をとられていないか？などを整理、把握します。

改めて整理してみると、生産性向上を阻んでいる原因が意外と多く見つかるはずです。その後、どう改善すれば生産性を向上できるかを考えます。さらに、何が目的で、なぜ生産性が必要なのか、それを考えロードマップに組み込みます。

ITツールを積極的に活用する

生産性を向上するにあたり、ITツールは有効な選択肢の1つです。ITツールにはコストが伴いますが、導入によりかなり高い生産性向上が受けられるのも確かです。

現在では生産性を向上するためのITツールが多数用意されています。先にご紹介したロードマップを作ったら、問題解決に有効なITツールを探してみましょう。たとえばファイルは業務には欠かせないものですが、もしファイル共有に時間がかかったり、必要とするファイルが見つからない、時間が掛かるといった非効率性があるのであれば、クラウドストレージの導入やペーパーレス化を検討してみましょう。

国の生産性向上補助を利用する

生産性向上に向けた取り組みを支援する制度がいくつかあります。これを利用することが、施策を成功させるためのポイントになるかもしれません。

IT導入補助金

ソフトウェアやクラウドサービスなどのITツールを導入する企業を対象に、費用の一部を補助することで、最新のITやICT活用による生産性向上を支援する制度です。

両立支援助成金

人材評価や研修、短期間正社員制度などの雇用管理制度を改善することにより、男性の育児休暇取得や、子育て/介護との両立支援、退職者の再雇用支援などによって生産性向上を目指せます。

人材開発支援助成金

企業内の人材育成を支援するために、Off-JTなどの教育経費などを支援してくれます。生産性向上の取り組みに対して、こうした補助制度を利用することもできるので、ぜひ利用を検討してみてください。

まずは、業務効率化は生産性向上の手段の1つであることが整理できたでしょうか。さらに、生産性向上のためには、ITやICTの活用が大きなポイントとなることもご理解いただけたのではないかと思います。皆さんも生産性向上の原点に立ち直った上で、自社のこれからの取り組みについて考えてみてください。